Коммерческая корреспонденция, её роль в коммерческой деятельности

2. Коммерческая  корреспонденция на предприятие

      Данная  глава курсовой работы рассматривается на примере СГКБиИ. Область действия данного предприятия – предоставление услуг по получению образования.

      Работа  данной организации, как и любым другим, требует создания многих видов управленческих документов, в отсутствии которых становится невозможным решение задач планирования, финансирования, бухгалтерского учета и  отчетности, кадрового обеспечения деятельности предприятия.

      Итак, остановимся подробнее на документации, используемой на организации.

      В организации имеются входящие и  исходящие документы, которые присылают  из различных организаций и так же их отправляют туда.

      Входящие: депортамент образования сахалинской области, МИНОБРнауки, о повышении квалификации, таможня (гос. структура), РОСПОТРЕБНАДЗОР и т.д.

      Исходящие: переписка с милицией, прокуратурой, переписка с федеральным агентством, депортамент образования, переписка по вопросам учебно-воспитательной работы с учебными заведениями, переписка с органами здравоохранения. 

      Документы, возникающие  в процессе работы организации, отражают различные виды деятельности: распорядительная деятельность директора организации фиксируется в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу, работа ревизионных комиссий – в актах, производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д. 

      Именно документы в организации служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия, а также в других ситуациях, возникающих в процессе коммерческой деятельности организации.

      Как уже отмечалось в первой главе, классификация документов очень разнообразна. Обратившись к этому вопросу на практике также можно выделить множество подходов: классифицировать документы можно и по содержанию, и по наименованию и по ряду других признаков.

      Название  документов, применяемые в организации:

      - Письма повествовательной формы

      - Приказы МИНОБРнауки

      - Приказы министерства образования  сахалинской области

      - Постановление сахалинской области

      - Различного рода акты

      - Решения суда и т.д.

      Особое  место во всем многообразии документов занимают документы по личному составу. Их значение определяется тем, что в  них фиксируются сведения, необходимые  для осуществления гражданами права  на труд, образование, пенсионное обеспечение. В СГКБиИ кадровая документация ведется в строгом соответствии с ТК и Инструкцией по ведению трудовых книжек. Защита персональных данных проводится на основе закона №152-ФЗ «О персональных данных».

      Хранение  документов на данном предприятии производится в соответствии с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело, которая представляет собой документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы на предприятии формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

      Организация представляет сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Федеральной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.

       СГКБиИ, как и другие предприятия, действующие на территории РФ, по первому требованию предъявляет всю необходимую документацию при проверках со стороны ГНИ, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

      Однако, несмотря на соблюдение требований и  действующего законодательства РФ при  ведении документации на предприятии, существуют некоторые негативные моменты.

      Так, необходимо отметить, что у СГКБиИ нет общего бланка, бланка письма, а также бланков конкретных видов документов. Их отсутствие негативно сказывается на производительности труда (поскольку при составлении документов приходится многократно вносить одну и ту же информацию), и имидже организации. В связи с этим было бы целесообразно изготовить вышеуказанные бланки и использовать их в процессе деятельности СГКБиИ. Кроме того, целесообразно более активно применять технические средства при оформлении  документов.