Кадрове діловодство

     Таким чином, на основі вищевикладеного можна зробити висновок, що кадрове діловодство являється невід’ємною частиною життєдіяльності кожної організації незалежно від її розміру. У будь-якій організації приймають та звільняють співробітників, відправляють їх у відпустки, відрядження та нагороджують преміями. Усю діяльність по роботі з документами по кадрам виконує кадрова служба, яка виконує певні функції. Кадрова служба є основним підрозділом компанії. 
 

     1.2. Аналіз кадрової  документації

     Серед загальної маси управлінських документів виділяють окремий комплекс, яким оформляються трудові правовідносини між фізичними і юридичними особами. Документи, що регулюють питання прийому на роботу, переведення, надання відпусток, заохочень та стягнень та ін, належать до документів з особового складу (кадрових документів) [14, c. 24].

     В. П. Козоріз з’ясував, що найхарактернішим для усіх документів є те, що вони є джерелами або носіями інформації і мають відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність, тому він повинен бути правильно складений як за формою, так і за змістом [9, c. 102].

     Значення  кадрової документації визначається тим, що вона є підтвердженням прав громадян на працю, соціальне забезпечення і  т.п. Саме вона визначає трудовий стаж при нарахуванні пенсії. Тому всі кадрові документи необхідно ретельно готувати, правильно оформляти і дотримуватися заходів по забезпеченню їхнього збереження [14, c. 25].

     Кадрова документація містить інформацію про  особовий склад підприємства: найм і призначення на посади, навчання, оцінювання, атестацію, надання відпусток, заохочення, переведення, звільнення тощо. Кадрова документація є іменною, вона стосується конкретних працюючих громадян.

     Службові  документи з кадрового складу супроводжують людину з початку її трудової діяльності до виходу на пенсію. Вони є підставою для надання документів, що засвідчують посаду, фах, а також слугують основою для надання різних видів фінансової допомоги.

     Інформаційні  показники, що характеризують роботу з кадрами, відображаються у комплексі документів, що створюються і обробляються в кадрових службах. Система кадрової документації включає широке коло документів, що містять відомості про працівників підприємства і діяльності самої кадрової служби: персональні та облікові документи, планові і звітно-статистичні, організанізаціонно-розпорядчі.

     Під персональними даними працівника в  Кодексі законів про працю розуміється інформація, яка необхідна роботодавцю у зв'язку з трудовими відносинами і стосується конкретного працівника.

     Персональні дані завжди документуються. Наприклад, в кадровій службі організації вони містяться в:

• документації, яка пов'язана з підбором персоналу;
• документації, що супроводжує процес оформлення трудових правових відношень громадянина;
• документацію по анкетуванню, тестуванню, проведенню співбесід з кандидатами на посаду;
• колективних і трудових договорах, що встановлюють трудові взаємини сторін;
• оригіналах і копіях наказів по особовому складу; 
• документацію з особистих справ, трудових книжках працівників;
• справах кадрової служби, що містять документи з планування та організації роботи служби;
• справах, що містять підстави для наказів з особового складу;
• справах, що містять матеріали з підвищеної кваліфікації та перепідготовки співробітників, їх атестації, службових розслідувань тощо;
• довідково-інформаційному банку даних з персоналу;
• оригіналах і копіях звітних, аналітичних та довідкових матеріалів, що передаються керівництву організації, керівникам структурних підрозділів і служб;
• копіях звітів, що направляються в державні стандарті органи статистики, податкові інспекції, вищі органи управління, муніципальні та інші установи [10, c. 33-34].

     Обробка персональних даних включає в себе їх отримання, зберігання, комбінування, передачу, а також актуалізацію, захист, знищення. Способи обробки, документування, зберігання та захисту персональних даних працівників визначаються першим керівником організації та його представниками з дотриманням вимог Трудового кодексу і на базі сучасних інформаційних технологій. Не допускається збір, передача, використання і знищення даних для заподіяння матеріальних збитків або моральної шкоди працівникам, а також в цілях, що перешкоджають реалізації ними встановлених Конституцією прав і свобод. Робота з персональними даними в організації повинна вестись з дотриманням заходів забезпечення їх конфіденційності. Працедавець при обробці персональних даних працівника забов’язан дотримуватись наступних загальних вимоги:

