Информационно-справочные документы

    Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы (см. приложение №11).

    Подготовка  отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления заключения [4].

    Обязательными реквизитами отзыва являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати (при составлении отзыва на стандартном листе бумаги).

    Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований (см. приложение №12).

    Оформляется на общем бланке. Форма перечня, как правило, табличная. Но в ряде случаев его составляют и не в табличной форме (в этом случае он может иметь разделы).

    Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.

    Датой перечня является дата его составления, если он не имеет грифа утверждения, или дата утверждения, если он имеет  этот реквизит [4].

    Обязательными реквизитами перечня являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.

    Список – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

    Список  является сопутствующим, пояснительным  документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.).

    Отдельные разновидности списков требуют  утверждения (список приглашенных, список на рассылку и др.).

    Оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги.

    Датой списка является дата его подписания исполнителем или дата утверждения [4].

    В заголовке к тексту указывается разновидность списка. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме.

    Список  подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости  – руководителем.

    Обязательными реквизитами списка являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.

    Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями [1].

    К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями  – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

    Информационный  обмен с помощью переписки  следует использовать только в том  случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

    Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных  органов до обращений граждан и типовых заявок.

    Содержанием переписки могут быть: запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.

    В настоящее время все большее  место в переписке отводится  автоматизированным информационным и  телекоммуникационным системам передачи данных.

    В соответствии с законодательством  юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с  помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может  подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования [7].

    Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной  почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходимый в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п.