Кадровая деятельность

В конце  второй страницы личной карточки работник и сотрудник кадровой службы проверяют правильность внесенной информации и заверяют эту информацию своими подписями.

Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» предназначен для регистрации  приема и соответствующих кадровых перемещений внутри предприятия.

Сведения  о приеме на работу вносятся в этот раздел на этапе первичного заполнения личной карточки на основании приказа (распоряжения) о приеме работника  на работу, составленного по форме  № Т-1 или Т-1а, после внесения записи в трудовую книжку работника.

Основанием  для осуществления последующих  записей являются приказы (распоряжения) о переводе работника на другую работу, составленные по унифицированным формам № Т-5 и Т-5а.

Для заверения  информации внесенной в III раздел личной карточки, предназначена графа 6 таблицы – в ней работник должен проставлять свою подпись по каждой записи.

Раздел IV «Аттестация». Решение по итогам аттестации заносится в графу 2 на основании  протокола заседания аттестационной комиссии или иного документа, оформляющего результаты аттестации, например:

– соответствует  занимаемой должности;

– соответствует  занимаемой должности при условии  улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией  через год;

– не соответствует занимаемой должности.

В графе  «Основание» указываются реквизиты  документа, на основании которого проводилась  аттестация (приказа о проведении аттестации работников организации).

Раздел V «Повышение квалификации». Повышение  квалификации представляет собой дополнительное профессиональное образование, получаемое рабочим, служащим, специалистом в пределах каждого уровня профессионального образования в образовательном учреждении, имеющем соответствующую лицензию.

В качестве отдельного раздела учебного плана при повышении квалификации может предусматриваться стажировка. По окончании обучения государственные образовательные учреждения повышения квалификации, прошедшие аккредитацию негосударственные образовательные учреждения повышения квалификации выдают слушателям, успешно завершившим курс обучения, следующие документы государственного образца, в которых указывается вид повышения квалификации:

• удостоверение  о повышении квалификации;

• свидетельство  о повышении квалификации;

• диплом о профессиональной переподготовке;

• диплом о присвоении квалификации.

Основанием  для повышения работником квалификации может быть приказ (распоряжение) работодателя о направлении работника на повышение  квалификации, реквизиты которого указываются  в графе 8.

Раздел VI «Профессиональная переподготовка» отражает самостоятельный вид дополнительного профессионального образования. Она осуществляется образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, по соответствующим дополнительным профессиональным образовательным программам, предусматривающим объем учебного времени свыше 500 часов аудиторных занятий. Выполнившему все требования учебного плана и прошедшему государственную итоговую аттестацию, выдается диплом о профессиональной подготовке, на основании которого и заполняется раздел VI личной карточки.

Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания». В данном разделе учитываются  как поощрения, предусмотренные  ч. 1 ст. 191 ТК РФ, коллективным договором  или правилами внутреннего трудового  распорядка организации, а также  уставами и положениями о дисциплине, так и государственные награды, которыми работники награждены за особые трудовые заслуги перед обществом и государством (ч. 2 ст. 191 ТК РФ). На практике в разделе фиксируются только те поощрения и награды, сведения о которых подлежат занесению в трудовые книжки работника.

В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов  отпусков, предоставляемых работнику  в период работы в организации, включая  отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом  возраста, краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы. В него заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска и об основании его предоставления.

Раздел IX «Социальные льготы, на которые  работник имеет право в соответствии с законодательством». В личной карточке работника подлежат учету только те льготы, которые работнику обязан предоставить работодатель, а также льготы, в реализации которых косвенно задействован работодатель. Приводить в данном разделе льготы, которые предоставляются работнику органами государственной власти или местного самоуправления, не следует.

Необходимо  после номера и даты выдачи документа  указать также его наименование для обоснования правомерности  предоставления работнику определенных льгот.

В графе  «Основание» дается наименование нормативного правового акта (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым  работнику должны предоставляться  льготы.

Раздел  Х «Дополнительные сведения»  заполняется для полноты учета  сведений о сотрудниках:

• об обучении в учреждениях профессионального  образования по очно-заочной (вечерней), заочной формам, на экстернатных отделениях;

• об особенностях социально-правового статуса работника, например, о том, что работник является инвалидом, что работник является родителем ребенка—инвалида и т. д.;

• об изменении  фамилии, имени, отчества работника, изменении  паспорта и иных изменениях правового  статуса;

• о  наличии у работника документов, дающих ему специальное право, например, водительского удостоверения, заграничного паспорта и т. д.;

• другие.

Последний раздел личной карточки сотрудника –  «Увольнение». При увольнении работника  его личная карточка «закрывается»  путем указания сведений об основаниях прекращения трудового договора и заверения этих сведений подписями сотрудника кадровой службы и работника.

В строке «Основание …» приводится полная формулировку основания увольнения (из приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового  договора с работником (увольнении) по форме № Т-8) со ссылкой на норму ТК РФ.

Личные  карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный  доступ работников предприятия и  сторонних лиц. Этот документ содержит значительный объем персональных данных работника, т. е. в соответствии со ст. 85 ТК РФ «информации, необходимой работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающейся конкретного работника».

9.

