Конфиденциальное делопроизводство

Это участие не ограничивается разработкой и осуществлением соответствующих  мероприятий только в рамках подразделения  конфиденциального делопроизводства. Утрата и утечка конфиденциальной информации в большинстве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей  конфиденциальных документов, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами.

Поэтому значительная часть  функций подразделения конфиденциального  делопроизводства связана с обучением  исполнителей и пользователей правилам работы с конфиденциальными документами  и осуществлением контроля за их выполнением.

Этим обусловлены и  соответствующие права подразделения  конфиденциального делопроизводства, в том числе такие, как участие  в подборе кадров для работы с  конфиденциальной информацией, внесение предложений об отстранении от конфиденциальных работ, поощрении и привлечении  к ответственности исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, участие в проведении расследований по фактам утраты и  утечки конфиденциальной информации. В целом комплекс задач, функций, прав и ответственности подразделения  конфиденциального делопроизводства вытекает из содержания его работ, изложенных в последующих главах.

 

35.Сущность  и принципы конфиденциального делопроизводства.

Конфиденциальное делопроизводство следует определять как деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но в то же время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью  документированной информации. Эти  отличия касаются сферы конфиденциального  делопроизводства и охватываемых им видов работ с документами.

Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными  документами распространяется как  на управленческую, так и на различные  виды производственной деятельности, включает не только управленческие, но и научно-технические документы (научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и др.). Кроме того, конфиденциальное делопроизводство распространяется не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.

По видам работ конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого, с одной стороны, большим их количеством, с другой, - содержанием и технологией  выполнения многих видов. Помимо этого, третья составляющая конфиденциального  делопроизводства - защита содержащейся в конфиденциальных документах информации - вообще не предусмотрена в определении  открытого делопроизводства, хотя определяемая собственником часть открытой информации должна защищаться от утраты. Конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и от утечки.

 

36. Принципы и этапы документирования конфиденциальных сведений.

Этапы создания.

На первом этапе работы с конфиденциальными сведениями необходимо установить весь состав циркулирующей на предприятии информации, отображенной на любом носителе, любым способом и в любом виде.

На втором этапе определяется, какая из установленной информации должна быть конфиденциальной, и отнесена к коммерческой тайне. Основным критерием при этом является возможность получить преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам.

Третий этап. Определяется степень конфиденциальности информации, то есть присваивается гриф конфиденциальности. Степень конфиденциальности - это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть степень конфиденциальности.

Гриф конфиденциальности представляет собой реквизит формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемых на самом документе  и сопроводительном письме к нему. Применяются от одной до нескольких степеней конфиденциальности с различными их наименованиями.

Четвертый этап - определение конкретных сроков конфиденциальности либо обстоятельств и событий, при наступлении которых конфиденциальность снимается.

Пятый этап - определяется круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данные документы должны направляться.

Шестой этап - изготовление конфиденциальных документов. Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке и при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные текстовые внутренние документы, а также вносить переменную часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроизводящие устройства, либо под диктовку, либо непосредственно исполнителем. Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как рукописным способом, так и печатным, с помощью компьютера.

Изготавливать печатные проекты конфиденциальных документов следует в подразделении  конфиденциального делопроизводства. Используемые для печатания средства вычислительной техники и электрические  пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучаемых ими сигналов.

При любом способе изготовления проекты должны иметь все необходимые  и правильно оформленные реквизиты.

В случае если документ печатается с  черновика, на первом листе черновика  должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта  документа и фамилия исполнителя.

После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземпляре документа их номера, завизировать остающийся на предприятии  экземпляр, получить визы соответствующих  должностных лиц, подписать проект у соответствующего руководителя и  передать все экземпляры документа  вместе с черновиком в подразделение  конфиденциального делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все  экземпляры вместе с черновиком также  передаются в подразделение конфиденциального  делопроизводства.

 

37. Составление,  учет и уничтожение проектов  конфиденциальных документов.

Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке и  при помощи печатающих устройств  средств вычислительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные  текстовые внутренние документы, а  также вносить переменную часть  в типовые формы документов. Проекты  других текстовых документов изготавливаются  печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя, включая  звуковоспроизводящие устройства, либо под диктовку, либо непосредственно  исполнителем. Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как рукописным способом, так и печатным, с помощью компьютера.

Изготавливать печатные проекты конфиденциальных документов следует в подразделении  конфиденциального делопроизводства. Используемые для печатания средства вычислительной техники и электрические  пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучаемых ими сигналов.

При любом способе изготовления проекты должны иметь все необходимые  и правильно оформленные реквизиты.