• обробка персональних даних робітника може здійснюватися роботодавцем винятково з метою забезпечення дотримання законів, інших нормативно-правових актів, сприяння громадянам у працевлаштуванні, навчанні та просуванні працівників по службі, забезпечення особистої безпеки працівників, контролю кількості та якості роботи, яку вони виконують і забезпечення збереження майна, дотримання конфіденційності цінної інформації;
• при визначенні обсягу і змісту оброблюваних персональних даних працівника працедавець, повинен керуватись Конституцією, Кодексом закрнів про працю та іншими законами;
• всі персональні дані слід отримувати у самого працівника; якщо персональні дані працівника можна отримати тільки у третьої сторони, то працівник повинен бути повідомлений про це заздалегідь і від нього має бути отримана письмова згода; при цьому работодавець повинен повідомити працівника про цілі, передбачувані джерела і способи отримання цих даних, а також характер отримання персональних даних і наслідках відмови працівника дати письмову згоду на їх отримання;
• працедавець не має права отримувати та обробляти персональні дані робітника про його політичні, релігійні та інші переконання і приватне життя; однак у випадках, безпосередньо пов'язаних з питаннями трудових відносин, працедавець має право одержувати і обробляти дані про приватне життя працівника, але тільки за його письмовою згодою;
• працедавець не має права отримувати та обробляти персональні дані працівника про його членство в громадських об'єднаннях або його профспілковій діяльності, за винятком випадків, передбачених законом;
• при прийнятті рішень, що зачіпають інтереси працівника, працедавець не має права грунтуватися на персональних даних працівника, отриманих виключно в результаті їх автоматизованій обробки або способи їх електронного отримання;
• захист персональних даних працівка від неправомірного використання або втрати, повинен бути забезпечений працедавцем за рахунок його коштів в порядку, встановленому законом;
• працедавець зобов'язаний документально регламентувати порядок доступу і роботи користувачів з персональними даними працівників організації, визначити коло осіб, які несуть юридичну відповідальність за збереження персональних даних, їх конфіденційність;
• працівники та їхні представники повинні бути ознайомлені під розписку з документами організації, які встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, а також їх правами і обов'язками в цій галузі;
• працедавець зобов'язаний давати суб'єкту, на його вимогу інформацію про наявність персональних даних про нього і передоставити йому самі персональні дані;
• працедавець, працівники і їх представники повинні спільно виробляти заходи захисту персональних даних працівників [10, c. 35-36].

     Кадрова документація, з метою її вивчення, використання та зберігання класифікується за окремими ознаками [4, c. 68].

     На  думку Т. В. Іванової та Л. П. Піддубної  вся документація, яка створена в  організації і та, що надійшла ззовні, групується за певною схемою. Та запропонували  застосовувати класифікацію за такими ознаками:

• номінальною (документи за назвою: протоколи, накази, акти тощо);
• предметною (однорідні за змістом документи: впровадження передових методів реалізації товарів);
• авторською (документи, складені одним закладом, установою чи особою: Міністерством фінансів, податковою адміністрацією);
• кореспондентською (листування з певним закладом або особою, наприклад, листування з заводом, фабрикою);
• географічною (документи, пов’язані з кількома кореспондентами, розташованими на певній території);
• хронологічною (документи, які охоплюють певний період: річні звіти й фінансові плани) [6, с. 22].

     Такі  вчені як В. М. Данюк та Л. П. Кулаковська  поділили кадрові документи за функціями:

• організаційні;
• довідково-інформаційні;
• розпорядчі;
• особисті;
• особові;
• облікові.

     До  організаційних документів належать загальні документи, що регламентують організацію роботи з кадрами у суб‘єкта господарювання. Це колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку; положення: про відділ кадрів, про проходження атестації, про конкурсний відбір; інструкція з діловодства, інструкція по роботі із заявами громадян, посадові інструкції тощо [4, c. 68].

     Документи, які надають поточну інформацію – доповідні та службові записки, списки, звіти, зведення тощо складають  групу довідково-інформаційних документів.

     До  розпорядчих документів з особового складу належать накази, що регламентують прийняття найманих працівників на роботу, їх переміщення на інші посади, звільнення, надання різного роду відпусток, заохочення, накладання стягнень тощо.

     До  групи особистих документів відносяться  документи, що належать працівникам. Вони містять інформацію, яку працівник повідомляє про себе під час прийняття на роботу, а також при переміщенні. Такими документам є трудова книжка, вкладиш до неї, паспорт, військовий квиток, диплом, свідоцтво про освіту, диплом про наукові ступені тощо. Із цих документів у відділах кадрів в оригіналі залишається лише трудова книжка, по всім іншим документам подаються копії.

     До  особистих документів також належать: посвідчення, перепустка, посвідчення  про відрядження, сертифікат про  підвищення кваліфікації тощо.

     Від особистих слід відрізняти особові  документи. Це документи, які працівник  готує власноручно: заяви про  прийом на роботу, про звільнення або  переведення, особистий листок, автобіографія, а також документи про призначення  нагороджень тощо.

     Групу облікових документів складають  документи, що накопичують інформацію про первинну реєстрацію і наступне оновлення відомостей про склад  і переміщення кадрів. Серед них  виділяють первинні і похідні.

     Облікові  первинні документи слугують для накопичення інформації по кожній конкретній особі: особова картка П-2, документи особової справи, картка спеціаліста тощо.

     Облікові  похідні – книжкові (журнальні) форми  реєстрації облікових даних, в яких формується зведена інформація по підприємству. Це штатна посадова та алфавітна книги; книга обліку осіб, зарахованих до кадрового резерву; книга обліку трудових книжок; журнали обліку відпусток тощо [4, c 69].

     Ю. Палеха, також як і В. М. Данюк та Л. П. Кулаковська, за функціями управління кадрами виділив такі основні групи документів:

• особисті та особові документи працівників;
• організаційно-розпорядча документація;
• первинна облікова кадрова документація [12, c. 9].

     До  групи особистих документів працівників  відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які юридично підтверджують відомості, що їх працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

     Особистими  також є документи, видані установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення, довідка, що підтверджує місце роботи, посаду, заробітну плату. До особових документів за юридичним призначенням можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переміщення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника – атестаційний лист, подання про призначення на посаду, документи про нагородження, присвоєння почесних звань, рангу тощо.