Информационные ресурсы интернета по проблемам делопроизводства

Представленный взгляд на информационно - логическую модель данных в документах в точности соответствует технологии информационного пространства данных (ИПД-технологии).

В случае, если документ считать средством  отображения информационного ресурса, то можно говорить о разных формах отображения информации, содержащейся в документе, но содержательная сторона документа, как информационный ресурс, будет инвариантом. Среда существования документа естественно придает особенности формам работы с документом и формам восприятия документа. Как справедливо отмечается, документ в электронной среде дискретен, не подвержен старению (как цвет чернил и бумаги), существует как единое целое, при этом документ может существовать как множество его копий. И электронный документ и документ на бумажном носителе становятся собственно документом тогда, когда осознанно создаются человеком, когда их может прочитать человек и произвести какие-то действия или принять к сведению.

Ряд действий выполняемых на информационных сетях имеют видимость работы с документами. Например, электронные  платежные отношения. Однако цепочку операций в системе от ввода электронной карточки и ПИН-кода до получения денег из банкомата или до снятия денег со счета при расчетах за товар естественнее отнести к работе сложной детерминированной автоматической системы с развитым внутренним и внешним документированием, чем к электронному документообороту. Проблемы защиты такой системы нужно рассматривать в первую очередь на техническом, программно - аппаратом уровне, на уровне противодействия техническим средствам взлома и нарушения работы системы. На системном уровне целесообразно различать большие информационные системы из класса конечных автоматов, и сложные синергетические, человеко - машинные территориальные информационные системы (ТИС) для органов власти и управления, которые становятся частью социумной системы, для последних систем принципиальное значение имеет семантическая структура данных, отображаемых документами.

Второй круг вопросов касается собственно систем документооборота и делопроизводства. Особенность таких систем состоит  в том, что они являются отражением органов власти и управления (учреждений), которые по свой сути сами являются информационным системами хотя исходно и не компьютерными. Эта особенность особенно заметна для органов местного самоуправления муниципального уровня. В таких системах основным предметом деятельности является документ, который является носителем информационных ресурсов, и поручения по документу, которые также относятся к информационным ресурсам и являются отражением деятельности учреждения. Таким образом, в системах электронного делопроизводства и документооборота необходимо создать все условия для пополнения информационных ресурсов территории, существующих в электронном виде за счет автоматизации работы при подготовке и учете документов. При подготовке исходящих писем или при учете входящих документов нужно формировать реестры предприятий, организаций, учреждений и физических лиц как отдельные объекты учета или использовать данные об этих объектах учета из других регистрационно - учетных информационных систем. В ходе подготовки постановлений, распоряжений по аренде недвижимости, по передаче с баланса на баланс, по землепользованию, по выделению муниципального жилья, по приему в эксплуатацию жилых и нежилых зданий и сооружений - то есть при подготовке документов в соответствии с предметами ведения органов власти, нужно либо заново формировать либо использовать готовые базы данных по этим объектам. При этом для обеспечения достоверности самого готовящегося документа желательно автоматизировать перенос в него данных об объектах, которые должны формироваться в рамках ТИС. При подготовке различных отчетов, статистических форм, при ответах за запросы вышестоящих организаций, при формировании инвестиционных паспортов территории или при составлении прогнозов социально - экономического развития нужно использовать все информационные ресурсы территории - первичные данные и только на основе их обработки, осуществляемой с привлечением компьютерных технологий, формировать цифры в сводки и отчеты. При этом именно муниципальные образования как держатели актуальных первичных информационных ресурсов о территории, могут воспользоваться такой возможностью в полной мере. Только так можно достичь объективного понимания состояния территории и соответственно для управления использовать реальные цифры. Соответственно система делопроизводства и документооборота обязательно должна быть частью итерированной территориальной информационной системы территории.

Следующий аспект связан с учетом поручений, выдаваемых по документу. Учет поручений обычно связывают с задачей исполнительской дисциплины, с реализацией функции напоминаний о документах, порученных исполнителям. Однако рассматривая поручения как фрагмент информационного ресурса, можно предложить новые возможности по совершенствованию управления территорией. Поручение есть объект, объединяющий исполнителя, как самостоятельный объект, исходный документ, действие исполнителя и сроки исполнения этого действия возможно новый документ, подготовленный в результате поручения, как новый объект. Включение исполнителя в качестве самостоятельного объекта автоматически объединяет задачу делопроизводства и управления кадрами.

