Информационно справочная документация

В реквизит «Адресат»  может входить и почтовый адрес  организации.

При отправлении  письма частному лицу вначале пишут  адрес, фамилию, инициалы (или имя, отчество полностью).

Элементы реквизита  «Адресат» отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами.

Адресуя письмо нескольким получателям, адрес основной организации пишут первым, затем  указывают остальные. Если документ направляют более чем в четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат, которому направляют конкретный экземпляр.

Письмо может  быть адресовано однородным организациям. В этом случае адрес указывают  обобщенно.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с  документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме, только если они  взаимосвязаны.

Факт, события  излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической  силы.

Текст письма состоит  из вводной и основной частей.

Во вводной  части указываются причины, послужившие  основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы  и т.д.

В основной части  письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.д. Письмо может  состоять только из основной части (например: просим выделить четыре машины для  обслуживания гостей фестиваля).

Все логические элементы письма выделяют абзацами. В  тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.

Текст, как правило, излагается: от третьего лица единственного  числа – «Организация сообщает…», от третьего числа единственного  числа – «Администрация и сотрудники УЗСН приглашает…», от первого лица единственного числа – «Прошу…», от первого лица множественного числа – «Просим…».

Письмо оформляют  в двух экземплярах (факс в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй – направляют в дело.

К тексту письма могут прилагаться документы. В  этом случае после текста (через 1,5-2 интервала) пишут слово ПРИЛОЖЕНИЕ (от начального поля, с большой буквы).

Текст приложения пишут столбиком через 1 интервал. Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами, отделяя друг от друга двумя интервалами. Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными  лицами. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается в организации. Виза состоит из следующих элементов: название должности (от поля), личная подпись (от левого поля), расшифровка подписи (инициалы, фамилия – 2-е положение табулятора или 16 печатных знаков от левого поля ). Элементы визы отделяю друг от друга 1,5-2 интервалами.

На входящих письмах ставят отметку о поступлении  в организацию и резолюцию  руководителя.

Отметка о поступлении  документа в организацию состоит  из следующих элементов: дата поступления, порядковый регистрационный номер. Проставляют отметку в правом нижнем углу документа.

Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания  резолюции. Если исполнителей документа  несколько, их перечисляют. Ответственным  за исполнение считается тот, чья  фамилия указана первой. Резолюцию  пишут между реквизитами «Адресат»  и «Текст» или на любом свободном  месте лицевой стороны документа.

Письма подписывают  руководители организаций, структурных  подразделений. Реквизит «Подпись»  имеет следующие элементы: наименование должности, подписывающего документ, подпись и Ф.И.О.

При подписании письма несколькими должностными лицами, подписи располагаю друг под другом в соответствии с занимаемой должностью.

5. Справка

Справка – документ, подтверждающий  какие-либо факты  или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации.

Справки составляют по указанию вышестоящей организации  или руководителя организации для  информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их предоставляют в установленные  сроки. Текст такой справки состоит  из двух частей.

В первой части  справки излагаются факты, послужившие  поводом к написанию, во второй –  приводятся конкретные данные.

Выводов и приложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.

В справке фиксируют  сведения об определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые прилагаются сведения, приведенные в документе.

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует  тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться  таблицы.

Справки, составленные для руководителя организации,  подписывает  составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает  руководитель учреждения.

Справки, выходящие  за пределы учреждения, оформляют  на  общем бланке формата А4, а внутренние на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами.

Датой справки  является дата ее подписания.

Адресат оформляют, как и на других документах, но не указывают адрес.

2. Справки, удостоверяющие  юридические факты: подтверждение  места работы, учебы, занимаемой  должности, места проживания и  т.д. Их выдают по запросам  заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневно составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяются унифицированные трафаретные бланки А5.

Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен на вторую часть текста. Текст документа  начинается с указания фамилии, имени  и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается  название организации, куда она предоставляется.

Переменные и  недостающие данные могут быть вписаны  в трафаретную форму справки  от руки или на пишущей машине.

В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов – «настоящая справка»,  «действительно учится».

Текст заверяют подписью и печатью.

