Дата  подписания телеграммы должна соответствовать  дате ее отправления.

     В совместных телеграммах, принадлежащих  нескольким отправителям, печатями заверяют каждую подпись.

     При отправке телеграмм в счет внесенного аванса на ней должна стоять специальная  авансовая печать или отметка  о номере авансового счета.

     Телеграмму печатают на чистом листе бумаги ли на бланке в трех экземплярах на одной стороне листа (первый экземпляр передают на телеграф, второй подшивают в дело канцелярии, третий передают в бухгалтерию).

     При наличии телетайпа телеграмму оформляют  в двух экземплярах и в бухгалтерию не передают.

     Верхнюю часть телеграммы (над чертой) печатают крупным шрифтов (кроме знаков препинания), через два интервала. Каждый реквизит (адресат, текст, подпись) начинают с  новой строки без абзаца. Адресат  от текста отделяют 3-4 интервалами. Переносы слов и исправления не допускаются.

     Текст под чертой печатают обычным шрифтом. Телеграмма, адресуемая в разные пункты назначения, имеет свои особенности  оформления. Отправитель сдает на телеграф столько экземпляров, сколько  пунктов назначения имеется. На каждом экземпляре в реквизите «адресат» указывают только один из пунктов назначения, остальные указывают в тексте телеграммы.

     Международные телеграммы. Международные телеграммы печатают на русском языке и латинским шрифтом. Текст оформляют аналогично простой телеграмме. Адрес включает: отметку о категории, наименование адресата, название пункта или страны назначения. Текст подписывает руководитель. Его подпись заверяют печатью. Под чертой указывают: номер, дату, фамилию исполнителя, номер служебного телефона.

     Телефонограмма. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста – по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

     Рекомендации  для передачи телефонограммы:

     - передавать только краткую и  срочную информацию;

     - проверять правильность записи  повторным чтением;

     - не передавать сложные тексты (текст должен содержать не более 50 слов);

     - не использовать трудно выговариваемые  и редкие слова;

     - записывать их в специальный журнал, или оформлять на пишущей машине с последующей регистрацией (применять специальные бланки целесообразно при значительном объеме телефонограмм). Если телефонограмму передают нескольким адресатам, то к ней прилагают список учреждений и адресатов и номера телефонов, по которым ее передают.

     Принимающие телефонограмму несут ответственность  за правильность записи (передачи) содержания, направления на исполнение.

     Телефонограмму  составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.

     После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или  должностному лицу-исполнителю.

     Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.

 

      Заключение

 

     Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

     Управление  предприятием неизбежно требует  создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

     Так, коллегиальная деятельность учредителей  предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

     Именно  документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая  юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

     Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

 

      Список литературы

 

1. Андреева  В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2009, 224 с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2009, 187 с.
3. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008, 76 с.
4. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2010, 271 с.
5. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2009, 208 с.
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2009, 818 с.
7. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. — М.: ИМПЭ, 2008, 96 с.
8. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008, 288 с.
9. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 2008, 572 с.
10. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 2008, 85 с.

 

     Приложение 1

 

     Образец акта 

     Наименование      УТВЕРЖДАЮ

     организации      Руководитель

     АКТ                организации

     ______№_____    Личная                 Расшифровка

     О____________    подпись                 подписи

     Москва                         Дата 
 

     Основание  

     Составлен комиссией:

     Председатель: ________________________________________________

     (должность,  фамилия, инициалы)

     Члены комиссии:

     1. ___________________________________________________________

     (должность,  фамилия, инициалы)

     ТЕКСТ

     _______________________________________________________________________________________________________________________________

     Составлен в _____________ экземплярах:

     1-й  экз. — куда, кому

     2-й  экз. — . . .

     3-й  экз. — . . .

     Председатель  комиссии  подпись расшифровка подписи

     Члены комиссии    подписи расшифровки подписей

     С актом ознакомлены:

     должности   подписи даты  расшифровки подписей

     В дело 00-00

     Подпись         Дата

 

      Приложение 2 

     Образец протокола

     Наименование организации

ПРОТОКОЛ № 00

     производственного совещания

     Талица         «__»______2010г. 

     Председатель  — Алемасова Е.С..

     Секретарь — Денисевич Л.Б..

     Присутствовали: должности, фамилии, инициалы

     Приглашенные: должности, фамилии, инициалы  

     ПОВЕСТКА  ДНЯ

      Об  итогах работы УСЗН за I квартал 2011 г. 

     Доклад  зам. начальника Берсеневой М.В.

     _____________________________________________________________ 

     ПОСТАНОВИЛИ:

     1.1. Утвердить . . .

     1.2. Принять . . . 

     Председатель   подпись   Е.С. Алемасова

     Секретарь             подпись     Л.Б. Денисевич

     В дело 00-00

     Подпись           Дата