Класифікація документів

Візуальний (латин. visus - зір, погляд) - це документ, який сприймається людиною (реципієнтом) з допомогою органів зору. Коло таких документів доволі широке, оскільки зір є провідний засіб пізнання навколишнього світу більшості людей. Тому більшість документів і створена для безпосереднього візуального сприйняття людиною: письмові та друковані тексти, графіки, схеми, плани, мапи, рисунки, креслення, таблиці, фотографії, репродукції тощо. Зміст тактильного (латин. attactum від attigo -торкатися, дотикати) або сенсорного (латин, sensus - відчуття, почуття, здібність) документа сприймається на дотик (документи для сліпих, інформація на яких зафіксована опуклим шрифтом французького тифлопедагога Л .Брайля (1809-1852).

Аудіальний (латин, аudio -слухати, вислуховувати, підкорятись, погоджуватись) документ містить інформацію, яка може сприйматися винятково органами слуху (грамплатівка, музичний компакт-диск).

Аудіовізуальним називають документ, зміст якого сприймається водночас органами зору та слуху (звуковий кіно-, теле-, стерео- чи відео-фільм, цифровий фільм на СО чи ОУО).

З розпитком комп'ютерних  технологій з'явився новий вид документів, який синтезує електронний запис інформації та різноманітні засоби впливу на органи чуття користувача з метою формування якомога повнішого інформаційного каналу. Такі документи одержали назву. Вони організовані так, щоб подати інформацію про відповідний об'єкт водночас як текст друкований та озвучений, як зображення, анімацію чи відеофільм із звуком або титрами. Часто мультимідійний документ вимагає активності з боку «читача», причому тактильний контакт між документом ти ним може бути обопільним - через відповідні маніпулятори. Тому підчас роботи з мулітимідійним документом реципієнт сприймає інформацію по можливості більшістю органів чуття (зір, слух, дотик).

3.6. Класифікація документів  за рівнем розповсюдження.

За рівнем розповсюдження документи поділяють на три категорії: опубліковані, неопубліковані та такі, що не публікуються .

Опублікований документ має такі основні риси:

а) призначений для багаторазового та широкого користування;

б) пройшов редакційно-видавниче опрацювання;

в) тираж понад 100 примірників;

г) вихідні дані.

Неопублікований документ містить інформацію, яка не призначена для широкого кола споживачів. Такий документ не тиражується. Копії його виготовляють переважно як рукопис на друкарській машинці чи принтері після комп'ютерного набору. До неопублікованих документів відносять дисертації та їх автореферати, курсові, випускні, дипломні роботи, звіти з МДР та ДКР, депоновані рукописи, інформаційні та облікові картки, наукові переклади, препринти тощо.

До документів, що не публікуються, зараховують ті, які мають одноразове обмежене використання, забезпечують ухвалення конкретних рішень щодо управління справами (адміністративно-господарчі, фінансово-бухгалтерські, технологічні, комерційні документи тощо).

3.7. Класифікація документів за способом документування.

Спосіб документування визначає технологію фіксації інформації на носії: ручний, механічний, друкарський, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний, електронний.

Рукописним називають документ, при виготовленні якого знаки письма наносяться вручну відповідними інструментами (олівцем, ручкою, пензлем, пером, тощо). У зв'язку з цим рукописним документом називають як текст, записаний вручну, так і твори живопису, скульптури, креслення або мапи. Документи, оформлені з допомогою друкарської машинки або принтера також кваліфікують як рукописи, оскільки вони мають обмежений тираж (кілька примірників). Інколи їх виокремлюють у категорію машинописних.

Друковані документи виготовляють поліграфічним або іншим способом (набірним, засобами оперативної поліграфії, копіювально-множильною технікою, засобами комп'ютерного друку тощо). Документування здійснюється шляхом нанесення барвника на поверхню носія або шляхом тиснення чи видавлювання. Друковані документи часто називають творами друку або виданнями. Їх випускають видавництва або друкарні. Механічні документи містять запис інформації, здійснений механічним способом - вирізуванням канавки на поверхні носія, що рухається (фонографічні валики, грамплатівки тощо), або шляхом перфорації - на перфокартах та перфострічках.

Магнітний документ містить запис інформації, здійснений зміною магнітного стану поверхні носія під впливом магнітного поля (магнітні картки, стрічки, диски; відеострічки та відеодиски).

