Класифікація документів

 

Міністерство культури і  туризму України

Київський університет культури

Вінницький факультет 

менеджменту і бізнесу

 

 

 

КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни «Документознавство: історія, теорія, практика»

на тему: «Класифікація  документів»

 

 

 

Виконав:

студент групи  ДМ - 30(м)

Напрям підготовки:      

«Документознавство  та

інформаційна  діяльність»                                    

Денна форма навчання

Кривко В.С.

 

 

Науковий керівник

Антонюк Т.М.

                                                                                       Викладач

 

 

 

Вінниця – 2012

ЗМІСТ

ВСТУП 3

1. ДІЛОВОДСТВО ТА ЙОГО МІСЦЕ В РОБОТІ АПАРАТУ УПРАВЛІННЯ. ДОКУМЕНТ ТА ЙОГО ФУНКЦІЇ. 5

2. ТИПОЛОГІЯ ТА КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ. 7

2.1. Вимоги до будови класифікації. 7

2.2. Прийоми побудови класифікації 8

3. КРИТЕРІЇ КЛАСИФІКАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ. 9

3.1. Класифікації документів за інформаційним складом. 9

3.2. Класифікація документів за характером знакових засобів фіксації інформації. 11

3.3. Класифікація документів за вимірністю запису інформації. 17

3.4. Класифікація документів за призначенням для сприйняття. 18

3.5. Класифікація документів за каналом сприйняття інформації. 18

3.6. Класифікація документів за рівнем розповсюдження. 20

3.7. Класифікація документів за способом документування. 20

3.8. Класифікація документів за матеріальним складником. 22

3.9. Класифікація документів за обставинами їх побутування в навколишньому середовищі. 25

ВИСНОВКИ 28

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ 31

 

ВСТУП

Документознавство – наука про документ та документно-комунікаційну діяльність. Це наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення та функціонування документів, що виробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем методів їх діяльності.

Документознавство досліджує документ як джерело інформації та засіб соціальної комунікації.  Це комплексна наука про документ та документно-комунікаційну діяльність, що вивчає в історичному, сучасному та прогностичному планах процеси створення, розповсюдження та використання документних джерел в суспільстві.

Формування документознавства  як наукової дисципліни передбачає визначення основних її складових: об`єкта, предмета, методів, понятійного апарату – в їх єдності та цілісності тобто як системної наукової дисципліни.

Об`єктом документознавства  є комплексне вивчення документа  як системного об`єкта, спеціально створеного для зберігання та розповсюдження (передачі) інформації в просторі і часі.

Предмет документознавства – є створення наукового знання про документ в його єдності матеріальної та інформаційної складових, про закономірності його створення та функціонування в суспільстві.

Класифікація  документів (від лат. Classic – ряд, група) – необхідна умова для проведення робіт з їх уніфікації, яка являється важливою основою документального забезпечення автоматизованих систем управління та для орієнтування в їх множині. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці чи схеми.

Класифікація являється  одним із методів пізнання. Без неї не можливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити різницю між видами документів. Правильне складання, комплексна класифікація, відбиває закономірності розвитку документів, розкриває зв’язки між ними, допомагає орієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документ них системах, що має важливе значення для теорії документознавства та практичної документально - комунікаційної діяльності.

Для проведення класифікації документів особливо важливо враховувати, як мінімум, наступні положення:

• ознака, за якою проводять ділення, називається основою ділення;
• основою ділення при класифікації документів, перш за все, виступають ознаки, пов’язані з їх змістом;
• ділення на класи має здійснюватися за однією певною основою ділення і не змінюватися в процесі ділення;
• ділення має здійснюватися безперервно, тобто між членами ділення є відношення супідрядності;
• члени ділення мають виключати один одного, тобто не може бути в різних місцях однакових класів;
• у структурному відношенні класифікація має бути повною, тобто охоплювати увесь обсяг об’єктів, що класифікуються. З іншого боку, для всіх без винятку об’єктів мають бути оформлені класи, до яких можна було б зарахувати будь-який з об’єктів класифікації.