Личное  дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. 
  Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным. 
  Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий. 
  Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. 
  Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору. 
  На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются. 
  Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами(например, Инструкцией по кадровому делопроизводству). 
Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации. 
Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

• внутренняя опись документов дела; 
• анкета или личный листок по учету кадров; 
• дополнение к личному листку по учету кадров; 
• автобиография (резюме); 
• копия документа об образовании, копия трудового договора; 
• копия приказа о приеме на работу; 
• копии приказов о переводе; 
• документы, подтверждающие изменения анкетно - биографических данных; 
• аттестационные документы; 
• представления к переводам; 
• копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях; 
• другие характеризующие работника документы.

Состав  документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит  от того, на какую должность принимается  работник, в каком конкретно подразделении  он будет работать, какова специфика  его трудовой деятельности и т.п. 
  Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист). 
  В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении. 
Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: 
- порядковый номер дела; 
- фамилия, имя, отчество работника; 
- дата постановки дела на учет и дата снятия с учета. 
После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника. 
Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело. 
  При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. 
  При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве. 
  Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела (Федеральный закон от 27.07.04 №79 –ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». 
Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». 
10

Совместительство  и совмещение

Правовое  регулирование трудовых отношений  лиц, работающих по совместительству, осуществляется в соответствии с  нормами главы 44 Трудового кодекса  Российской Федерации. 
  Совместительство – выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. 
Заключение трудовых договоров о работе по совместительству допускается с неограниченным числом работодателей, если иное не предусмотрено федеральным законом. 
  Работа по совместительству может выполняться работником, как по месту его основной работы, так и у других работодателей. 
Иными словами, выполняемая работником работа считается совместительством, если: 
- трудовой договор заключен с работником, уже состоящим в трудовых правоотношениях; 
по этому трудовому договору выполняется другая работа, помимо основной, причем работа является регулярной и оплачиваемой; 
эта работа выполняется работником в свободное от основной работы время. 
Статьей 60.1 ТК РФ предусмотрено два вида совместительства: 
  внутреннее - работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени у своего работодателя. Внутреннее совместительство возможно при наличии у того же работодателя свободных вакансий; 
  внешнее - работа за пределами своего рабочего времени у другого работодателя. 
  Ранее работа на условиях внутреннего совместительства допускалась только по другой профессии, специальности или должности. Теперь таких ограничений нет. Норма статьи 60.1 ТК РФ предоставляет право работнику заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы, без уточнений о том, что эта работа должна быть по другой профессии, специальности или должности. 
  Работа на условиях внешнего совместительства не требует дополнительных разрешений, кроме разрешения для руководителя организации и членов коллегиального исполнительного органа организации, если для них федеральными законами, учредительными документами установлены особенности регулирования труда (статьи 276, 281 ТК РФ). 
  Работа по совместительству требует заключения письменного трудового договора. К трудовым договорам с совместителями применяются общие требования, установленные ТК РФ для трудовых договоров (главы 10 и 11 ТК РФ). В трудовом договоре обязательно указание на то, что работа является совместительством. 
  Срок трудового договора о работе по совместительству устанавливается по соглашению сторон. 
В соответствии с положением статьи 283 ТК РФ при приеме на работу по совместительству к другому работодателю работник обязан предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. При приеме на работу по совместительству, требующую специальных знаний, работодатель имеет право потребовать от работника предъявления диплома или иного документа об образовании или профессиональной подготовке, либо их надлежаще заверенных копий, а при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда - справку о характере и условиях труда по основному месту работы. 
При оформлении на работу совместителя рекомендуем формировать его личное дело в общем порядке, предусмотренном для ведения кадрового делопроизводства. В личном деле, кроме документов, перечисленных в статье 283 ТК РФ, должны содержаться: копия трудового договора, приказ о приеме на работу и другие документы, определяющие характер трудовых отношений между работодателем и совместителем. 
  Для лиц, работающих по совместительству (внутреннему или внешнему), установлен предел продолжительности рабочего времени, устанавливаемого работодателем - не более четырех часов в день (статья 284 ТК РФ). 
  Следует отметить, что существенно изменены, в сторону увеличения, нормы продолжительности рабочего времени при работе по совместительству. Теперь вместо «предельная еженедельная норма - 16 часов», применяется норма «в течение одного месяца (другого учетного периода)» продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников. Одновременно в дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену), то есть больше четырех часов в день. 
При этом нормы продолжительности рабочего времени при работе по совместительству не применяются в случаях, когда по основному месту работы работник приостановил работу в соответствии с частью второй статьи 142 ТК РФ или отстранен от работы в соответствии с частями второй или четвертой статьи 73 ТК РФ. 
  Не допускается работа по совместительству лиц в возрасте до восемнадцати лет, на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами» (статья 282 ТК РФ). 
  Согласно статье 276 ТК РФ руководитель организации может работать по совместительству у другого работодателя только с разрешения уполномоченного органа юридического лица, либо собственника имущества организации, либо уполномоченного собственником лица (органа). 
В статье 288 ТК РФ установлено дополнительное основание прекращения трудового договора, заключенного на неопределенный срок с совместителями: в случае если на рабочее место, занимаемое совместителем, принимается работник, для которого это место работы является основным, работодатель вправе уволить совместителя. Кроме того, об этом работодатель обязан в письменной форме предупредить указанное лицо не менее чем за две недели до прекращения трудового договора. 
По соглашению сторон работник, работающий по совместительству, может быть принят на основную работу в данную организацию. В этом случае трудовой договор о работе по совместительству прекращается, и на новых условиях заключается другой трудовой договор.