Класифікація  листів

 

Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи  належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів  між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

• листи-прохання
• листи-звернення;
• листи-пропозиції;
• листи-запити;

•    «листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

• листи-попередження;
• листи-нагадування
• листи-підтвердження;
• листи-відмови;
• супровідні листи;
• гарантійні листи;
• листи-повідомлення;
• листи-розпорядження.

 

За кількістю  адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист— на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Реквізити листа та їх оформлення

 Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі

1. Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації.

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині.

4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому кутку.

5. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Наприклад

Розрахунковийрахунок№ 3467059у Залізничному УСЕ м. Києва, МФО 322034

8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 1998 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному. Наприклад Друкарня видавництва «Україна» Савченку І.П.

Якщо листа  адресовано керівникові установи, назва  якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у  давальному відмінку, а назву установи — у родовому. Наприклад:

Директорові Рівненського професійно-технічного училища № 63

Бондаренку П.П.

В адресі можна  вказувати лише назву посади, без  прізвища та ініціалів особи, яка  цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві. Наприклад:

Директорові загальноосвітньої

середньої школи  № 1

Генеральному  директорові

заводу «Термінал» 

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості  подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад:

Ректорові Дніпропетровського

державного  університету

проф. Степанишину  Л.П.

До реквізиту  «адресат» може входити поштова  адреса. Слід пам'ятати якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад:

Правління ЖБК  «Мир-98»

Відділ кадрів

Васильченку Ф.К.

04060 Київ-60, вул.  Грінченка, 82 

Інформаційні  документи 

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу — подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».

1. Текст листа складається з двох частин опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

2. Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту

1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так Додаток на 4 арк. у 2 прим.

2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників

Додатки:

     1) Проект реконструкції ділянки на 2 арк. в 1 прим.

2) Акт прийняття нових будівельних матеріалів на 4 арк. у 1 прим.

Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають

Додаток відповідно до списку на 10 арк.

Генеральний директор Голова оргкомітету.

3. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють). Наприклад:

(підпис) Є.Г.  Прокоф 'єв (підпис) Г.К. Мусієнко

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву  установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист. Наприклад:

Директор видавництва  «Освіта» (підпис) С.В.Лосєв

 

Вимоги  до тексту листа 

Основою службового листа є текст, який має чітко  відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі 'докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

правильністю, тобто  відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним). Якщо виникають труднощі під час написання окремих слів, з'являються сумніви щодо того чи іншого розділового знака, слід відшукати потрібне слово у словнику чи довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються схожі випадки;

змістовністю, яка  передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення  всього зайвого. Слід викладати думки  чітко й по суті, уникати багатослів'я, двозначності;

послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа, необхідно стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої. Ці переходи можна вдало здійснювати за допомогою таких зв'язок:

Хотіли б також  нагадати про...

Водночас хочемо наголосити на...

Окрім того, наважуємося (дозволимо собі) нагадати Вам ще й про те, що...

Вважаємо за доцільне (потрібне)...

Хотілося б  звернути Вашу увагу...

Не зайвим буде нагадати...

Крім зазначених вище причин...

При нагоді просимо  Вас...

Зважте також  і на те...

Принагідна хотіли б...

Ми також намагаємося...

Ще раз хочемо подякувати Вам...

Необхідно зазначити  й те, що...; 

Інформаційні  документи є мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

точністю, яка  великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а  також від багатства активного  словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільшою мірою відповідають висловлюваному змісту. Суть справи треба викладати якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань;

доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від  того, як повно і глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата. При цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування. Пам'ятайте:

висловлювати  претензії, писати листи-нагадування, відмови завжди треба в тактовній, ввічливій формі. Щоб не увиразнювати гостроти стосунків із партнером, варто віддавати перевагу не активній, а пасивній формі дієслів. Наприклад:

Ви ще не висловили  своїх пропозицій — Вами ще не висловлені пропозиції.

Отже, правильно  оформлений, недвозначний за змістом, бездоганний з погляду структури, грамотно написаний лист стане запорукою успіху вашої справи, сприятиме створенню доброго враження про вас. Якщо ви прагнете оволодіти мистецтвом ділового листування, слід дотримуватися певних правил його ведення.

Етикет ділового листування

 

Фахівці з проблем  культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися  таких правил:

починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім'я  та по батькові).' Шановний пане/пані... ! Шановні панове! Шановні колеги! Вельмишановний добродію! Глибокошановний (ім'я та по батькові) Високошановний пане... І

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажаний міністре! Вельмишановний (високоповажний) професоре! Шановний директоре! Високоповажний пане прокуроре! Шановний суддя!

До Президента держави слід звертатися так Ваша Високодостойносте Пане Президенте! Вельмишановний Пане Президенте! Високоповажний Пане Президенте! Пане Президенте!

Необхідно запам'ятати  й чітко дотримуватися форм звертання  до служителів церкви:

Всечесніший Отче Павле!

Всесвітліший  Отче!

Високопреподобний Отче!

Ваше Блаженство!

Блаженніший і дорогий Митрополите!

Високопреосвященний Владико Митрополите!

Ваша Святосте (до Патріарха) 

В українській  мові звертання вживають у формі  кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок «Шановна Оксана Дмитрівна!», «Шановний директор!» є ненормативною.

Зазвичай звертання  до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа  пишуть з великої літери і з  абзацу.

Інформаційні  документи 

Відсутність звертання  може бути витлумачено як зневагу  до адресата і порушення етикету ділового листування. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист — відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність:

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за... Щиро дякуємо  Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо...

Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за...