 

 

 

 

 

 

 

1. ДІЛОВОДСТВО ТА ЙОГО МІСЦЕ В РОБОТІ АПАРАТУ УПРАВЛІННЯ. ДОКУМЕНТ ТА ЙОГО ФУНКЦІЇ.

Процеси документування, службового листування є основною складовою частиною професійної діяльності працівника право ділової сфери. Саме в підготовці ділових паперів передусім виявляється його професіоналізм та компетентність.

Об’єктом вивчення цієї навчальної дисципліни є документ, система документації, заснована  як на традиційних методах роботи з документами, так і застосуванні комп’ютерної техніки.

Документування  - сам процес створення документів. Це регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носієві, що забезпечує юридичну силу, здійснюється за певними правилами, встановленими правовими актами чи виробленими традицією. Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, що має юридичну силу.

Юридична  сила – це властивість офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком для кожного виду документів комплексу реквізитів – обов’язкових елементів укладання документів.

Документування й організацією роботи з документами, тобто весь процес з часу створення документа  й до його знищення чи передачі на зберігання до архіву забезпечує діловодство як галузь діяльності, основними елементами якого є письмові документи.

Отже, діловодство – це галузь ведення службових і ділових документів. Полягає в документуванні відповідної діяльності та документообігу, тобто русі документів всередині установи. Має переважно службовий характер. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб’єктів господарської діяльності.

В усі часи діловодство  становило важливу ділянку державної  діяльності. У кожній країні вироблялися свої специфічні форми і назви діловодних служб та посад, форми державного діловодства, стиль діловодства і навіть ділова мова.

Діловодство в установах  може бути частково або повністю централізоване. Його ведення покладається на спеціальні служби – управління справами, канцелярії чи секретарів. Загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких покладається у межах наданих їм прав ряд обов’язків і які відповідають за організацію діловодства в установі.

Загальні правила діловодства  охоплюють документування управлінської  діяльності установ, яка здійснюється шляхом видання розпорядчих документів відповідно до тактів законодавства.

Діловодство включає правила  складання текстів та оформлення службових документів встановленої форми на бланках установи за відповідними вимогами до тексту документа, який повинен мати обов’язкові реквізити.

Окремий порядок і правила  ведення встановлені для діловодства  за звертанням громадян в органи державної  влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової  інформації. За окремим порядком здійснюється діловодство для документів, що містять  державну чи комерційну таємницю, яка  охороняється законом. Цей порядок визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

 

2. ТИПОЛОГІЯ ТА КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ.

Класифікація постає одним із прийомів признання. Без неї складно систематизувати та вивчити наявну множину видів документів, установити відмінності між цими видами. Слушно складена класифікація сприяє з’ясуванню закономірностей еволюції документів, розкриває зв’язки між нами, править за основу для впорядкування їх у документ них системах.

Класифікація  документів – це система їх спів підпорядкування, яку використовують як засіб установлення зв’язків між класами документів, між документами в межах класу, а також для «навігації» в їх різноманітності.

Отже, класифікування це процес класифікації дозволяє зясувати структуру документного комплексу.

2.1. Вимоги до будови класифікації.

Під час класифікування документів слід враховувати основні вимоги:

• Конвенціональності – ознаку за якою здійсняється поділ, називають основою поділу, а утворюванні при цьому поняття (одиниці) – членами поділу;
• Неперетинності – один і той же поділ здійснюють лише за однією основою;
• Спів вимірності – поділ має бути вичерпним тобто сума всіх членів поділу обов’язково повинна дорівнювати загальному обсягу поняття, що ділиться, - надлишковість чи недостатність неприпустимі;
• Взаємовиключності – члени поділу взаємо виключають один одного;
• Неперервності – члени поділу мають бути найближчими до поняття, яке ділять, - «перестрибування» з даного підкласу до віддаленого вище або нижче розташованого неприпустиме.

2.2. Прийоми побудови класифікації

Класифікацію здійснюють як багатокроковим ієрархічний та дихотомічний поділ цілого на частини.

