Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российский государственный профессионально-педагогический университет»

Институт  социологии и права  
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

по курсу  «Документоведение и делопроизводство» 

На тему: «Информационно-справочные документы: состав, особенности оформления» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Екатеринбург

2011 
 

     СОДЕРЖАНИЕ 

Введение…………………………………………………………………………4

1. Акт…………………………………………………………………………5
2. Протокол…………………………………………………………………..6
3. Докладная записка……………………………………………………..…9
4. Письмо…………………………………………………………………...10
5. Справка…………………………………………………………………..13
6. Телеграмма……………………………………………………………....14

Заключение……………………………………………………………………..19

Список  литературы…………………………………………………………….20

Приложение  № 1…………………………………………………………….....21

Приложение  № 2…………………………………………………………….…22 

 

      Введение 

     Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление  деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.

     Можно без преувеличения сказать, что  качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных  лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

     Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

     К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и  объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

     Определим, что целью данного реферата является глубокое и всесторонне изучение справочно-информационных документов, используемых в деятельности предприятия.

 

      1. Акт

 

     Акт – справочно-информационный документ.

     Составляется  группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.).

     Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

     Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).

     Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции  которого относится содержание акта.

     Акт может иметь гриф согласования.

     Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

     Во  вводной части указывают основание  для составления акта, перечисляют  лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

     В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

     При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.

     В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или  практической необходимостью, место  нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

     Акт подписывают все лица, принимавшие  участие в его составлении (должности  не указывают).

     С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они  касаются. При этом проставляют согласующую  отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).

     При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

     Акты  оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

     Реквизиты отделяют друг от друга 1, 5-3 интервалами.

     Образец акта представлен в приложении 1.

     2. Протокол

 

     Протокол  – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

     Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.

     Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

     Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

     Постоянная  информация связана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.

     К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря  и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора.

     Фамилии членов коллегиального органа располагают  в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее  количество и рядом в скобках  – регистрационный лист прилагается.

     К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок  их оформления такой же, как и  членов коллегиального органа.

     Вводная часть протокола заканчивается  повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

     Основная  часть протокола строится по схеме: слушали - выступили – постановили (решили), причем для каждого вопроса  по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут  прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препирания (открытая пунктуация).

     Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер  вопроса в повестке дня, если обсуждают  несколько вопросов.

     С красной строки пишут инициалы и  фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст документа представлен докладчиком или стенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: «Доклад прилагается».

     После слова ВЫСТУПИЛИ с красной  строки пишут инициалы Ии фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать название должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю…», от третьего лица – «Петров сказал, что…», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено…».

     Если  выступающий предоставляет текст  выступления, то после тире указывают  – «Выступление прилагается».

     Вопросы и ответы фиксируют в разделе  ВЫСТУПИЛИ. Слова – вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию  выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

     Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словами ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора – левое поле).

     Постановляющую  часть строят по схеме: действие –  исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное  подразделение или конкретное должностное  лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

     Протокол  может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь  ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

     При выборах в протоколе указывают  результаты голосования по каждой кандидатуре.

     Если  к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола – Заседание… стенографируется. Стенограмма прилагается.

     Протокол  подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью  его выступления и получает подпись  выступающего, согласно с записью  своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.

     Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания.

     Номер протокола – порядковый номер, который проставляется в течение календарного года.

     Образец протокола представлен в приложении 2.

     3. Докладная записка

 

     Докладная записка – документ информационно-справочного  характера. Может содержать изложение  какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

     В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

     В зависимости от адресата докладные  записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

     Внутренние  записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата  А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

     Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4, подписывает их руководитель организации.

     Датой документа считается дата ее подписания.

     Докладная записка может быть составлена как  по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.