Классификация и виды документов

       Содержание:

       Введение………………………………………………………………...2

       1. Понятие документа. Виды документов…………………………….4

       1.1Организационные документы…………………………………....4

       1.2 Распорядительные документы……………………………..6

       1.3 Информационно-справочные документы………………………9

       1.4 Документы по личному составу…………………………………..12

       2. Классификация документов (краткая характеристика)…… ……...15

       2.1 Понятие о классификации документов…………………………...15

       2.2 Классификация по информационной составляющей документа ...17

       2.3 Классификация по материальной  составляющей документа……20

       2.4 Классификация документов по  обстоятельствам их функционирования во внешней среде………………………………….20

       Заключение………………………………………………...22

       Список  используемой литературы…………………………………….24

Введение

 

       Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.

       Законодательными  и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы.

       В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документа объединяет ряд разновидностей. Так, например, протокол - вид документа.

       Разновидности его: протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса, протокол разногласий  и др. Или: акт - вид документа, его  разновидности - акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт недостачи и др.

       Управленческая  деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД). В составе ОРД различаются три группы:

       организационные,

       распорядительные,

       справочно-информационные документы.

       К организационным относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания, к распорядительным - постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры и т.д. К ОРД относится также документация по личному составу, или кадровая документация. Это заявления, справки, характеристики, личные карточки, различные учетные формы.

       Таким образом, каждая функция управления отражается в определенных документах, служащих способом и средством реализации управленческих решений.

       Целью данной работы является систематизация, накопление и закрепление знаний о видах документов, применяемых в управленческой деятельности, их развитии и классификации.

       Для реализации цели необходимо решить следующие  задачи:

       - анализ видов документов, применяемых  в управленческой деятельности;

       - исследование развития документов;

       - классификация документов.

       Цель  и задачи данной работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух частей, заключения, списка использованной, при написании работы, литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 

       1. Понятие документа. Виды документов

 

       Управленческая  деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.

       Документ  – это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.

       С научной точки зрения, документ –  это способ закрепления разными  способами на специальном материале  информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.

       Согласно  Закону Украины "Об информации" от 02.10.02, "документ – предусмотренная  законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения  информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке или другом носителе".

       В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально  имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины "деловая  бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы".

       Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти  каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную

       1. 1 Организационные документы

 

       Деятельность  учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

       Организации, учреждения, частные предприятия  создают уставы, положения, инструкции и т.д.

       Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

       Уставы  – это сложные документы, структуру  и содержание которых определяют сами разработчики.

       Общие уставы утверждают высшие органы государственной  власти. Уставы общественных предприятий  и учреждений утверждают вышестоящие  органы (министерства, ведомства).

       Уставы  муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.

       Устав частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при администрации  в областных, краевых, городских  или районных администрациях.

       Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

       Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждают должностные инструкции руководители организации или с помощью распорядительного акта.

       Изменения в должностную инструкцию вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта.

       Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «допускается», «запрещается»  и т.д. текст излагают от третьего лица или в безличной форме.

       Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Инструкцию оформляют на бланке формата А4. Должностная  инструкция может служить основанием составления трудового договора (контракта) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

       Положение – правовой акт, определяющий порядок  формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию  работы предприятия в целом и его структурных подразделений.

       Положения бывают:

       - индивидуальные – об отделах,  цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;

       - типовые – о цехах основного  производства, структурных подразделениях.

       Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.

       Проект  положения представляют на утверждении  руководителю предприятия.

       Положение об организации утверждают с помощью  распорядительного документа вышестоящей организации.

       Датой положения является дата утверждения  документа, если в тексте не указана  другая дата.

       Положение является сложным документом. Его  структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.

       Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

       Штатное расписание подписывает заместитель  руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

       В грифе утверждения указывают  общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

       Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.

       Структура и штатная численность поддерживается согласно Уставу предприятия. Указывают все структурные подразделения, должности и количество штатных единиц каждой должности.

       Документ  оформляют на бланке предприятия. Подписывает  его заместитель руководителя предприятия. Согласовывают его с главным бухгалтером. Утверждает директор предприятия¹.

       Все изменения вносят приказом директора.

       1.2 Распорядительные документы

 

       Распорядительные  документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

       Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.

       Во  всех случаях, когда действующими нормами  не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).

       Распорядительные  документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим  или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.

       К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.

       Схема подготовки распорядительных документов:

       - всесторонне изучение вопроса,  подготовка проекта документа;

       - согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);

       - обсуждение и принятие документа  на заседании коллегиального  органа (постановление, решение).

       Проект  распорядительных документов может  быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.

       Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый указом руководителя предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных  задач предприятия.