Этапы подготовки и правила оформления распорядительных документов

     В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под  обобщающим названием «кадровая  документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным  признакам.

     Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

     1. Документы по учету личного  состава работников, к которым  относятся приказы о приеме  на работу, переводе на другую  работу, предоставлении отпуска,  увольнении, личная карточка работника  и другие. Основная часть документов  по личному составу вошла в  состав унифицированных форм  первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата  Российской Федерации от 5 января 2004 года №   1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты».

     2. Вторую группу составляют документы,  связанные с осуществлением функций  по управлению персоналом и  организацией труда (правила внутреннего  трудового распорядка, положение  о структурном подразделении,  должностные инструкции, структура  и штатная численность, штатное  расписание). В «Общероссийском классификаторе  управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением  Госстандарта Российской Федерации  от 30 декабря 1993 года №   299 (далее  ОКУД) эти документы получили  название «документация по организационно-нормативному  регулированию деятельности организации,  предприятия».

     Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают  следующие виды кадровых документов:

     1. Документация по приему на  работу:

     - заявление о приеме на работу;

     - контракт о назначении на должность;

     - приказ о приеме на работу;

     - протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

     2. Документация по переводу на  другую работу:

     - заявление о переводе на другую работу;

     - представление о переводе на другую работу;

     - приказ о переводе на другую работу.

     3. Документация по увольнению с  работы:

     - заявление об увольнении;

     - приказ об увольнении;

     - протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

     4. Документация по оформлению отпусков:

     - график отпусков;

     - заявление о предоставлении отпуска;

     - приказ о предоставлении отпуска.

     5. Документация по оформлению поощрений:

     - представление о поощрении;

     - приказ о поощрении;

     - протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

     6. Документация по оформлению дисциплинарных  взысканий:

     - докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

     - объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

     - приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

     - протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

     Исходя  из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также  представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством  происхождения и различающиеся  по функциональному назначению группы (подсистемы) документов: 

     1. Организационно-правовая документация:

     - правила внутреннего трудового распорядка;

     - штатное расписание;

     - положение о структурном подразделении;

     - график отпусков;

     - должностные инструкции.

     2. Персональная документация:

     - трудовая книжка;

     - личное дело;

     - личная карточка работника.

     3. Договорная документация:

     - коллективный договор (соглашение);

     - трудовой договор.

     4. Распорядительная документация:

     - приказы по личному составу.

     5. Учетная кадровая документация:

     - учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;

     - документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;

     6. Информационно-справочная документация.

     Состав  документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку  с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации. 
 
 
 
 
 
 

      2 ХАРАКТЕРИСТИКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ  ДОКУМЕНТОВ ПО  УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ  В ОРГАНИЗАЦИИ 

      2.1 Приказы по личному  составу 

     Приказ  — это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

     Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к  первичным учетным документам, так  как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы

     Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения)по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.

     Содержание  кадрового приказа должно соответствовать  условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации  по личному составу информация переносится  в учетные документы и трудовые книжки работников.

Приказы по личному составу документируют  процесс движения кадров в организации.

     С этой целью целесообразно разработать  инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при  приеме, переводе, увольнении и учете  работников предприятия, а также  порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

     Приказами по личному составу документально  оформляются:

     - прием, перевод на другую работу, увольнение;

     - изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

     - установление размеров оплаты труда;

     - предоставление отпусков;

     - командирование сотрудников;

     - наложение дисциплинарных взысканий и др.

     Для оформления приказа по личному составу  необходимо письменное обоснование, такое  как заявление работника, докладная  записка, акт (например, о нарушении  трудовой дисциплины), запрос на перевод  работника из другой организации  и др.

     Личное  заявление работника обычно пишется  от руки в произвольной форме, в которой  излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную  должность или в другую организацию  и т.д.

     В заявлении обязательно указывается  адресат(должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата.

     На  заявлении проставляются резолюция  руководителя и отметка о направлении  документа в дело.

     Приказы по личному составу оформляются  и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.

     Кадровые  приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК И Т.Д.

     По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

     Если  приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и  т.п.

     Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

     В сложных приказах при решении  одного кадрового вопроса (прием  или увольнение и др.) заголовок  формулируется в зависимости  от решаемого вопроса. В сложных  приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и  др.), заголовок отсутствует или  дается в обобщенном виде («По личному  составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала  — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

     Приказы по личному составу должны быть оформлены  в строгом соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

     - при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

     - при увольнении – причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);

     - при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

     - при переводе на другую работу – вид перевода(если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

     - при поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид поощрения или взыскания;

     - при командировании – дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

     Констатирующая  часть в приказах по личному составу  может отсутствовать.

     Распорядительная  часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью  строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

     Приказ  по личному составу должен по каждому  пункту содержать обоснование, в  котором указывают документы, послужившие  основой для его издания.

     В приказе по личному составу обязательна  запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата».

     Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

     Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения  взыскания визируются юристом (при  его наличии).

     Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

     Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

     Отдельно  издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках.

     Индекс  приказа по личному составу имеет  порядковый регистрационный номер  в пределах календарного года и буквенный  индекс:

     - «л/с» (личный состав);

     - «к» (кадры).

     Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении - «л/с», для приказов о  поощрении - «п», для приказов по командировкам - «к».

     Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в  дела отделом кадров.