6. Телеграмма

Телеграмма –  документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение.

Телеграммы могут  быть посланы с несколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом – в разные пункты. Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке и т.д.

Телеграмму строят из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую часть (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

Первая часть  телеграммы содержит следующие реквизиты:

• Отметку о категории или особом виде телеграммы (при необходимости);
• Адресат;
• Текст;
• Фамилия должностного лица, подписывающего телеграмму (сокращенное или условное, если они неизвестны адресату).

Вторая часть  реквизитов содержит следующие реквизиты:

• Наименование организации-отправителя телеграммы (с указанием адреса);
• Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит (указание должности);
• Печать;
• Дата.

По срочности  доставки адресату телеграммы подразделяются на: правительственные, срочные, международные, обыкновенные. На обыкновенных телеграммах категорию не указывают.

При указании адреса в телеграммах, как правило,  пишут  сокращенный (телеграфный) адрес получателя.  Если ранее он не был известен. Только в первый раз адрес указывается  полностью.  Может быть указанно условное название адресата, зарегистрированное предприятием связи.

Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк(точка), зпт(запятая), двтч(двоеточие), квч(кавычки). Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер(возможно сокращение НР).

Текст ответных телеграмм надо начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться  номером инициативной телеграммы. Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, т.к. они могут быть  приняты адресатом, как делопроизводственные номера.

Цифровые данные, в том числе даты, в тексте часто  указывают словами, чтобы избежать искажений при передаче.

Обязательно заверяют печатью организации или специальной  печатью «Для телеграмм».

Телеграммы подписываются  руководителем организации или  его заместителями (по принадлежности вопроса).

Дата подписания телеграммы должна соответствовать  дате ее отправления.

В совместных телеграммах, принадлежащих нескольким отправителям, печатями заверяют каждую подпись.

При отправке телеграмм  в счет внесенного аванса на ней  должна стоять специальная авансовая  печать или отметка о номере авансового счета.

Телеграмму печатают на чистом листе бумаге или на бланке в трех экземплярах на одной стороне  листа (первый экземпляр передают на телеграф, второй подшивают в дело канцелярии, третий передают в бухгалтерию).

При наличии  телетайпа телеграмму оформляют  в двух экземплярах и в бухгалтерию  не передают.

Верхнюю часть  телеграммы (над чертой) печатают крупным  шрифтом (кроме знаков препинания), через два интервала. Каждый реквизит (адресат, текст, подпись) начинают с  новой строки без абзаца. Адресат  от текста отделяют 3-4 интервалами. Переносы средств и исправления не допускаются.

Текст под чертой печатают обычным шрифтом. Телеграмма, адресуемая в разные пункты назначения, имеет свои особенности оформления. Отправитель сдает на телеграф столько экземпляров, сколько пунктов назначения имеется. На каждом экземпляре в реквизите «адресат»  указывают только один из пунктов назначения, остальные указывают в тексте телеграммы.

Международные телеграммы печатают на русском языке  и латинским шрифтом. Текст оформляют  аналогично простой телеграмме. Адрес  включает: отметку о категории, наименование адресата, название пункта или страны назначения. Текст подписывает руководитель. Его подпись заверяют печатью. Под  чертой указывают: номер, дату, фамилию  исполнителя, номер служебного телефона.

Телефонограмма  – обобщенное название различных  по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста – по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

Рекомендации  для передачи телефонограммы:

• Передавать только краткую или срочную информацию;
• Проверять правильность передачи повторным чтением;
• Не передавать сложные тексты (текст не должен содержать более 50слов);
• Не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;
• Записывать их в специальный журнал или оформлять на пишущей машинке с последующей регистрацией (применять специальные бланки целесообразно при значительном объеме телефонограмм).

Если телефонограмму передают нескольким адресатам, то к  ней прилагают список учреждений, адресов и номеров телефонов  по которым ее передают.

Принимающие телефонограмму несут ответственность за правильность записи (передачи) содержания, направления  на исполнение.

Телефонограмму  составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.

После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю  или должностному лицу-исполнителю.

Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма  считается переданной, если получателем  подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.