После проведения этих операций данные о черновике вносятся в журнал или карточку учета изданных конфиденциальных документов

В случае если документ печатается с  черновика, на первом листе черновика  должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта  документа и фамилия исполнителя.

После отработки проекта текстового документа  исполнитель должен проставить на экземпляре документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных  лиц, подписать проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком в  подразделение конфиденциального  делопроизводства. Если проект документа  по каким-либо причинам не был подписан, то все экземпляры вместе с черновиком также передаются в подразделение  конфиденциального делопроизводства.

При уничтожении использованного  спецблокнота в контрольном листе  проверяется наличие отметок  и подписей о номерах документов или об уничтожении испорченных  листов, обложка спецблокнота с корешками  изъятых листов и с испорченными листами, если они не были уничтожены ранее, помещается в урну, а в графе 9 журнала учета носителей пишется  слово или проставляется штамп  «Уничтожен», заверяемый подписью сотрудника подразделения конфиденциального  делопроизводства с указанием даты.

Испорченные листы бумаги, ватмана, кальки, миллиметровки уничтожаются как листы черновика.

Кроме того, в урну должны помещаться без проставления отметок об уничтожении  отдельные перепечатанные листы  проекта документа, а также использованные при печатании документов копировальная  бумага, красящая лента, прокладки, т.к. в них отображена конфиденциальная информация.

Содержимое урны (макулатура) в  последующем уничтожается двумя  сотрудниками подразделения конфиденциального  делопроизводства путем, установленным  руководителем предприятия.

Уничтожение, как правило, должно производиться  по окончании квартала после проведения проверки наличия конфиденциальных документов за истекший квартал (см. лекцию «Обеспечение сохранности конфиденциальных документов»), что позволяет в  случае недостачи каких-либо документов проверить содержимое урны на предмет  случайного помещения в нее недостающих  документов. Об уничтожении макулатуры по решению руководителя предприятия  может составляться акт

 

38. Особенности  оформления реквизитов конфиденциальных  документов.

Состав реквизитов конкретных документов определяется видом этих документов, а также организационно-правовой формой организации сбор установленных для конкретных видов документов реквизитов, расположенных в определенной последовательности, называется типовым формуляром вида документа. Отсутствие или неправильное оформление того или другого реквизита нередко приводит к лишению документа юридической силы. Поэтому, помимо состава реквизитов, установлены и требования к оформлению каждого реквизита.

Часть реквизитов документов воспроизводится  на бланках, которые являются обязательными для организационно-распорядительных документов, за исключением отдельных видов внутренних документов (докладные и объяснительные записки, справки, заявления и др.), составляемых не на бланке.

 

39. Гриф ограничения доступа к документу.

Система защиты конфиденциальной информации должна начинать функционировать не после издания (подписания) конфиденциального документа, а заблаговременно, то есть до создания будущего документа. Прежде чем создать документ, следует установить, является ли данная информация конфиденциальной и какой уровень грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен в случае положительного ответа.

Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, – первый и основной элемент защиты документированной информации, позволяющий обеспечить относительно надежную безопасность тайны фирмы.

Основу  присвоения документу грифа конфиденциальности должны составлять: перечень конфиденциальных сведений фирмы, требования партнеров, а также перечень конфиденциальных документов фирмы. Система грифования документов не гарантирует сохранности  информации, однако позволяет четко  организовать работу с документами, в частности сформировать систему  доступа к документам персонала.

Гриф конфиденциальности, или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу, представляет собой реквизит формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему.

Информация  и документы, отнесенные к коммерческой тайне, имеют несколько уровней  грифа ограничения доступа, соответствующих  различным степеням конфиденциальности информации:

• первый, массовый уровень – грифы «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация»;
• второй уровень (достаточно редкий) – грифы «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Особый контроль» – они присваиваются документу лично первым руководителем фирмы, им изменяются или отменяются. Использование и хранение этих документов также организуется первым руководителем с возможным привлечением руководителя службы КД;
• на документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования».

Гриф  ограничения доступа на документе  пишется полностью, то есть не сокращается. Под обозначением грифа указываются  номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия. Обычно гриф располагается на первом и титульном листах документа, а  также на обложке дела (тома) в  правом верхнем углу. На электронных  документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах. Ниже грифа или ниже адресата могут обозначаться ограничительные  пометы: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки»  и др. При регистрации конфиденциального документа к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности.

Документы и информация, конфиденциальные в  целом, в своей массе (например, документация службы персонала, службы безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне, и т. д.), как правило, не маркируются, потому что в полном объеме обладают строгим ограничением доступа к  ним персонала.