Фотографічний документ виготовляється в результаті зміни оптичної щільності ділянок фотоматеріалу (фотопаперу, фото- чи кіноплівки) під впливом світлового або електронного променя, інтенсивність та форма якого змінюється відповідно до записуваного сигналу (фотографії, слайди, кінофільми, мікрофільми).

На оптичному документі інформація фіксується сфокусованим пучком оптичного випромінення електромагнітного поля (СО КОМ, ОУО, фонодокументи з оптичним записом тощо).

На лазерному документі запис та зчитування інформації здійснюється лазерним променем (оптичні та компакт-диски, голограми).

Електронні документи функціонують як сукупність даних у пам'яті комп'ютера. Основна особливість цього способу документування поля-гас у розкладанні будь-якого повідомлення в масив двійкових кодів, які задаються електронними засобами на засадах дихотомії (наявність/відсутність контакту, струму, світла, намагніченість/розмагніченість тощо). Унаслідок цього повідомлення, що відрізняються за характером знакових засобів (текстові, іконо- та ідеографічні, фонічні) в електронному вигляді набувають однакової форми - множини електронних імпульсів.

3.8. Класифікація документів за матеріальним складником.

Важливим складником документа, окрім інформаційного, виступає його речова форма - матеріальна основа носія. Для класифікації документів за цим аспектом виділяють такі характеристики, як матеріал, з якого виготовлено носій, та його конструктивні особливості.

Класифікація  документів за матеріалом.

Для виготовлення документів використовують природні та штучні

матеріали.

Природними матеріалами людство послуговувалося досить тривалий час до винайдення більш зручних для використання в процесі виготовлення та обігу документів. За природні матеріали людство обирало майже все, на чому можна було залишити свій слід - кора дерева (берестяні грамоти), глина (глиняні таблички), трава (папіруси), шкіра (пергамент),

дерево (вощані дерев'яні  таблички), тканина, камінь (літографія), кістка, корок. тощо.

Сучасні документи виготовляють здебільшого на штучних матеріалах, серед яких розрізняють паперові та полімерні.

Паперовий документ виготовляється на багатокомпонентному матеріалі, який складається переважно зі спеціально відібраних дрібних рослинних волокон, густо переплетених між собою, зв'язаних силами зчеплення різного виду (клеєм, крохмалем тощо), і які утворюють тонкий аркуш. Сучасні технології створили нові види папероподібних синтетичних замінників, які відрізняються особливою цупкістю, тривкістю до вогню, кислот, лугів, опромінення тощо. До класу паперових носіїв відносять книги, журнали, газети, бюлетені, буклети, ноти, карти, патенти, нормативні документи, мапи, плакати, календарі, перфокарти, фотографії тощо.

Плівкові документи створюють на носії, який має у своїй основі полімерний матеріал, достатньо цупкий та еластичний водночас, з нанесеним на його поверхні спеціальним хімічним шаром: феромагнітним (магнітні стрічки) або желатиновим з диспергованими (від латин. Dispergo - розсіюю) кришталиками солей світлочутливого .,рібла (кіноплівка) тощо. На плівкових носіях виготовляють такі документи, як кіно- або діафільм, діапозитив, мікрофільм, магнітна фонограма тощо.

Платівкові документи створюються на пластмасовій основі й мають відповідну жорсткість. В окремих випадках як матеріал для платівкових документів використовується метал (переважно алюміній) або скло. Як приклади таких документів можна назвати грамофонні платівки, магнітні та оптичні диски, магнітні картки тощо.

 Класифікація документів за матеріальною конструкцією.

За матеріальною конструкцією носія інформації виокремлюють такі документи: аркушеві, кодексові, карткові, стрічкові, дискові та комбіновані.

Аркушевий документ виконаний як окремий аркуш довільного формату або як деяка їх кількість без закріплення (листівка, газета, буклет, мапа, плакат, афіша, етикетка, календар тощо). Аркуші, складені один на один, називають стосом (колода карт, картотека, каталог).

Об'єднаний (зшитий) уздовж одного із країв стос утворює кодекс (книжковий блок, альбом, атлас, журнал).

Картковий документ складається з сукупності карток установленого формату (каталогова, поштова, гральна, перфорована картки, кален-дарик, листівка тощо).

