Кадрове діловодство

     Особові справи професорсько-викладацького  складу зберігаються у відділі кадрів ВНЗ. Є. А. Вагина відзначила різницю в змісті і переліку документів, що становлять особисті справи ПВС. Заява про прийом на роботу пишеться на ім'я ректора. Крім документів, що входять у комплект особистих справ розглянутих вище, в особисту справу ПВС додаються:

• копія диплома про наукову ступінь;
• копія атестата про вчене званні;
• оформлений в установленому порядку список наукових праць (публікацій);
• затверджений повний розрахунок планованого навчального навантаження викладача;
• копія трудової книжки.

     Прийом  ПВС, які працюють на умовах погодинної оплати праці, здійснюється безпосередньо ВНЗ. Відповідно, заяву про прийом на роботу пишеться за встановленою формою на ім'я ректора (на зворотному боці заяви вказуються викладаються дисципліни і розбита по семестрах навчальне навантаження, яка не повинна перевищувати за встановленим нормативним вимогам 300 годин на рік). За виключенням автобіографії ця категорія ПВС надає документи, аналогічні тим, що надає ПВС на штатній основі. На підставі заяви видається наказ строком на один навчальний рік про допуск викладача до педагогічної роботи (у ньому відбивається річне навантаження і розмір погодинної оплати) [2, c. 48].

     Таким чином, на основі вищевикладеного можна  зробити висновок, що кадрове діловодство у ВНЗ має свої особливості. Кадрова документація у вищому навчальному закладі поділяється на дві основні групи – це документи студентів та професорсько-викладацького складу. Ці групи відрізняються одна від іншої і тому вони мають свої особливості в оформленні та роботі кадрової служби з ними. 
 

2. Використання  інформаційних технологій у КД

     Українському  ринку програмних продуктів пропонується деяка кількість програм, які  виконують завдання з автоматизації  обліку персоналу. Основне завдання керування персоналом полягає у  своєчаснім виробленні рішень, що визначають, які людські ресурси й у якій кількості необхідні для досягнення поставлених цілей на кожному конкретному інтервалі часу.

     У даний час одним з основних напрямків вдосконалення роботи з кадрами є впровадження підсистем  кадрового забезпечення.

     Г. В. Щекин наголосив на тому, що з'являється  можливість отримати необхідну і  достовірну інформацію про кількісний і якісний склад кадрів. При  цьому істотно підвищується якість обліку, скорочуються терміни подання  звіту, розширюється обсяг кадрової інформації. Рішення завдань цієї підсистеми на базі інформаційно-довідкових масивів і відповідного математичного забезпечення створить передумови для переходу до оптимального планування і організації роботи з кадрами на виробництві [15, c. 61].

     Для вироблення правильних рішень потрібно повна (її обсяг повинен бути достатнім для ухвалення рішення), оперативна (за час її передачі й обробки стан справ не повинний змінюватися) і достовірна (відповідність її змісту об'єктивному стану справ) інформація.

     Ведення на підприємстві документообігу традиційним, без використання передових технологій, методом приводить до невиправданого зростання кількості документів, що випускаються, збільшенню строків  їх розгляду й виконання, і зниженню ефективності контролю над виконанням документів.

     Відомо, що успіх діяльності сучасної організації  визначається безліччю факторів, серед яких ключове місце у наш час комп'ютерних технологій, займає автоматизація та оптимізація. Усе більше фахівців у різних сферах діяльності вважають за необхідне використовувати комп'ютер для автоматизації своєї діяльності в області керування кадрами.

     У наш час існує безліч видів програмного забезпечення по автоматизації діяльності кадрових служб на підприємствах з кожної організаційною структурою, незалежно від форм власності й кількості співробітників.

     Ю. Г. Кірюхин зауважив, що ці програми сприяють полегшенню трудової діяльності працівників відділу кадрів, прискоренню процесу пошуку необхідної інформації, упорядкуванню зберігання даних і дозволяють одержувати необхідні вихідні форми [8, c. 46].

