Классификация и виды документов

       Приказ  – это основной распорядительный документ.

       Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решение поручения  по организации работы, организационные  мероприятия, тоги работы, результаты ревизий и т.д.

       Приказы издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

       Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

       Дата  приказа – это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проект приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.

       Подготовку  приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц, отдельному должностному лицу.

       Внесение  изменений и дополнений в приказ после подписания не допускаются без разрешения подписавшего документ.

       К проекту приказа составляют список рассылки, куда входят подразделения организации, должностные лица, которых касается приказ.

       Оформляют согласование грифом согласования. Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, название должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату.

       Можно делать копии приказов и выписки  из них согласно списку на рассылку. Дополнительные копии можно снять  с разрешения руководителя.

       Подлинники  приказов хранят в канцелярии и не выдают для пользования.

       Приказы оформляются на общих или специальных  бланках, где типографским способом нанесено название документа – ПРИКАЗ.

       Подписанные приказы передают в канцелярию (общий отдел или секретарю) для регистрации.

       Выписка из приказа – копия части документа. Выписка представляет собой ту часть  текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть в выписке  записывают полностью (ели она есть).

       Распоряжение  – правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрация городов, районов и т.д.

       Указание  – распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложения взысканий и т.д.).

       Постановление – документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

       Различают постановления, организационного характера  и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждения плана). Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

       В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.

       Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами.

       Решения издают организации (при коллегиальном  управлении и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.

       Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

       Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста².

       1.3 Информационно-справочные документы

 

       Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

       К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и  объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

       Акт – справочно-информационный документ.

       Составляется  группой лиц для подтверждения  установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.).

       Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

       Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).

       Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции  которого относится содержание акта.

       Акт может иметь гриф согласования.

       Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

       Акт подписывают все лица, принимавшие  участие в его составлении (должности  не указывают).

       С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).

       При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

       Акты  оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

       Реквизиты отделяют друг от друга 1, 5-3 интервалами.

       Протокол  – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

       Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

       Протокол  подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.

       Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания.

       Номер протокола – порядковый номер, который проставляется в течение календарного года.

       Докладная записка – документ информационно-справочного  характера. Может содержать изложение  какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

       В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

       В зависимости от адресата докладные  записки бывают внутренними (действуют  внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

       Датой документа считается дата ее подписания.

       Докладная записка может быть составлена как  по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной  записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

       Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение  фактов, послуживших причиной ее составления, вторая – выводы, мнения составителя – организации или должностного лица.

       Объяснительная  записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

       Служебная записка – форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.

       Письмо  – обобщенное название различных  по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

       Письмо  используют в том случае, когда  невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

       Существует  много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

       Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

       Справки бывают двух видов:

       1. Справки, описывающие и подтверждающие  факты или события в производственной  деятельность организации.

       2. Справки, удостоверяющие юридические  факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности,  места проживания и т.д. их  выдают по запросам заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

       Доклад  имеет большое значение при проведении заседаний, совещаний, собраний.

       Чтобы составить хороший доклад, надо определить: цель документа, правила оформления.

       Доклад  может преследовать две цели:

       1. Информирование

       2. Информирование и убеждение.

       Составление доклада – мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада.

       Телеграмма  – документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более  медленный способ замедлит исполнение.

       Телефонограмма  – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста – по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

       1.4 Документы по личному составу

 

       Особую  группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному  составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников учреждений, организаций.

       Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д³.

       Обязательное  ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено КЗОТом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д.

       Приказ  по личному составу фиксирует  сведения о кадрах:

       - прием на работу;

       - перемещение по работе;

       - увольнение с работы;

       - установление должностных окладов;

       - отпуска;

       - командировки;

       - изменения фамилии;

       - поощрения;

       - взыскания и т.д.

       Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей  в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

       Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

       Работник  пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.