Для большинства документов можно  указать порождающий документ, например исходящий ответ готовится на входящий запрос, постановление готовится на решение думы или на обращение заявителя. Тогда учитывая связи между документами и поручениями можно строить самые разнообразные цепочки, отражающие деятельность органов управления. Анализ таких цепочек информации о движении документов и поручений позволяет выявить реальную нагрузку на разные подразделения. Появляется возможность анализировать результативность управления.

В качестве примеров. Очень часто  возникает следующая цепочка. Поступает  обращение гражданина, например с  жалобой. Это обращение фиксируется как документ. По этому документу дается поручение - "такому-то, прошу переговорить", это поручение может породить цепь аналогичных поручений другим сотрудникам. Информационная система может успешно рассчитать загрузку исполнителей, человеко-дни на выполнение поручений, дни задержки, формировать напоминания. Но в результате эта цепочка заканчивается формулировкой в карточке документа: "гражданину разъяснено". То есть, по сути проведена объемная административная работа, дано много поручений а результата нет. Если информационная система делопроизводства и документооборота позволит строить цепочки событий по документу и оценивать их конечную результативность, а также позволит формировать статистический результат, оценивая долю не результативных цепочек в общем круге документооборота, то такая информация может стать реальным стимулом для руководителя о пересмотре организации работы в учреждении. Другой пример. Нижестоящая организация поднимает какой-то вопрос перед вышестоящей. По этому письму даются поручения. Возникает переписка по этому вопросу с другими нижестоящими организациями, им шлют запросу, там дают поручения и готовят ответы. В результате собирают совещание на котором осуждают вопрос, заостряют проблемы но в решении совещания рекомендуется создать рабочую группу для подготовки какого -то общего решения .На этом зачастую продвижение вопроса останавливается, так как нет главных указаний - кто должен организовать, и на основе каких ресурсов такая рабочая группа будет функционировать. К сожалению, так обрывается большинство цепочек по проблемам общего, государственного или местного значения, за которыми не стоит конкретный интерес бизнеса или индивидуального карьерного роста.

Для того, чтобы строить цепочки  событий и поручений по документам и выявлять те из них, которые неэффективны, нужно не только определенным образом организовать данные в системе электронного документооборота, но не менее важно сформировать правильную систему словарей и классификаторов, в том числе для учета содержания резолюции и результата исполнения поручений. Кроме того, важно, чтобы учетная модель данных в электронных системах документооборота разных уровней была бы стандартизована с тем, чтобы можно было бы прослеживать цепочку от поручения вышестоящего органа до поручений, сформированных нижестоящими органам во исполнении первого. При этом, если модели и структуры данных будут стандартизованы то такой контроль можно было бы осуществлять на сети взаимодействующих на территории информационных узлов в автоматическом режиме (при решении проблем управления доступом). Такая технология была бы мощным стимулом для усиления контроля за исполнительской дисциплиной нижестоящих органов. Рассмотрим пример. Администрация муниципального образования районного уровня выпустило Постановление, пусть об уборке территории. Это Постановление поступает в администрации сельских округов и в предприятия ЖКХ, где должны обеспечить его выполнение. Если на верхнем и на низовых уровнях используется система делопроизводства единой архитектуры, то данные о поручениях, выданных в низовых уровнях во исполнение Постановления района и данные об их исполнении попадут в базы данных систем делопроизводства нижнего уровня. Из этих баз данных (при соблюдении принципов управления доступом) районная система сможет извлечь информацию и до получения официальных отчетов по выполнению Постановления увидеть реальную картину на основе первичной информации.

Тематический классификатор документов используется в большинстве систем электронного делопроизводства и отражает характер информации в документе. В таких классификаторах, например, "жалоба на содержание жилого фонда" и "заключение договоров по содержанию жилого фонда" являются разными позициями. Результирующий классификатор для предметов ведения муниципального образования может при этом насчитывать 300 - 500 позиций. Если проводить статистический анализ содержания документов на основании такого классификатора, то распределение по тематикам, за редким исключением, будет достаточно равномерным и полученная статистика оказывается малопоказательной. С другой стороны, выше говорилось, что документ является носителем информации об объектах и субъектах территории, о событиях, процессах явлениях на территории. Такой взгляд особенно ярко проявляется при рассмотрении писем-жалоб населения. Письма, жалобы и обращения граждан является носителями данных о явлениях и событиях не территории, которые требуют внимания властей. Анализ этих документов является мощной формой оперативного наблюдения территории, является источником для постановки и решения действительно актуальных проблем территориального управления.

