Кадрове діловодство

     Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові  правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві.

     Первинна  облікова кадрова документація забезпечує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація, та наступне оновлення необхідних відомостей про склад і переміщення кадрів [12, c. 10].

     А. В. Печникова вияснила, що система кадрових документів є частиною організаційно-розпорядчого документації організації. Саме організаційними документами (штатним розкладом, правилами внутрішнього трудового розпорядку, посадовими інструкціями тощо) регламентується ¬ зується управління персоналом.

     Розпорядчими  документами (наказами, розпорядженнями) оформляється вирішення питань підбору і розстановки кадрів, інші питання, пов'язані з проходження служби співробітниками організації.

     До  складу кадрової документації входять  і інформації ¬ ційно-довідкові  документи: доповідні і пояснювальні записки, акти, довідки та ін

     Окремі  види документів (трудові книжки, лич  ¬ ва картка форми Т-2, табелі обліку робочого часу, графіки відпусток  і ін) відносяться до спеціальної  кадрової документації [14, c. 26].

     В. І. Андрєєва писала, що найбільш численну за видами та різновидами групу кадрових документів складає організаційно-розпорядча документація, яка охоплює питання організаційно-правового забезпечення діяльності кадрової служби та її співробітників, документування руху кадрів, атестації персоналу, додержання трудової дисципліни тощо.

     До  організаційно-розпорядчих документів, які оформлюють або використовують у кадровій службі, відносяться:

• організаційні документи: положення по кадровій службі, посадові інструкції працівників цієї служби, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення о персоналі, штатний розпис;
• розпорядчі документи: накази, розпорядження та вказівки з питаннями удосконалення роботи з кадрами (розпорядчі документи, які відносяться до основної діяльності підприємства) та прикази (розпорядження) з особового складу, які відображують конкретні управлінські ситуації процесів руху кадрів, їх облік, оцінка тощо;
• інформаційно-довідкові документи: протоколи засідань атестаційних та кваліфікаційних комісій, акти про порушення трудової дисципліни, листування з питань роботи з кадрами, докладні та пояснювальні записки, заяви, графік відпусток.

     З облікових документів слід виділити особову картку Т-2, яку заповнюють на всіх працівників та службову для  підтвердження трудового стажу, а також особовий листок з обліку кадрів ї доповнення до нього або анкету і доповнення до неї, які входять до складу особової справи працівника.

     Для кожного працюючого важливе значення мають його персональні документи: трудова книжка, довідка з місця  роботи, характеристика тощо. Складання та оформлення кадрової документації регламентується відповідними законодавчими та підзаконним актами [1, c. 11].

     Кадрові документи, підшиті в справи, необхідно  зберігати в спеціально обладнаних приміщеннях з постійним температурним режимом і достатньою кількістю місць зберігання (шафа, сейф).

     Для роботи з документами в сховище  повинні бути створені нормальні  умови: приміщення обладнане письмовими столами, стільцями, настільними лампами. Доступ до місць зберігання заборонено захаращувати меблями.

     Доступ  до сховища можуть мати тільки співробітники  відділу кадрів, відповідальні за зберігання документів, і начальник  відділу кадрів. Протягом робочого дня ключі від шаф і сейфів знаходяться у співробітника, відповідального  за зберігання. Наприкінці робочого дня він зобов'язаний здавати їх черговому співробітнику охорони під розпис.

     Для швидкого пошуку документів доцільно розташовувати справи, суворо дотримуючись порядку індексів, передбачених номенклатурою  справ. Індекси можна написати на корінцях обкладинок справ. На дверцятах шафи (сейфа) з внутрішньої сторони необхідно розмістити копію номенклатури справ [7, c. 43].

