Экспертиза ценности документов (На примере Управления федеральной регистрационной службы по Орловской области)

Введение

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой  различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое  значение, после использования, которой  к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться  в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и  практических целей. Такие документы  должны храниться постоянно. С экономической  точки зрения хранить все документы  нецелесообразно, так как для  них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных  работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг  будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического  и иного значения документов с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

Актуальность  темы данной курсовой работы объясняется  тем, что в любой организации  или на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в определении значимости документа для организации.

Цель  данной работы состоит в том, чтобы  показать особенности организации  и проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве на современном  этапе в конкретной организации (Управление Федеральной регистрационной службы по орловской области, далее – УФРС).

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. изучить исторические этапы развития экспертизы ценности документов;
2. ввести понятия экспертизы ценности документов и определить сущность экспертизы ценности документов;
3. рассмотреть принципы и критерии экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
4. изучить систему экспертных органов;
5. рассмотреть порядок проведения экспертизы ценности документов;
6. исследовать организацию экспертизы ценности в УФРС;
7. выявить недостатки проведения экспертизы ценности документов  в УФРС и разработать пути устранения этих недостатков.

В качестве инструментария применялись методы анализа научной и информационной базы, синтеза полученных данных в  теоретические выводы и практические рекомендации.

Теоретическую и методологическую базу исследования составили публикации, монографии, учебники, статьи раскрывающие сущность современного делопроизводства, а так же особое внимание было обращено на публикации, которые освещают вопросы экспертизы ценности документов в современном делопроизводстве.

В работе так же были использованы законодательные  и нормативные источники по обеспечению  процесса делопроизводства, в работе проанализированы существующие законодательные  и нормативные акты, которые регламентируют организацию экспертизы ценностей  документов.

Работа  состоит из введения, в котором  обозначена актуальность темы исследования, поставлена цель исследования и задачи исследования, двух глав, заключения, списка источников и литературы.

I. Экспертиза ценности документов

1. История экспертизы ценности документов

В России экспертиза ценности документов как самостоятельный вид архивной работы была узаконена в 30-е гг. ХIХ в., в связи с переполнением исторических ведомственных архивов и называлась «разборка решенных дел». Вопрос об экспертизе ценности разрешался не столько в научных сколько, в практических целях. Документы, не потерявшие практического значения для деятельности учреждений, сохранялись, остальные уничтожались. Каждое ведомство имело свои «Правила хранения и уничтожения решенных дел». Единых подходов, единых критериев оценки документов, обязательных для архивов всех учреждений, не было. Узковедомственный подход к решению вопросов экспертизе ценности документов приводил к большим расхождениям в определении ценности документов. В результате многие ценные документы, не представлявшие интереса для учреждений, уничтожались¹.

Декрет  СНК РСФСР от 22 апреля 1919 г. «О хранении и уничтожении архивных дел» положил начало государственного (единообразного) подхода к экспертизе ценности документов.

К 60-м  гг. была разработана система принципов  и критериев экспертизы ценности документов. Основным звеном в системе  нормативно-методических пособий по оценке и отбору документов становятся Перечни типовых документов со сроками  хранения и Перечни документов, подлежащих приему в госархивы СССР².

В 70–80-е  гг. научные исследования, практическая работа в области экспертизы ценности документов были подчинены одной  общей задаче — оптимизации состава  и содержания Государственного архивного  фонда СССР. Эта задача рассматривалась  как одна из первостепенных проблем  в архивном деле. Причем, научные  исследования проводились не только в области архивоведческой, но и  в сфере смежных научных дисциплин, и, прежде всего, в документоведении т.к. именно в вопросах экспертизы ценности документов особенно тесно смыкаются архивоведение и документоведение. Экспертиза ценности документов — архивоведческий процесс работы, но экспертизе подвергаются документы не только в архивах. Оценка документов начинается в делопроизводстве в процессе формирования их в первичные комплексы — дела. Решая этот вопрос, документоведы используют выработанные архивоведением критерии ценности документов. От эффективности работы с документами на стадии делопроизводства в конечном итоге зависит качество Архивного фонда страны.

Подводя итоги разработки вопросов экспертизы ценности документов в советский  период, необходимо отметить, что к  концу 80-х — началу 90-х гг. были окончательно выработаны, сформулированы принципы, методы, критерии экспертизы ценности документов, зафиксированы  в нормативно-методической литературе, апробированы на практике.

Изучая  современное состояние экспертизы ценности документов, нужно обратить особое внимание на то, что разрушение старых структур государства, появление  новых форм собственности, новых  организаций привели к пересмотру различных положений в экспертизе ценности документов.

Необходимо  отметить, что в условиях резко  возрастающего количества современных  документов невозможно сохранение в  полном объеме всех необходимых документов. В тоже время необоснованное уничтожение  даже одного документа может нанести  ущерб истории государства, региона  или периода. Поэтому возрастает значение профессиональных принципов  и критериев экспертизы ценности документов, которые должны обеспечить объективный отбор оптимального объема документального наследия; необходимость  постоянного сотрудничества учреждений, организаций и госархивов, которые  обязаны контролировать отбор документов уже на стадии делопроизводства.

