Экспертиза ценности документов (На примере Управления федеральной регистрационной службы по Орловской области)

Если  ЭК и ЦЭК — первая, то ЭПК —  вторая инстанция контроля над отбором  документов на хранение и уничтожение.

При Росархиве  и архивных управлениях созданы  центральные экспертно-проверочные  комиссии (ЦЭПК) — это высшая инстанция  по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК действуют на основании Положения  о центральной экспертно-проверочной  комиссии при Федеральном агентстве, утвержденном Приказом Росархива в 2007 году.

В государственных  архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК); в их ведении находятся:

• экспертиза ценности документов внутри госархива;

• рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;

• работа по комплектованию госархива.

Таким образом, система экспертной службы состоит из:

• архивных учреждений — ЦЭПК, ЭПК, ЭМК;

• прочих учреждений — ЭК, ЦЭК. Основными функциями ЦЭК и ЭК являются;

• рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации;

• организация  и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;

• рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

• рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных  подразделений в архив организации  и графиков передачи дел постоянного  хранения из архива организации в  госархив;

• рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.

5. Порядок проведения экспертизы ценности документовв организации

Экспертиза  ценности документов в организации  проводится:

• в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
• в архиве организации - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение;

Первый  этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве в процессе формирования дел. В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации. В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.

Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после  окончания их делопроизводством. Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.

Методика  проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных  подразделений, а в пределах каждого  структурного подразделения — с  дела № 1 по номенклатуре, то есть с  вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов  этой работы. Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.

Второй  этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с  разделения годового комплекса дел  на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно). Ответственный момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.

Не допускается  отбор документов для хранения и  выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и  с отметкой ЭПК просмотреть полистаю в целях выявления и изъятия  ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно  выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры. Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Дела  с отметкой ЭПК, содержащие документы  постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются  в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации.

Подготовка  электронных документов при отборе их к передаче в архив организации  состоит из следующих этапов¹⁹:

• составление  описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и  по личному составу (в зависимости  от состава и объема электронных  документов (ЭД), отнесенных к составу  Архивного фонда Российской Федерации);

• проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных  для передачи в архив;

• запись ЭД на машинные носители;

• проверка качества записи;

• описание ЭД;

• проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного  хранения и по личному составу;

• подготовка комплекта сопроводительной документации.

В сопроводительной документации ЭД отражается следующая  информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем  документа.

Результатом экспертизы ценности документов в структурном  подразделении являются годовые  разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному  составу, а также акты о выделении  к уничтожению дел данного  структурного подразделения.

В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже  истек. Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив)²⁰. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых  разделов сводных описей на дела постоянного  хранения и описей дел по личному  составу за соответствующий период и утверждения их руководителем. Также создается акт приема-передачи сформированных для архивного хранения дел.

Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.

И поэтому  для отбора важной и необходимой  информации для организации и  страны вцелом проводят экспертизу ценности документов. В России экспертиза ценности документов появилась в 30-е гг. ХIХ в.

Назначение  экспертизы  - определить,  какие  документы  с  наибольшей  полнотой  удовлетворяют  целям  обеспечения  государства,  науки,  общества,  а  также  и  отдельных  граждан  необходимой информацией.   Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Основными задачами экспертизы ценности являются:

1. Установить,  какие документы  несут  ценную  информацию,  и  отобрать  их  для  передачи  в государственные архивы.
2. Определить  сроки  хранения  документов.
3. Установить  степень  сохранности документов  и  в  случае  частичной  их  утраты  обеспечить  полноту  состава архивных  фондов  путем  восполнения  недостающих  материалов.

Экспертиза  ценности документов стороится на основе принципов и критериев ценности документов. Основные принципы – это  историзм, системность, целостность. К основным группам критериев - критерии внешних особенностей, критерии содержания, критерии происхождения.

Для организации  и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в  деятельности любой организации  создается постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК), в состав которой  входят квалифицированные специалисты  основных структурных подразделений (не менее 3-9 человек).

В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются  Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.

Методическое  руководство работой экспертных комиссий осуществляют экспертно-проверочные  комиссии (ЭПК), созданные в органах  архивного управления при администрации  края, области, города, а также в  федеральных государственных архивах.

При Росархиве  и архивных управлениях созданы  центральные экспертно-проверочные  комиссии (ЦЭПК) — это высшая инстанция  по вопросам экспертизы ценности документов.

Экспертиза  ценности документов в организации  проводится:

• в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
• в архиве организации - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение;

По результатам  экспертизы ценности документов в организациях составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих хранению и акты прием-передачи сформированных дел  для архивного хранения.

II. Проведение экспертизы ценности документов в конкретной организации (в Управлении Федеральной регистрационной службы по Орловской области)

Рассмотрим  проведение экспертизы ценности документов на примере конкретной организации  – УФРС (Управления Федеральной  регистрационной службы).

Центральный аппарат УФРС расположен по адресу: г. Орел, ул. Октябрьская, 47.

Данная  организация осуществляет государственную  регистрацию прав на недвижимое имущество  и сделок с ним на объекты недвижимого  имущества, расположенные на территории Орла и Орловской области; осуществляет контроль за деятельностью саморегулируемых организаций и арбитражных управляющих.

В Управлении функционирует 12 обособленных подразделений (отделов в муниципальных образованиях), которые осуществляют государственную  регистрацию прав на объекты недвижимого  имущества, расположенные на территории 24 районов области, а так же 12 отделов.

В аппарате УФРС единая для всех подразделений  служба делопроизводства – отдел  организационного обеспечения, планирования и контроля.

Одна  из функций отдела – это организазия  работы экспертной комиссии УФРС по определению  ценности и состояния документального  фонда УФРС, активирования и уничтожения  документов с истекшими сроками  хранения.

В УФРС создана экспертная комиссия, которая  руководствуется в своей деятельности Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», нормативно-методическими  документами Государственного архива, а так же  положением о постоянной действующей экспертной комиссии УФРС по Орловской области (Приложение 1).