Ієрархія документів означає розташування їх у порядку вищого до нижчого

Наприклад, послідовність: документ => видання => поліграфічна продукція => книга.

Дихотомія – це послідовний поділ документів одного класу на дві протилежні сукупності (опозиції).

Наприклад, опубліковані й неопубліковані, однотомні і багатотомні, людиночитні та машиночитні тощо.

Своєчасно класифікація документів передбачає поділ їх на роди, види, підвиди та різновиди.

Найвищу сукупність документів, що мають певну спільну (провідну) ознаку, за якою можна відокремити цю сукупність з решти об’єктів зазвичай називають родом (класом). Другим рівнем поділу слугує вид. При цьому родове поняття поділяють документ на видові поняття (види документів). В основу розподілу за видами покладено видову ознаку, яка підпорядкована родовій.

Наприклад, якщо родовою ознакою може бути знаковість, яка дозволяє вичленити два дихотомічні класи документів – вербальні та безсловесні, то водовими ознаками можна обрати спосіб документування (ручний, друкований, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний чи електронний) або матеріальну конструкцію носія (аркушів, кодексовий, картковий, стрічковий, дисковий). Відповідно підвид є третій, а різновид четвертий рівень поділу.

 

3. КРИТЕРІЇ КЛАСИФІКАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ.

3.1. Класифікації документів за інформаційним складом.

Основними признаками класифікації, що розкривають інформаційний складник документа, слугує зміст документа, ступінь узагальнення інформації, придатність інформації для сприйняття людиною, канал сприйняття знаків, використаних для запису змісту, спосіб запису інформації, рівень узагальнення інформації.

Класифікація документів за змістом.

Класифікацію в основу якої покладено ознаку змісту документа, називають семантичною. За такою класифікацією поділ на види та підвиди здійснюють відповідно до ознаки змісту документа за галузями знань, темами, предметами, проблемами.

Класифікацію документів за змістом на практиці здійснюють відповідно до рубрикаторів, класифікаторів, класифікаційних таблиць. Тематику, предмет та основі смислові аспекти описують з допомогою ключових слів або дескрипторів, які й можуть правити за основу класифікації документів.

Семантичні класифікації документів мають справжнє практичне  значення, оскільки їх активно використовують органи документно - комунікаційної сфери (бібліотеки, відділи НТІ, книгарні, книжкові колектори тощо). Знання правил семантичного класифікування документів має непересічне значення й для  користувачів, названих закладів - це. сприяє швидкому пошуку й знайденню  релевантної інформації (англ. інформація, що стосується справи; суттєва інформації). Тому саме семантичні класифікації найкраще розроблені.

Наявні п'ять варіантів Бібліотечно-бібліографічної класифікації (ББК), Універсальна десяткова класифікація (УДК), десяткова класифікація Д'юї (ДКД), єдина класифікація літератури для книговидання (ЄКЛКВ). Розроблені змістовні класифікації й щодо окремих видів документів, зокрема класифікатор державних стандартів (КДС), класифікатор юридичних актів (КЮА), міжнародна класифікація винаходів (МКВ).

Нині ще не існує домовленості щодо єдиної семантичної класифікації документів, загальної для всіх або  принаймні більшості країн. Міжнародна класифікація УДК охоплює всі галузі знань, побудована за десятковим принципом і використовується для індексування та пошуку документів у фондах, сховищах, каталогах, картотеках. Система УДК є інтелектуальна власність Міжнародної Федерації з документації (МФД). Деякі країни використовують десяткову класифікацію, Д'юї або національні класифікації. Зокрема, у США визнана Класифікація бібліотеки Конгресу США, розроблена протягом 1901-1941 рр. На теренах більшості країн колишнього Радянського Союзу, зокрема й в Україні, окрім УДК, активно використовують ББК - ієрархічну комбінаційну систему бібліотечно-бібліографічної класифікації, розробленої протягом 1957-1968 рр. спільними зусиллями провідних бібліотек та наукових установ СТСР.