Классификация и виды документов

       Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал с музыкальным приложением в виде грампластинки; комплект диапозитивов с текстом; книга с электронной нотной клавиатурой и т.д.).

       г) Классификация документов по мерности записи информации. Мерностью записи информации определяется место, занимаемое документом (его материальной основой) в пространстве. По этому признаку различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) "в строчку" или в линейной последовательности.

       д) Классификация документов по предназначенности для восприятия информации. Информация, зафиксированная в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно. По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человекочитаемые - они могут быть "прочитаны" непосредственно человеком, без специальных технических средств - и машиночитаемые, предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.д. Запись машиночитаемых документов осуществляется путем изменения структуры носителя. По их внешнему виду человек ничего не может сказать о характере записи в таких документах, потому что она выполнена каким-либо техническим способом.

       е) Классификация документов по каналу восприятия информации. Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание). По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.

       ж) Классификация документов по степени их распространенности выделяет опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы.

       и) Классификация документов по способу документирования. По способу документирования (или закрепления информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.

       2.3. Классификация по  материальной составляющей  документа

       Вторая  атрибутивная составляющая документа  его вещественная (субстанциональная) форма, материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу относительно самостоятельных оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носителя информации, по материальной конструкции и др.

       а) Классификация документов по материалу носителя информации выделяет классы документов на искусственной и естественной материальной основе. Основными разновидностями современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.

       б) Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации. Каждый документ имеет определенную внешнюю форму своего материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа на обыденном уровне отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты, имея при этом в виду, что документ изготовлен в форме книги, диска, магнитной ленты и т.д. По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.

       2.4 Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде

       Общим признаком классификации, не относящимся  ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде, т.е. во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и другие⁷.

       а) Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяет периодические и непериодические документы. Периодические документы - это документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками (газета, журнал, сериальное и продолжающееся издание). Непериодические документы - документы выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения (книги, карты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.д.). Кроме того, по регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.д.

       б) Классификация документов по времени появления во внешней среде. По времени появления документа во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат.

       в) Классификация документов по месту происхождения различает местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ - вышедший и распространяемый в пределах одного или нескольких субъектов Федерации; национальный или общегосударственный (в масштабах страны) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).

Заключение

       Одним из центральных вопросов в организации  информационно-документационного обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ (документационного обеспечения управления). Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов.

       Носителем информации выступает документ на различных основах.

       Рост  объёмов информации и соответственно документов потребовал внедрения техники  для своевременной обработки  документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

       В последней четверти ХХ века огромное увеличение объёмов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом они всё больше получают название – служба управления информационно-документационными ресурсами. В документоведческой литературе России об этом впервые стал писать директор ВНИИДАД д.и.н. М.В.Ларин.

       Как известно, в любой организации  выполняется определенная работа по государственному или общественному управлению. Любому органу управления для исполнения своих функций необходима информационная система. Конечно, имеются и не документируемое - "прямое" управление, но поскольку подавляющая часть управленческой работы нуждается в фиксации своих действий, необходима эффективная система документационного обеспечения управления.

       Состав  практически применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации.

       Этим  можно объяснить то, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии и не получили пока достаточной научно-методической проработки. Ведь кроме всего прочего, реальные системы документационного обеспечения управления в организациях зависят от статуса, масштабов работы, объема прав и полномочий и личности ее руководителя и всей системы руководства в целом. Например, бухгалтерские обязанности в малых фирмах чаще всего возлагаются на руководство офиса, а в крупных - являются самостоятельной функциональной областью, но в обоих случаях одни и те же операции должны документироваться одинаково, в одних и тех же показателях и формах документов.

       Значительно отличаются в различных организациях количественно и качественно службы ДОУ, но при этом можно отметить следующую тенденцию - чем крупнее фирма, тем в большей мере виды деятельности, связанные с организацией информационных взаимосвязей и документационным обеспечением аппарата управления, выделены в самостоятельные службы.

       Проблема  развития видов документов в управленческой деятельности представляется сегодня  одной из самых главных.

       Целью работы являлись систематизация, накопление и закрепление знаний о видах документов, применяемых в управленческой деятельности, их развитии.

       Для реализации цели были решены следующие  задачи:

       - анализ видов документов, применяемых  в управленческой деятельности;

       - исследование развития документов;

       - классификация документов. 
 
 
 
 
 
 

       Список  используемых источников: 

       1. Коллектив «Делопроизводство и документооборот на предприятии №1 2010» Изд.: ООО "Бизнес-Арсенал", 2010 январь, 97 с.

       2. Захаркина О. И., Гусятникова Д. Е., Шитова М. А. «Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база» /Изд. Омега-Л, 2009 г. 260 с.

       3. Рогожин М.Ю. «Документы кадровой службы предприятия» / Изд. ГРОСС МЕДИА, РОСБУХ, 2008г., 281 с.

       4. Кавторева Я., Кузнецов В. «Документооборот: организация и ведение» изд. Дом ФАКТОР, 2007г., 240 с.

       5. Румынина Л.А. «Документационное обеспечение управления» 3-е изд., 2005 г., 224 с.