     Ось найпоширеніші види облікових журналів (книг), які ведуть на фірму:

• журнали (книги) прийому, переміщення (переведення), звільнення працівників;
• журнали (книги) обліку відряджень і видачі посвідчень про відрядження;
• журнали (книги) обліку відпусток;
• журнали (книги) обліку особистих справ, особових карток, трудових договорів;
• книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них; - журнали (книги) видачі довідок про заробітну плату, стаж, місце роботи. (36)

     Документи кадрової служби після закінчення роботи з ними підлягають зберіганню. Всю  роботу з визначення термінів зберігання документів, підготовці їх до зберігання та відбору для знищення виконує спеціальна експертна комісія, що призначається керівником фірми. Вона складається з голови (зазвичай співробітник відділу кадрів) і двох-трьох помічників.

     Всі рішення експертної комісії зі зберігання або знищення документів набирають чинності тільки після їх затвердження керівником фірми. Терміни зберігання документів встановлюють за Переліком типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання.

     У Переліку встановлено такі терміни  зберігання: один рік, три роки, п'ять  років, десять років, п'ятнадцять років, 50 років, сімдесят п'ять років, постійно. Загальна тривалість терміну залежить від ступеня значимості документів.

     Залежно від терміну зберігання документів розрізняють види зберігання:

     - поточний;

     - архівне. 

     Поточне (тимчасове) зберігання означає, що документи  виконані, але в певних обставинах вони знову можуть знадобитися для  вивчення, уточнення або повторного розгляду. Як правило, документи кадрової служби фірми перебувають на поточному зберіганні протягом двох років.

     За  документами, для яких цей термін зберігання закінчився, експертна комісія  приймає рішення про порядок  їх подальшого зберігання (до 10 років) у внутрішньому архіві фірми. Зберігання документів, знятих з поточного обліку, іменують архівним. Документи можуть бути передані також за договором на зберігання до державного або муніципальний архів [7, c. 36-37].

     Таким чином на основі вищевикладеного  можна зробити висновок, що кадрова документація має велике значення в діяльності організації, підприємства чи установи. Різні вчені виділяють різні групи документів по кадрам, але всі вони сходяться на тому, що існують три основні групи, це організаційні, розпорядчі та інформаційно-довідкові. Також вони виділять види документів, які входять до груп, особливості оформлення та роботи з ними.

     Таким чином, на основі вищевикладеного можна  зробити висновок, що кадрова документація грає важливу роль у функціонуванні підприємства під час роботи з працівниками та співробітниками. Науковці виділяють різну кількість груп документів по кадрам та намагаються розглянути їхні особливості.

Розділ 2. ПРАКТИЧНІ АСПЕКТИ  ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ 
 

     2.1 Кадрове діловодство у ВНЗ

     Основними розділами документообігу кадрової служби та діловодства вищого навчального закладу є оформлення документів прийому на роботу та звільнення, вибуття у відпустку, відряджень, проведення конкурсного відбору на заміщення вакантних посад та інше. Важливий порядок узгодження і підпису управлінських документів. При регламентуванні роботи в цих напрямках виникає координація у діях структурних підрозділів і посадових осіб при прийнятті управлінських рішень [13, c. 12].

     Формування  особової справи студента розпочинається в приймальній комісії вищого навчального заведення (прийом документів від абітуриєтів, оформлення результатів вступних випробувань, договорів на навчання, проектів наказів на зарахування тощо). При подачі заяви про прийом, вступник пред'являє: паспорт або інший документ, що засвідчує його особу, громадянство, оригінал документа державного зразка про освіту або його ксерокопію, яка завіряється за оригіналом технічними секретарем приймальної комісії, а також шість фотографій розміром 3x4 см.

