Этапы подготовки и правила оформления распорядительных документов

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ 

      ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………...3

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ………...5

В ОРГАНИЗАЯЦИЯХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ  И ПРЕДПРИЯТИЯХ

1. Распорядительные документы: характерные особенности и………………5

основные  стадии подготовки

2. Виды документации по управлению персоналом…………………………..8
2. ХАРАКТЕРИСТИКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ……13

ПО  УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНИАЗАЦИИ

     2.1 Приказы по личному составу………………………………………………...13

     2.2 Распоряжения по личному составу:  прием, перевод, ………………………19

           увольнение, предоставление отпуска

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….26

     СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И………………………27

     ЛИТЕРАТУРЫ

     ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………….30 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Деятельность  учреждения, организации, предприятия  отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые  в определенной сфере.

     Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

     - организационные документы; 

     - распорядительная документация;

     - информационно-справочные документы  и справочно-аналитическая документация;

     - плановая документация;

     - отчетно-статистическая;

     - кадровая документация;

     - бухгалтерская документация.

     Среди большого разнообразия документов предприятий  и организаций, входящих в перечисленные  группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

     ОРД классифицируется на три группы:

     1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание  и др.);

     2) распорядительная документация (приказы,  распоряжения, постановления, решения,  указания и др.);

     3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки  и др.).

     Цель  работы - рассмотреть этапы подготовки и правила оформления распорядительных документов.

     Актуальность  данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности, что особенно важно при рыночной экономике.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      1 ОРГАНИЗАЦИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В  ОРГАНИЗАЦИЯХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ  И ПРЕДПРИЯТИЯХ 

1. Распорядительные  документы: характерные  особенности и  основные стадии подготовки

 

     Распорядительные  документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями  и организациями.

     Деятельность  любой организации фиксируется  в разных видах документов. Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности издание распорядительных документов, посредством которых  решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим  законодательством органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания, решения, постановления, распоряжения. Решения, постановления и приказы  издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции  организации. Распоряжение и указания издаются по оперативным вопросам и  для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Постановление  принято определять как «правовой  акт», принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях расширения наиболее важных задач.

     Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:

     - по организационным вопросам – создание, реорганизация, ликвидация фирмы или структурного подразделения, определение прав и обязанностей должностных лиц, подведение итогов деятельности фирмы, организации;

     - в области планирования – определение порядка и сроков оставления планов, утверждение планов, изменение плановых показателей;

     - в области производства – проведение мероприятий по внедрению научно – технического прогресса, выпуску новой продукции или оказания новых услуг;

     - в области капитального строительства – определение объектов и целевого назначения капитальных вложений, утверждение технико-экономических обоснований, утверждение цен;

     - в области финансов и кредитов – повышение рентабельности, эффективности использования основных фондов, банковских кредитов;

     - по вопросам труда и заработной платы – должностные оклады и ставки, поощрения и наказания, командировки.

     Это, конечно, не все вопросы, по которым  необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями  для обязательного издания распорядительных документов.

     Распорядительные  документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим  или подчиненным организациям, группам  или отдельным должностным лицам.

     Основными видами распорядительных документов являются: постановление; указание; приказ; решение; распоряжение.

     Схема подготовки распорядительных документов следующая:

     1) всестороннее изучение вопроса,  подготовка проекта документа;

     2) согласование текста и его  подписание;

     3) обсуждение и принятие документа  на заседании коллегиального  органа (постановление, решение).

     Процедуру составления и оформления распорядительного  документа желательно описать в  инструкции по делопроизводству. В  ней излагаются последовательность работ над проектом документа  и те требования, соблюдение которых  обеспечивают юридическую полноценность  документа.

     Подготовка  распорядительного документа может  быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или  отдельным должностным лицам. При  разработки проектов сложных и больших  распорядительных документов могут  создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные  специалисты из числа практических сотрудников.

     Первая  стадия разработки проекта распорядительного  документа, как и всякого другого – определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают, прежде всего, к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительным документам по данному или аналогичным вопросам.

     Изучение  законодательных актов и правительственных  документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в  случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов  и т.д. подготовка проекта распорядительного  документа требует сбора необходимой  информации по существу поставленного  вопроса. Только собрав и изучив необходимые  материалы, получив полную явность  по предмету изучения, четко определив  цель издания распорядительного  документа, приступают к составлению  его проекта. Основное внимание следует  сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это  вчерне, а затем отредактировать  и уточнить части в порядке  согласования.

     Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными  учреждениями, структурными подразделениями  или должностными лицами, которых  он касается. Согласование осуществляется путем визирования или постановления  грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми  указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового  обеспечения, обязательно согласовываются  финансовыми органами или службами.

     Виза  юрисконсульта свидетельствует  о соответствии документа законодательным  и нормативным актам, а так  же о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых  органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или  лицо, готовившее проект распорядительного  документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение проекта. Перед подписанием  проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует  обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

     Полностью подготовленные проекты представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или  его заместителем.

     Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается  первый экземпляр документа, изготовленный  на бланке. Распорядительные документы  вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в  силу и срок действия акта управления указывается в самом документе. 

2. Виды  документации по управлению персоналом

 

     Виды документации по управлению персоналом - подразделение всей кадровой документации на группы в зависимости от ее функционального назначения. Информационные показатели, содержащиеся в кадровой документации. включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно - биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996 г., предназначен для решения задач по учету состава кадров по их категориям, уровню квалификации, обеспечению занятости, организации заработной платы и др. Виды документации по управлению персоналом подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках организации и деятельности самой кадровой службы: организационно-распорядительных, персональных, учетных, плановых, отчетно-статистических. Разновидности документов по функциям и задачам управления персоналом включены в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, введенный Госстандартом РФ (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе, относятся: организационные документы (положение о службе управления персоналом, должностные инструкции работникам этой службы и др. подразделений организации, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание); распорядительные документы (приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с персоналом — распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности организации; приказы, распоряжения поличному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.); информационно-справочные документы (протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.). К персональным документам относятся: трудовые книжки, справки с места работы, характеристики или рекомендательные письма, автобиографии и др. Из учетных документов следует выделить личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней и т.д. Плановой документацией являются плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п. Отчетно-статистическая документация составляется по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т.д. Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актам.