Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...

Цей лист — вияв нашої вдячності за...

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...

Дозвольте висловити  свою вдячність...

Вдячні Вам  за запрошення...

Дякуємо за надану змогу (пропозицію) ...

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими  фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді...

Офіційно підтверджуємо  свою згоду на...

На підтвердження  нашої попередньої домовленості повідомляємо...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...

Ми отримали Вашого листа з повідомленням  про... і щиро Вам вдячні...

Поширеними вступними  фразами в ділових листах є  посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію:

У відповідь  на Ваш лист від (дата)...

Відповідно до контракту №..., що був підписаний між нашими установами,...

Відповідаючи  на Ваш запит від (дата),...

Відповідно до Кримінально-процесуального кодексу  України, розділу... статті №...

До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими  фразами таких листів можуть бути такі:

Будь ласка, повідомте  нам про...

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...

Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...

Просимо Вас  терміново оплатити рахунок...

Просимо Вас  уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь...

Просимо надіслати  зауваження та доповнення до проекту  у годи про...

Просимо прийняти замовлення... 

У діловому світі  з різних причин (ви на кілька днів затрималися  з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, не з'явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали документацію) іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення  за прикре непорозуміння, що сталося... Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю... Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи...

Перепрошуємо  за зайві хвилювання з приводу...

Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася... 

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливе вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати  так:

Вважаємо за свій обоє 'язок нагадати Вам про...

Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про...

Вибачте, що знову  турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді  на лист від (дата).

Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас  оплаченого рахунка.

Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за... Гадаємо, що це лише непорозуміння.

Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних  наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити  так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

Узв 'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень.

Усі наші намагання  змусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.

До категорії  складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:

Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...

Дуже шкода, але  ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання зряду причин...

Шкода, але з  огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.

У листах-повідомленнях  доречною буде одна з таких вступних фраз: 

Повідомляємо  Вам...

Хочемо повідомити про те, що...

З приємністю повідомляємо Вам, що...

На жаль, змушені  повідомити Вам, що.,. 

     Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово «дякую» — найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини: 

Дозвольте ще раз  подякувати Вам...

Висловлюємо ще раз вдячність...

Дякуємо за допомогу...

Ще раз дякуємо  Вам за все, що Ви зробили для...

Щиро вдячні за...

Ще раз висловлюємо  щиру вдячність за постійну підтримку...

Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що...

Дозвольте ще раз  подякувати Вам за...

Ще раз дякую  за виявлену мені честь... 

Доречним і  корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в  тексті:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати  на нашу підтримку.

Ми зателефонуємо  Вам, щоб домовитися про взаємно  зручний час для зустрічі.

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Запевняємо, що наша співпраця буде плідною.

Запевняємо, якщо протягом місяця Ви погасите заборгованість, усі замовлення буде виконано і ми й надалі співпрацюватимемо на попередніх умовах.

Інформаційні  документи _ _^__ Будемо раді допомогти  Вам.

Якщо у Вас  буде бажання зустрітися з нашим  представником — ми до Ваших послуг у будь-який зручний для Вас  час.

Запевняємо, що ми робимо все можливе для завершення...

Запевняємо, що в майбутньому ми докладемо максимум зусиль, щоб уникнути таких прикрих  непорозумінь.

Будемо раді встановленню взаємовигідних контактів  із Вашою фірмою.

Наприкінці листа  можна висловити сподівання

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас.

Сподіваємося, наша відмова не образить Вас і в  майбутньому ми ще матимемо нагоду взаємовигідно співпрацювати.

Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції найближчим часом і повідомите нам про своє рішення.

Маємо надію, що це піде на користь справі.

Гадаємо, що в  майбутньому зможемо стати Вам  у пригоді.

Розраховуємо  на тісне і взаємовигідне співробітництво  з Вами.

Маємо надію, що наша співпраця буде плідною.

Сподіваємося, що майбутня співпраця буде плідною, успішною і вигідною для Вас і для нас.

Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам.

Сподіваємося  на швидку відповідь і бажаємо  успіхів.

Плекаємо надію  ще раз зустрітися з Вами.

Висловлюємо надію, що це лише успішний початок нашої  співпраці і в майбутньому Ви ще не раз допоможете наму справах.

Щиро сподіваємося на Вашу подальшу фінансову підтримку.

Маємо надію, що наші нововведення зацікавлять Вас, і розраховуємо на встановлення взаємовигідного  партнерства.

Сподіваємося, що Ви відвідаєте рекламний показ, який відбудеться...

Маємо надію, що всі докладені зусилля не будуть марними.

Сподіваємося, що в майбутньому нам ще раз випаде нагода зустрітися та обмінятися досвідом і думками.

Щиро сподіваємося, що Ви знайдете час відвідати...

Сподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки. 

Наприкінці листа  можна також вибачитися за турботи  чи ще раз повторити вибачєння  за затримку з відповіддю або запізнення:

Ще раз просимо  вибачення за завдані турботи (клопоти, прикрощі, незручності).

Щиро просимо  вибачення за...

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

Дозвольте ще раз  попросити вибачення за... 

Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми: 

З повагою...

З повагою і  найкращими побажаннями...

Зудячністю і  повагою...

З належною до Вас  пошаною...

Залишаємося з  пошаною...

З щирою повагою (пошаною)...

З найщирішою до Вас повагою (пошаною)...

З повагою, вдячністю  та побажанням успіхів...

Із вдячністю  і правдивою пошаною...

Бажаємо успіхів. 

Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше, ніж двічі.

Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

Оформлення  листа 

Службові листи  друкують на комп'ютері, друкарській  машинці або пишуть на чистому  бланку лише з одного боку. Певна  річ, на бланку друкують тільки першу  сторінку листа, а наступні — на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають поля ліве — не менш як ЗО мм; праве — не менше 8 мм; верхнє— 20 мм; нижнє—16 — 19мм.

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах — поділ тексту на абзаци.

Абзац указує на перехід від однієї думки до іншої  і має становити три інтервали  від поля.

Типовий абзац має три  частини

1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі);

2) фраза (викладається головна інформація абзацу);

3) коментарі (підсумовується те, про що йшлося в абзаці). Наприклад

Щиро вдячний  Вам за запрошення взяти участь у  роботі науково-практичної конференції «Нові технології у поліграфії». Ваше запрошення дуже важливе для мене, однак, на превеликий жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

Текст листа  друкується через півтора чи два  інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати  листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.