Таким образом, отмечая изменения и  первоочередные задачи в области  экспертизы ценности документов, необходимо уяснить, что сегодня главная  задача архивистов — отобрать, сохранить  уникальный опыт современного периода.

2. Понятие и сущность  экспертизы ценности  документов

Экспертиза  ценности  документов  –  отбор  документов  на  государственное  хранение или установление сроков их хранения на основе принятых  критериев³.

Назначение  экспертизы  состоит  в  том,  чтобы  определить,  какие документы  с  наибольшей  полнотой  удовлетворяют  целям  обеспечения государства,  науки,  общества,  а  также  и  отдельных  граждан  необходимой  информацией.  Соответствующие  сроки  их  хранения  устанавливаются  экспертизой.  Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается⁴.

Документы,  содержащие  ценную  научную  информацию,  по истечении сроков возможного их использования в оперативной  деятельности учреждений  поступают  на  вечное  хранение  в  государственные  архивы. Материалы  же  справочного  информационного  значения  хранятся  только  в архивах  ведомств  и  учреждений  в  течение  сроков  возможного  их использования, после  чего уничтожаются.

В учреждении документы, содержащие ценную научную  информацию, составляют сравнительно небольшую часть. Отношение же их удельного веса к  общему  объему  документации  колеблется.  В  крупных  центральных учреждениях  с  большим  объемом  документооборота  возникает  больше документов  оперативного  значения,  поэтому  процент  документов постоянного  хранения  снижается,  а  в  небольших  учреждениях,  повышается.

При  проведении  экспертизы,  прежде  всего,  обращается  внимание  на выявление  и  отбор  документации  научного  значения.  Установить,  какие документы  несут  ценную  информацию,  и  отобрать  их  для  передачи  в государственные  архивы — первая и основная задача экспертизы. С целью ее разрешения  изучению  подвергаются  как  документы  отдельных  учреждений, так  и  комплексы  документов  учреждений  определенных  ведомств (могут быть привлечены документы учреждений других ведомств в том случае, если эти  учреждения  взаимосвязаны  друг  с  другом  в  управлении).  Изучение документальных фондов  позволяет  выявить  примерно  две  основные  группы документов:  имеющих  научную  ценность  и  имеющих  справочное  значение.

Однако  на  этом  не  заканчивается  процесс  экспертизы.  Документы  научной  ценности  во  всех  учреждениях  ведомств  подвергаются  сравнительному  анализу, они сопоставляются друг с другом, в результате чего осуществляется окончательный отбор  их в государственные архивы.     

Задача  отбора  документов  в  государственные  архивы  требует всестороннего  изучения функций,  учреждений,  в  деятельности  которых  они образовались.  Задачи  и  функции  учреждений,  масштаб  деятельности, компетенция  и  другие  факторы  помогают  определить  ту  роль,  которую  выполняют  учреждения  в  ведомственной  или  отраслевой  системе,  и, учитывая ее, распределить учреждения на группы по степени их значимости.

Такой  подход  к  экспертизе  ценности  документов  вызван  неравноценностью их  как  источников  информации.  Он  облегчает  проведение  экспертизы  и позволяет  установить  очередность  в  проведении  экспертизы  каждой  группы фондов  и  в  целом  способствует  большей  ее  целенаправленности  и планомерности.

С  отбором  документов  в  государственные  архивы  связано  решение некоторых  вопросов  их  комплектования.  Так,  при  отборе  необходимо определить,  в  составе  каких  фондов  и  в  какие  государственные  архивы должны  поступать  определенные  категории  документов.  Иными  словами, экспертизой  определяется  состав  документов  архивного  фонда, соответствующих  профилю  каждого  государственного  архива.  Определение места хранения  той  или другой документации (плановой, отчетной) вызвано наличием  в  фондах  учреждений,  взаимосвязанных  в  управлении,  большого количества  вполне  идентичных  документов  и  документов  с  повторяющейся  информацией.  При  централизованной  системе  управления  одни  и  те  же документы могут быть не только в фонде учреждения, их создавшего, но и в фондах  подчиненных,  соподчиненных  и  вышестоящих  учреждений  одной,  а иногда  и  разных  систем.  Экспертизой  устанавливается,  в  составе  каких фондов  с  учетом  поступления  их  в  определенный  государственный  архив (союзного,  республиканского,  местного  значения)  документы  с повторяющейся  информацией  должны  быть  сохранены  и  в  составе  каких—выделены к  уничтожению.

Вторая  задача  экспертизы — определение  сроков  хранения  документов. Задача  эта  менее  сложная.  Разрешается  она  изучением  документов справочного  значения  и  распределением  их  на  группы  долговременного, временного  и  кратковременного  хранения.  Конкретные  сроки  хранения  для  документов каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и на  основе  соответствующих  правовых  норм -  государственной  и общественной  жизни,  а  также  многолетнего  опыта  работы  учреждений  и архивов по использованию документов.