Для классификации тем документов нужно перейти от использования  одного классификатора тем к использованию  трех независимых классификаторов. Всякое событие является отражением какого-то явления на территории с указанием модальности этого явления и субъекта (или субъектов) явления. Явлениями являются различные типы событий, процессов на территории, связанным с деятельностью населения и органов власти. Явлениями можно считать: "содержание жилого фонда", "строительство жилья", "землепользование", "торговля и общественное питания", "обеспечение лекарствами". Для описания всего множества типов явлений целесообразно использовать многоуровневый классификатор. Опыт показывает, что достаточно использовать трехуровневый классификатор.

Любое событие - это проявление того или иного явления применительно  к конкретным субъектам события. Характер этого проявления является самостоятельной классификационной  категорией и выражается через модальность явления (жалоба, инициатива, деловая операция, обращение за помощью и т.д.). В приведенных выше примерах, по тематику документов по жилому фонду можно классифицировать как принадлежащие к оному типу явления - "содержание жилого фонда" но имеющие разную модальность - "жалоба" и "деловая операция".

Для полноты описания нужен еще  один независимый классификационный  признак. Это тип субъекта события. То есть от кого жалоба, с субъектом  какого типа (отрасли) заключен договор, в отношении проблемы какого типа принято постановление.

При использовании такой трехэлементной схемы классификации содержания документа появляется много дополнительных возможностей для анализа территории и для постановки управленческих задач. Например, можно анализировать  документы только в разрезе модальности. На основе всей совокупности видов явлений можно построить тематическую карту управления территорией, которая будут особенно полезной для управления в муниципальных образованиях. Каждое явление в классификаторе по сути это задача управления, предмет ведения администрацией. Если построить таблицу, в которой будет содержаться весь перечень явлений и для каждого явления будет указано, сколько документов, каких типов поступало или было принято, сколько было дано поручений и какова статистика модальности, то такая таблица будет характеризовать эффективность управленческой деятельности администрации. Например, если для какого-то явления доминируют жалобы населения и нет никаких распорядительных документов, то значит важный для территории вопрос оказался вне поля деятельности администрации.

Для повышения эффективности и  объективности такой схемы проблемно - событийного мониторинга нужно  учесть психологические особенности  населения в отношении власти. Как правило люди обращаются с  тем, чтобы что - получить или в крайних случаях за защитой (это доминирующая мотивация жалоб). При этом многие реальные проблемы, которые население видит, обсуждает и строит свое отношение к администрации, остаются вне документированной фиксации. Для того, чтобы повысить эффективность событийного мониторинга, нужно формировать базу данных по выступлениям прессы. Всякое выступление СМИ и прессы это отражение одного или нескольких событий, модель описания которых в принципе та же что для обращений, заявлений. То есть в системе делопроизводства можно создать специальную группу учета данных, назвав ее донесения или "дайджест". Также нужно создать условия для более эффективного изъявления настроений населения. Для этого можно проводить собрания, где заслушиваются мнения и выступления граждан, или использовать Интернет - технологии. Текстовая часть каждого выступления или Интернет - сообщения классифицируется по общим принципам. Для удобства доступа граждан можно использовать пункты коллективного доступа в Интернет (почта, поликлиника, школа, "собес") или создавать выездные группы опроса.

Таким образом, системы электронного документооборота и делопроизводства могут стать мощным фактором повышения  эффективности управления территориями. Для этого такие системы должны быть частью интегрированной территориальной информационной системы. Документы нужно рассматривать как носители информационных ресурсов, а делопроизводство -как дополнительный источник информационного ресурса. Аналитические функции таких систем должны быть как можно более развитыми, для того, чтобы системы делопроизводства стали бы центрами проблемно - событийного мониторинга территории. Явно недостаточно ограничиваться только функциями учета документов и контроля исполнительской дисциплины. В системах делопроизводства, установленных в органах власти разных уровней, нужно использовать единые семантические стандарты для представления данных и единые системы классификации и кодирования информации, что позволит существенно расширить возможности контроля и повышения эффективности управления н сети информационно взаимодействующих органов власти, действующих на территории.

При проектировании системы электронного документооборота и делопроизводства для органов власти и управления вначале нужно решить все поставленные общесистемные вопросы по функциям совершенствования управления на основе такой системы и уже потом выбирать программную и системную платформу для реализации проекта, исходя из реальной информационной нагрузки, из объемов и интенсивности потоков данных, с тем, чтобы в результата оптимизировать соотношение "эффективность - стоимость". И здесь общепринятое (например, "только Oracle - это лучше") может оказаться не самым эффективным.