     Як  правило, ці системи мають простий  інтерфейс, який не вимагає додаткового  навчання по роботі із програмою. Інформація з кадрів зберігається як завгодно довго й доступна по кожному підрозділу й звільненому співробітникові.

     Також він наголосив на тому, що вони коштують досить дорого, тому не кожне підприємство може дозволити собі встановити їх у свої організації. Більш простим і не потребуючим більших витрат способом є створення баз даних для автоматизації кадрового документообігу за допомогою Microsoft Office, у цьому випадку Access, оскільки даний продукт є найпоширенішим на ринку програмного забезпечення й широко використовується в численних організаціях. Завдяки наявності різних майстрів в Access, створення різних додатків, звітів, запитів і таблиць не вимагає глибоких навичок програмування, що приводить до мінімальних витрат часу і є вагомим доказом на користь даного забезпечення, як засобу реалізації бази даних.

     Авторами  розробляється БД "Відділ кадрів" для подальшої автоматизації роботи співробітників відділу кадрів.

     БД "Відділ кадрів" призначена для  автоматизації діяльності кадрових служб і надає працівникам  кадрових служб наступні можливості:

• ведення особистої картки працівника, що включає в себе службові дані й додаткові відомості;
• автоматично формувати первинну документацію на кожного співробітника;
• підготовка й видання наказів, які відповідають уніфікованим формам.

     Для роботи із БД необхідно її наявність  на жорсткому диску в кореневому каталозі, установлений на комп'ютері користувача. БД містить у собі наступні автоматизовані процедури:

• процедура підготовки документа. Містить у собі використання вже наявних у БД даних і додавання нових даних, на основі яких формується електронна копія документа і її паперовий варіант;
• процедура розсилання документів;
• процедура пошуку інформації. Містить у собі швидкий пошук необхідної інформації;
• процедура зберігання документів. Містить у собі можливість збереження всіх створюваних документів;
• процедура роздруку документів. Містить у собі можливість роздрукувати будь-який створений документ [8, c. 47].

     У цій БД є наступні кнопки:

• співробітники;
• особисті картки;
• трудові договори;
• графіки відпусток;
• посвідчення про відрядження;
• накази;
• відомості про співробітника;
• довідка;
• вихід.

     Впровадження  бази даних стане фундаментом  для подальшого розвитку системи  всього документообігу установи, що спричинить економію засобів, збільшення оперативності обробки та одержання інформації, зріст праці [8, c. 49].

     На  думку директора ТОВ «СНЕІП ЛТД» С. Дудкевича, за співвідношенням якість/ціна найбільш органічною і зручною щодо завдань з автоматизації обліку персоналу на підприємстві є програма «Кадри» «Комплексу управління підприємством «Вірго-2,5М(х)». Ця програма з'явилася на ринку України у 2001 році і за цей час булла значно оновлена й удосконалена.

     Встановлення  та первинне настроювання програми, на відміну від багатьох інших програм, не потребує присутності спеціаліста. Практично одразу після інсталяції програма готова до використання. Якщо користувачі потребують додаткової консультації, вона не займає багато часу і може бути отримана по телефону.

     Програма  має простий і дружній інтерфейс. У програмі використовується комбінація меню і кнопок. Причому меню використовується, в основному, для настроювання довідників і деяких функцій програми, а управління основними діями виконується за допомогою кнопок.

     Під час кожного першого (на поточну  дату роботи з програмою) запуску  програма автоматично виконує архівацію  всієї інформації, що була перед  тим напрацьована, і заносить архів до відповідного каталогу. Архів можна створити також у будь-який час за бажанням користувача, якщо потрібно зберегти інформацію, наприклад у разі перенесення її на інше робоче місце, перед загрозою виходу комп'ютера з ладу тощо.