     Факт  ознайомлення абітурієнта з ліцензією на право ведення освітньої діяльності, свідоцтвом про державну акредитацію за обраною спеціальністю, правилами прийому до ВНЗ та порядком подання апеляцій фіксується в заяві про прийом до вишу та засвідчується особистим підписом абітурієнта. Умови навчання та сплати за навчання обумовлюються спеціальним договором, що укладається між тим, хто успішно пройшов вступні іспити до ВНЗ. Абітурієнти можуть брати участь у конкурсі на місця, фінансуються з коштів державного бюджету

     На  кожного вступника заводять особову справу, в якій зберігаються всі здані ним документи. Вступнику видається распіска про прийом документів. За затвердженим у виші графіком вступних випробувань, абітурієнт проходить комплексне тестування в письмовій формі, результати якого відстежуються приймальною комісією. За підсумками її роботи відповідно до правил прийому до ВНЗ оформляется і затверджується протокол засідання приймальної комісії, який служить основанням для видання наказу про зарахування абітурієнтів, що пройшли за конкурсом. Тести та екзаменаційний лист, в якому проставлені результати тестування, підшиваються в особову справу абітурієнта.

     Наказ про зарахування абітурієнта видається в ВНЗ. На підставі наказу про зачислення, приймальна комісія передає за актом особисті справи абітурієнтів, що пройшли за конкурсом, для їх подальшого ведення спеціалисту, відповідального за студентські кадри. Ксерокопії документів абітурієнтів, не що пройшовших за конкурсом, зберігаються в приймальній комісії філії протягом року і потім знищуються в установленому порядку. До моменту передачі особової справи з приймальні комісії, воно містить наступні документи: заява від абітурієнта (за встановленою формою); екзаменаційний лист з оцінками за вступні випробування з листами відповідей; оформлений договір із студентом; копію документа про освіту (оригінал, якщо студент вступив на бюджетне місце); виписку з наказу про зарахування; 5 фотографій розміром 3x4 см; опис особової справи (за встановленою формою).

     Особові справи зберігаються в окремій шафі, в яку має доступ тільки фахівець, що відповідає за ведення і зберігання особистих справ студентів. Знаходяться вони на полицях вертикально по порядку номерів зліва направо і зверху вниз. Для зручності в роботі на дверцятах шафи прикріплений список, в якому вказані номери справ та П.І.Б. студентів.

     В особисту справу студента підшиваються всі виписки з наказів і  розпоряджень, які відображають заохочення і стягнення, академічна відпустка  і відновлення, зміна прізвища тощо, а також особисті заяви та довідки, що є підставою для видання наказів і розпоряджень, за весь період навчання.

     На  кожного студента (включаючи переведених  з інших вузів і відновлених) заповнюється особиста картка студента. Ведеться особиста картка протягом усього терміну навчання студента. Крім особистих даних про студента в особову картку вносяться номери наказів про зарахування, переводі з курсу на курс, відрахування та інших наказів за весь період навчання у філії, включаючи накази, пов'язані з підсумковою атестацією. Також в особистій картці знаходить відображення перелік всіх дисциплін (згідно з навчальним планом), вивчених студентом за весь період навчання з повним обсягом годин і з оцінками за підсумковими контрольним формами (заліків, іспитів, курсових робіт).

     При відновленні або переведенні студента з іншого вузу (відповідно до правил про переведення та поновлення студентів) до особової картки (і в залікову книжку) на підставі академічної довідки вносяться записи про перезалікові дисципліни, а також відмітки про ліквідацію академічної заборгованості. Результати підсумкової державної атестації з назвою теми дипломної роботи та з оцінками також вносяться у відповідну графу особистої картки.

     При завершенні курсу навчання, заповнена  особова картка студента підшивається в його особисту справу. Закінчення курсу навчання студентів фіксується відповідним наказом про завершення навчання. На підставі завіреної копії наказу фахівець, відповідальний за ведення і зберігання особистих справ студентів, підшиває в кожну особисту справу виписку з наказу про завершення повного курсу навчання і обхідний лист, підписаний студентом в наступних структурах: бухгалтерія; бібліотека; навчально-методичний кабінет; навчально-методичний відділ.

     Особиста  справа студента відноситься до документів довгострокового зберігання і зберігається 75 років. Документи довгострокового зберігання по існуючому стану повинні зберігатися в спеціально створених архівах [2, c. 45].