Экспертиза ценности документов (На примере Управления федеральной регистрационной службы по Орловской области)

Третья  задача  экспертизы —  установление  степени  сохранности документов  и  в  случае  частичной  их  утраты  обеспечение  полноты  состава архивных  фондов  путем  восполнения  недостающих  материалов. Экспертиза позволяет  определить,  какие  категории  документов  отсутствуют  в  составе архивного  фонда  и  какими  документами  идентичного  содержания  в  составе  других фондов они могут быть восполнены.

При  проведении  экспертизы  нельзя  забывать,  что  утраченное восполнить трудно, а часто и невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на  государственное  хранение. Однако нельзя впадать и  в другую крайность:  оставлять  на  хранение  документы  второстепенного  значения. Особенно  это  важно  в  связи  с  ростом  числа  учреждений,  организаций  и предприятий  и расширением сфер их деятельности. Ежегодно в учреждениях, предприятиях  и  организациях  страны  образуется  примерно  до 100  млрд. документов, что составляет не менее 1 млрд. дел. Поэтому одна из существенных задач  экспертизы на современном этапе  —  изыскание  путей  уменьшения  количества  документов,  оставляемых  на хранение,  но  при  условии  обеспечения  целей  науки  и  государства необходимой  информацией  о  политической,  экономической,  культурной  и другой  жизни  страны.  Сохранение  оптимального  объема  ГАФ —  проблема большого  научного  значения,  которая  должна  решаться  совместными  усилиями  архивистов,  источниковедов  и  историков,  а  также  специалистов других отраслей знаний.

3. Принципы и критерии экспертизы ценности документов

3.1 Основные принципы оценки и отбора документов на хранение

Общенаучные принципы, т.е. универсальные, принятые во всех научных дисциплинах. Применительно  к экспертизе ценности документов ими  являются: историзм, системность, целостность⁵.

Классически принцип историзма понимается⁶ как подход к действительности, изменяющейся во времени, развивающейся. Объекты (в данном случае документы) рассматриваются:

1) с точки зрения внутренней структуры, как система;

2) с  точки зрения процесса, т.е. исторических связей;

3) с  точки зрения выявления и фиксации  качественных изменений в их структуре в целом;

4) с  точки зрения закономерностей  развития.

Принцип историзма всегда признавался основным («ведущее начало в теории и практике экспертизы ценности документов»), определяющим происхождение, содержание документа, его внешние особенности. Знание конкретно-исторической обстановки, в которой возникли документы, их классовая природа, изучение всех сторон жизни общества, которую они отражают в комплексе с другими документами фондообразователя и других фондов.

Принцип всесторонности и комплексности  совпадает с общенаучным принципом целостности, т.е. пониманием явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений, связей⁷, а также с общенаучным принципом системности, т.е. рассмотрением объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов.

Впервые основные принципы экспертизы ценности документов: историзм, партийность, всесторонность, комплексность были сформулированы К.Г. Митяевым в 1958 году на основе обобщения  опыта работы современными документами⁸. Затем они использовались в любой работе по вопросам опенки и отбора документов. Толкование принципов расширялось и углублялось по мере развития теоретических основ оценки и отбора документов.

3.2 Система критериев оценки и отбора документов

Критерии  ценности документов — система научно-обоснованных признаков, на основании которых  определяется степень ценности документов⁹. В настоящее время система сложилась, критерии достаточно апробированы и применяются в комплексе для оценки и отбора управленческих документов.

Процесс разработки критериев оценки документов можно рассматривать в пределах следующих этапов¹⁰:

1) 1918-1957 гг. — формулирование основных признаков — критериев оценки документов;

2) с  1958 до конца 60-х годов XX в.  — уточнение, дополнение признаков,  интерпретация каждою из них;

3) с  70-х до начала 90-х годов XXв. — действует система критериев, состоящая из трех групп (происхождения, содержания и внешних особенностей);

4) настоящее  время — попытка переосмыслить критерии.

В настоящее  время выделяют следующие группы критериев оценки и отбора документов:

1. критерии происхождения:

• функционально-целевое назначение учреждения или лица — автора документа в жизни общества;

• время и место образования документа;

2. критерии содержания:

• значение имеющейся в документе информации (зависимость ее от документируемой функции и события, отраженного в документе, наличие виз, резолюций, помет);
• повторение информации документа в других документах;
• вид документа;
• подлинность документа;

3. критерии внешних особенностей:

• форма передачи содержания, удостоверения, оформления документа;
• физическое состояние документа;
• степень полноты сохранности фонда.

Функционально-целевое  назначение учреждения, организации, предприятия и рассматривается с двух точек зрения: особой роли организации, учреждения, предприятия и типичности (однородности, ординарности, повторяемости) их в системе управления.