     У збереженні інформації допомагають  і спеціальні процедури автоматичної перевірки бази даних на наявність  помилок та збоїв (з одночасним «лікуванням» виявлених недоліків), а також  можливість встановлення паролю на вхід до програми. Програма має дуже низькі вимоги до технічних засобів та програмного наповнення і може працювати на персональному комп'ютері від Pentium 100 в операційних системах починаючи з Windows 95. Але, звичайно, чим кращий за своєю конфігурацією ПК, тим швидше і якісніше працюватиме програма [5,c. 61].

     На  відміну від багатьох програм  з автоматизації обліку персоналу, що розроблялися на базі та як продовження  програм з обчислення заробітної плати, програма «Кадри – Вірго-2,5М(х)»  від самого початку проектувалася  саме як програма для роботи з персоналом. Тому всі її функції спрямовані на автоматизацію і полегшення роботи працівників кадрових служб практично з усіх питань, що стосуються формування кадрових документів та ведення обліку персоналу на підприємстві.

     Програму  без додаткових грошових та інших витрат можна адаптувати до потреб користувача з урахуванням особливостей ведення кадрової роботи на підприємстві. За потреби підприємство може автоматизувати облік спеціального стажу. Завдяки програмі можна враховувати і вести облік атестації, професійного навчання на підприємстві, отримання додаткової освіти тощо.

     Усі основні функції працівників  кадрових служб програма виконує  самостійно. Але наявність у Комплексі  інших програм, які можуть взаємодіяти  з програмою «Кадри», значно підвищує можливості підприємства щодо автоматизації управління персоналу й документообігу, у т. ч. з кадрових питань. До програм, які взаємодіють із програмою «Кадри», належать програми «Зарплата» (ведення «Табеля обліку використання робочого часу», розрахунок заробітної плати з усіма нарахуваннями й відрахуваннями за даними цього табеля чи без нього) та «Діловодство» (зберігання та систематизація документів за місцем складання, видами та папками номенклатури справ, у т. ч. документів і наказів з кадрових питань [5, c. 62].

     Функціональні можливості програми, на думку С. Дудкевича  такі:

• створення структури організації, ведення бази даних за наявними у штатному розписі посадами та окладами, автоматизація заповнення особових карток (форма П-2) за допомогою цієї інформація;
• створення та ведення різних довідників, які можуть бути використані для автоматизації заповнення особових карток;
• ведення кадрового обліку, штатного розпису, підтримка бази даних працівників у вигляді особових карток з розширеними можливостями щодо введення та зберігання інформації;
• підтримка бази даних для необмеженої кількості працівників;
• можливість роботи з різними ставками, починаючи від кратних 0,1, то постійними надбавками;
• швидкий пошук інформації про конкретного працівника;
• виведення на головне вікно програми інформації про заповнення штатного розпису з використанням процедур сортування й фільтрування інформаціх за обраними параметрами і друк цієї інформації;
• виведення на головне вікно програми інформації з даними особисто створених закладок;
• автоматизація формування наказів з кадрової роботи за стандартними формами П-1, П-5, П-7, П-8 та виведення їх на друк;
• автоматизація формування типового контракту з працівником та виведення його на друк;
• автоматизація контролю;
• автоматизація підрахунку стажу;
• створення за допомогою вбудованого редактора бази даних шаблонів наказів із кадрових питань; швидкий пошук необхідного шаблону й автоматичне заповнення його даними з особової картки з можливим виведенням на друк у програмі MS Word; можливість автоматичного створення одного наказу для групи працівників;
• ведення бази даних щодо прийняття на роботу, переведення, звільнення працівників, надання відпусток, відомостей про військовий облік, про проведення атестацій та підвищення кваліфікації;
• формування і виведення на друк документів та списків з кадрових питань:
• отримання довідок, що містять індивідуальну і загальну інформацію про працівників підприємства;
• виведення результатів запитів у вигляді відомостей з необхідними користувачеві даними;
• заповнення і виведення на друк бланків довіреностей з використанням наявної в базах даних інформації;
• редагування форм стандартизованих документів [5, c. 63].