Коммерческая корреспонденция, её роль в коммерческой деятельности

      Государственное образовательное  учреждение среднего профессионального  образования

      «Сахалинский  государственный  колледж бизнеса  и информатики» 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Курсовая  работа по дисциплине:

      «Организация коммерческой деятельности»

      Тема:

        «Коммерческая корреспонденция, её роль в коммерческой деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 

      Студента: Канашиной Ольги  Петровны

      Специальность: менеджмент

      Курс 4, группа М-401 

      Форма обучения: очная 
 

      Дата  сдачи_____________

      Дата  защиты___________

      Оценка________________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Южно-Сахалинск

      Г. 2011

 

      Оглавление

В В Е Д  Е Н И Е …………………………………………………………………………….3

      Глава 1. Сущность и роль  коммерческой корреспонденции в коммерческой деятельности………………………………………………………………………………….

      1.1. Понятие коммерческой корреспонденции………………….………………

      1.2. Общая характеристика документа, требования к его оформлению………………

      1.3.  Классификация деловых писем и документов………………………………..

      1.4. Языковые особенности коммерческой корреспонденции…………………

      Глава 2. Роль коммерческой корреспонденции в……………………………….

      2.1. Характеристика………….……………………………………………………………

      2.2. Коммерческая корреспонденция на предприятие………………………………

      2.3. Пути совершенствования работы  с коммерческой корреспонденцией…………..

      З А К Л Ю Ч Е Н И Е  …………………………………………………………....

      Список  литературы …………………………………………………………………

      Приложения

 

       ВВЕДЕНИЕ

     Между успехом коммерческой деятельности и коммерческой корреспонденции существует тесная связь. Внедрение новой техники, автоматизации не могут решить всех проблем корреспонденции.

     Плохая  деловая корреспонденция может  привести к срыву коммерческой сделки, к неудачам в бизнесе. Коммерческие письма составленные по шаблону, слабо воздействуют на партнеров и затрудняют процесс заключения договоров.

     Коммерческая  корреспонденция состоит не только из сухих предложений сделок. Правильно  составленный коммерческий текст сильно влияет на успех торгового дела в области сбыта товаров и создания благоприятного общественного мнения о фирме.

     Коммерческая  корреспонденция приходится адаптироваться к совершенным требованиям коммуникации. Развития коммерческих отношений и доступность новых технических способов коммуникации (факс, электронная почта, спутниковая связь)  приводят к накоплению новых признаков, ставших за последнее десятилетие характерными для указанного вида деятельности. Большое количество пособий, инструкций и учебников, посвященных деловой переписке, свидетельствует о необходимости «колонизации»  этих признаков в целях сохранения целостности письма, его лингвистической и текстовой идентичности.

    Актуальность  определяется необходимостью изучения стандартов и технологий грамотного составления деловой корреспонденции, адаптированной к различным видам деятельности. В целом курсовая работа в этой области направлена на рассмотрение внутренней организации текстов деловой переписке, на их функционирования.

    Цель: Рассмотреть и выявить особенности разных видов коммерческой корреспонденции и определить её значимость на коммерческом предприятии.

Задачи:

1. Изучить понятие коммерческая корреспонденция.
2. Рассмотреть классификацию деловых писем.
3. Выявить особенности коммерческой корреспонденции.
4. Определить уровень значимости коммерческой корреспонденции на коммерческом предприятии.

Объект: Коммерческая корреспонденция, её типология  и характерные особенности.

Предмет: Значение коммерческой корреспонденции  для развития хозяйственных связей предприятия…….

Для данной работы использовался имперический метод исследования.

Курсовая  работы состоит из двух глав:

1. Теоретической, в которой рассматривается сущность и роль  коммерческой корреспонденции в коммерческой деятельности.
2. Практической, в которой рассматривается роль коммерческой корреспонденции на предприятии.

 
 

 

       Глава 1. Сущность и  роль  коммерческой корреспонденции в коммерческой деятельности 

      1.1. Понятие коммерческой корреспонденции 

     Юридическую трактовку понятия «документ» дает Федеральный Закон  «Об

информации,  информатизации  и  защите  информации»,   в   котором   термины

«документированная  информация» и «документ»  рассматриваются  как  синонимы.

Согласно  этому  Закону  «документированная  информация   (документ)»   есть

«зафиксированная  на  материальном  носителе   информация   с   реквизитами,

позволяющими ее идентифицировать». В этом же значении  термин  «документ»

используется  и в  двух  основных  Государственных  Стандартах,  регулирующих

создание,  оформление  и  использование документов   –   ГОСТ   Р   6.30–97

«Унифицированные    системы    документации.     Унифицированная     система

организационно-распорядительной  документации.   Требования   к   оформлению

документов», утвержденный постановлением  Госстандарта  России  от  31  июля

1997 года  № 273  и  ГОСТ  Р  51141–98  «Делопроизводство  и  архивное  дело.

Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта  России  от

27 февраля  1998 года № 28. Оба ГОСТа введены  в  действие  с  1  января  1999

года. ГОСТ Р 6.30–97 действует в редакции Постановления  Госстандарта  России

от 20 января 2000 года № 9-ст.

          Но, несмотря на то,  что   термин  "документ"  используется  во  всех

сферах  общественной деятельности и  существует  ряд  его  законодательных  и

официальных определений, почти каждая отрасль  знания  дает  свое  толкование

этого понятия.  В  зависимости  от  того,  какая  отрасль  знания  дает  это

определение,  преобладает   один  из  аспектов  (правовой,   управленческий,

исторический), хотя информационная сущность документа остается очевидной. 

 

1.2. Общая характеристика документа, требования к его оформлению. 

      Как известно, деятельность всех юридических  и физических лиц  в  той или  иной мере связана с документооборотом. Однако  статус  самих  документов не всегда  определяется достаточно точно, а это в свою очередь может привести к возникновению различного рода правовых проблем.

      "Документ - это  деловая  бумага,  подтверждающая  какой-нибудь факт или право  на  что-либо".

     Юридическую трактовку понятия «документ» дает Федеральный Закон  «Об информации,  информатизации и защите  информации», в котором термины  «документированная информация» и «документ» рассматриваются как синонимы. Согласно этому Закону «документированная информация (документ)» есть «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

     Но, несмотря на то, что термин "документ" используется во всех сферах общественной деятельности и существует ряд его законодательных и официальных определений, почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого понятия. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает один из аспектов (правовой, управленческий, исторический), хотя информационная сущность документа остается очевидной.

     Так или иначе, у каждого документа есть ряд функций. Зачастую высказывается мнение, что функция документа - есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет.

     Однако, этот подход не совсем верен, поскольку любой документ   полифункционален.

     Среди функций документа можно выделить общие и специальные. Далее мы рассмотрим их несколько подробнее.

     1. Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам.

     2. Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

     3. Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества: как известно, без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Особенно ярко коммуникативная функция выражена в документах, ориентированных в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.), и документах двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

     4. Культурная функция предполагает способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы,  ритуалы,  принятые  в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

     5. Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в  процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

     6. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

     Существует  две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

     Отдельно  среди функций документа выделяется функция учета, которая дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными  процессами с целью их анализа и контроля.