Информационно-справочные документы

    Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись.

    Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

    Протокол  отражает деятельность по совместному  принятию решений коллегиальным  органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых  в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

    Обязательному протоколированию подлежат заседания  постоянно действующих и временных  коллегиальных органов (коллегии федеральных  органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.) [1].

    Протоколы составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов  докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов [5].

    Протокол  ведет секретарь или другое назначенное  лицо. За правильность записей в  протоколе отвечают председатель и  секретарь, ведущие заседание [4].

    Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение [5].

    Решение о том, какую форму протокола  вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

    Заголовком  протокола служит название вида коллегиальной  деятельности (заседание, собрание и  т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания  аттестационной комиссии...; протокол общего собрания акционеров...).

    Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной (см. приложение №7).

    В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

    Если  количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

    Присутствовали: 25 чел. (список прилагается) [5].

    Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева  от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга [6].

    Вводная часть протокола заканчивается  повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных  в порядке их значимости, с указанием  докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О", "Об", печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами [5].

    Не  рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".

    Основная  часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

    Текст каждого раздела строится по схеме:

    СЛУШАЛИ:...

    ВЫСТУПИЛИ:...

    ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):...

    В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся фамилия  и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается".

    В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются  фамилии и инициалы лиц, выступивших  в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

    В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется  кратко, точно, лаконично во избежание  двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании [1]. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

    Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом [6].

    Содержание  особого мнения, высказанного во время  обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

    Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.

    Список  отделяется от основной части протокола  сплошной чертой.

    В основной части протокола указывается  номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение [5].

    Примеры оформления полного и краткого протокола приводятся в приложении 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.

    Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

    Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Например: 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010 [4].

    Протоколам  присваиваются порядковые номера в  пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

    Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.

    Принятые  решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые  оформляются на соответствующем  бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства [5].

    Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

    Выписка из протокола воспроизводит все  реквизиты бланка, вводную часть  текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет [2].

    Протокол  оформляется на общем бланке организации  с указанием наименования вида документа  – "ПРОТОКОЛ", на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа) или на стандартном листе бумаги формата А4.

    Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

    Нормативными  правовыми актами могут устанавливаться  дополнительные требования к некоторым  видам протоколов, которые необходимо учитывать при их составлении  и оформлении.

    Например, при составлении протоколов заседаний  совета директоров (наблюдательного  совета) акционерного общества должны учитываться требования, установленные  следующими нормативными правовыми  актами:

• Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах";
• Кодекс корпоративного поведения, одобренный на заседании Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2001 г. (протокол № 49), рекомендованный к применению распоряжением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 31 мая 2002 г. № 17/пс.

    Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события [3].

    В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты  и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

    Акты  отличаются широким разнообразием  по своему назначению и содержанию:

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
• испытаний (образцов, систем, технологий);
• выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
• передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
• нарушения установленных правил;
• ревизии, инвентаризации;
• расследования аварий, несчастных случаев;
• ликвидации организации и т.д [4].

    Акты  составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

    Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и  объективное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения [1].