Стрічковий документ має вигляд безперервної смуги еластичного матеріалу із записом інформації. Стрічкова форма надає можливість зручної роботи з документом, який будучи доволі компактним за укладкою (сувій, рулон, «гармошка» тощо) водночас містить значний обсяг інформації, доступ до якої можна отримати цілком просто методом послідовного перебору знаків чи записів уперед або назад (перемотування стрічки з одного рулону в інший). Головними вадами таких документів можуть стати:

*  обриви або зібгання  стрічки;

*  значне уповільнення  пошуку релевантного запису в  разі великої кількості записів  і достатньо довгої стрічки.

Документи, які називають  стрічковими, зберігають у спеціальних  «футлярах» - барабані, бобіні, котушці  або касеті.

Котушка - змінне пристосування з боковими обмежувачами, призначене для намотування носія запису або сигналограми.

Касети (фр.cassette- шкатулка) - змінний прилад у вигляді коробки, яка містить одну або дві котушки, серцевину, носій запису у формі диска.

Барабан - запам’ятовуючий пристрій, у якому носієм слугує магнітний шар на поверхні циліндра, що обертається навколо своєї осі.

Бобіна (англ. ЬоЬЬіп, фр. ЬоЬіпе - шпулька) - котушка для намотування магнітної стрічки чи кіноплівки.

Дисковий документ - це носій у формі диска, який фіксує інформацію у вигляді скрученої в спіраль послідовності знаків на площині (платівка, диск, дискета, компакт-диск, відеодиск). Інформація розміщується на стежках, треках, які мають форму або спіралі (грамплатівка), або концентричних кіл (магнітні, магнітооптичні та оптичні диски). Диски зберігають звичайно ь касетах або дискокасетах.

Комбінований  документ складається з двох і більше форм носіїв інформації (наприклад, музичний журнал із вініловими платівками; підручник з іноземної мови з касетами звукозаписів мовних вправ; картографічний атлас із компакт-диском геоінформаційної системи тощо).

3.9. Класифікація документів за обставинами їх побутування в навколишньому середовищі.

Загальною ознакою класифікації, яка не стосується ні змісту, ні форми документа, постає ознака поділу сукупності документів відповідно до побутування їх в часі та просторі: регулярність опублікування, місце ти час появи в зовнішньому середовищі, місце походження тощо.

 Класифікація документів за регулярністю опублікування

За регулярністю виходу розрізняють  неперіодичні, періодичні та продовжувані документи.

Періодичні документи з'являються із певною ритмічністю - через певні проміжки часу як пронумеровані та датовані – однотипно-оформленими випусками. За регулярністю виходу розрізняють щорічні (1 раз нарік), квартальні (1 раз на 3 місяці), щомісячні (1 раз на місяць), щотижневі (1 раз на тиждень), щоденники. До періодичних видань належать газети, журнали, бюлетень, календарі, експрес-інформація.

Неперіодичні  документи з'являються одноразово й не мають продовження. Основну масу неперіодичних документів складають книги, брошури, альбоми, мали, афіші, плакати, перфоровані картки та стрічки, мікроформи, оптичні диски, дискети, грамплатівки тощо.

Продовжувані  документи об'єднані однотипно-оформленими випусками, але їх регулярність не настільки ритмічна, як для періодичних документів. Продовжувані документи з'являються в міру їх підготовки до видання. До них належать багатотомні видання, що з'являються не повним комплектом, а поступово том за томом. Прикладами таких документів можуть бути багатотомні енциклопедії, зібрання творів певного автора, наукове видання тощо.

Класифікація  документів за часом появи.

За часом появи документів у навколишньому середовищі розрізняють оригінал, копію та дублікат.

Оригінал (латин. огіgо - походження, початок, рід)- це документ, що будучи виготовлений початково в одному примірнику, править за основу для виготовлення копій. Оригінал часто називають справжнім документом. На нашу думку, це не коректно, тому що й копія, і дублікат є справжні документи, оскільки будучи засвідченими мають таку ж юридичну силу, що й оригінал, але не с оригіналами. Водночас дуже часто оригінал виявлявся не справжнім документом, а фальшивкою, яка тим не менше була оригінальною.

Копія - документ, що відтворює зміст іншого документа, а також усі або частину його зовнішніх ознак. При цьому зовнішніми називають ознаки, що характеризують спосіб фіксації інформації, носій, юридичний стан, розмір документа, елемент його правового, юридичного, діловодного, мистецького оформлення. Гак, початково видані примірники одного тиражу книги називають оригіналами, а їх перевидання (передруки, ксерокопії, цифровані записи тощо)- копіями.