Критерии  времени и места образовании документа предполагает оценку исторической значимости временных и пространственных характеристик акта документирования в их совокупности¹¹.

Оба критерия заимствованы из источниковедения (внешняя  критика источника), но имеют иную трактовку при решении задач  оценки и отбора документов. Документы оцениваются не только с точки трения «что древнее, то ценнее», но, прежде всего, с точки зрения одномоментности события и создания документа и в тоже время созданных по истечении определенного времени, как переосмысление события. Отдаленность события во времени может служить признаком особого внимания, а также добора документов при их плохой сохранности за соответствующий период времени. Место создания документа, т.е. учреждение, организация, предприятие, по сути дела восходит к критерию значения учреждения, но трактуется как конкретное проявление документирования деятельности, т.е. участие  - причастность к событию, явлению. При исследовании проблемы повторения документной информации была подчеркнута тенденция периодичности создания определенных документов, этапность повторения информации определенных документов, а также сохранение большего числа дублетных документов, относящихся к наиболее значимым периодам и событиям в жизни общества¹².

Критерий  значения имеющейся в документе информации, критерий содержания в настоящее время рассматривается с точки зрения отбора уникальной и типичной информации, т.е. общего и единичного. 

Данный  критерий не может быть определен  через систему четких признаков, так как можно прийти к перечислению сколь угодно многих тем, явлений, сторон жизни общества. В настоящее время  существуют только общие признаки критерия значения имеющейся в документе  информации: функция документа, значимость отраженных в нем событий, явлений, уникальность, оригинальность или повторяемость  информации, их языковая ценность¹³.

Критерии  вида документа отражает диалектическое единство формы и содержания. Документы, как известно, выполняют ряд функций: запечатления и коммуникации информации, удостоверения и юридического доказательства фактов или совершенных действий, являются историческими источниками. Уже само наименование вида или разновидности документа несет о нем информацию: о его целевом назначении, формуляре, характере изложения и значении запечатленной в нем информации. Непродуктивен подход к выделению вида документа только по его номиналу, без учета происхождения и первоначальной функции документа. Видом предлагается считать объективно существующую группу документов, характеризующихся единством функций в социальной среде (цель создания документа, происхождение), единством номинала и единством времени, в котором он существует.

Критерий  подлинности (юридической силы) документа в архивоведении рассматривается с двух точек зрения: юридической силы, т.е. способности документа выступать в качестве юридического доказательства (срок исковой давности) и как документ-подлинник-оригинал, т.е. официальный документ, созданный юридическим или официальным лицом, оформленный и удостоверенный надлежащим образом¹⁴

Критерий  внешних особенностей документа (внешних  признаков) предполагает оценку внешнего вида документа, формы передачи содержания, удостоверения, оформления документа (в том числе художественных, палеографических особенностей), физического состояния документа. Внешние особенности документов в свою очередь понимаются как: способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое состояние, форма и размер документа элементы его правового, делопроизводственного, художественного оформления и начертания письменных знаков¹⁵.

4. Система экспертных  органов

Для организации  и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в  деятельности любой организации  независимо от формы собственности  или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно  действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные  специалисты основных структурных  подразделений (не менее 3-9 человек)¹⁶.

Председателем ЭК назначается один из руководителей  организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем — сотрудник  службы документационного обеспечения  управления (ДОУ)¹⁷.

Функции и права экспертной комиссии, организация  ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться  Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации, утвержденным Росархивом в 1995 году.

В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются  Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.

В состав ЭК и ЦЭК входят:

• экономист  или работник бухгалтерии (учетно-финансовая документация составляет значительный процент всеобщей массе документов);

• работник делопроизводственной службы;

• руководитель архива организации или должностное  лицо, ответственное за архив;

• специалист по научной, производственной и другим видам документации;

• специалист по обеспечению защиты информации.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя  архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

В положениях об ЭК и ЦЭК изложены правовые аспекты, функции комиссий и порядок работы.

ЭК и  ЦЭК — совещательные органы при  руководителе организации, их заседания  проводятся по мере необходимости. Все решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Эти решения вступают в силу после утверждения протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.

ЦЭК осуществляет методическое руководство работой  экспертных комиссий структурных подразделений  и подведомственных организаций. Протоколы, содержащие решения о типовых  и примерных номенклатурах дел, утверждаются руководителем организации  после их рассмотрения экспертно-проверочной  комиссией (ЭПК) соответствующего архивного  учреждения.

Методическое  руководство работой экспертных комиссий осуществляют экспертно-проверочные  комиссии (ЭПК), созданные в органах  архивного управления при администрации  края, области, города, а также в  федеральных государственных архивах¹⁸.