Документы по личному составу

 

     Каждое  дело формируется в отдельной  папке, на обложке которой делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу. 

     В личное дело рекомендуется включать документы в следующей последовательности:

• внутренняя опись документов дела;
• дополнения к анкете;
• заявление о приеме на работу;
• анкета с фотокарточкой;
• трудовой договор;
• приказ по приеме на работу (копия);
• документы об образовании (копия);
• характеристики и рекомендательные письма.

 

     Личное  дело ведут в одном экземпляре, любое внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.

     Листы внутренней описи документов личного  дела нумеруют отдельно.

Рис.3. Примерная форма внутренней описи:

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ Документы дела №_____________ № п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов дела Примечание                           Итого_______________________________документов                                             (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи_________________________________________                                                                                                                                            (цифрами и прописью)  Наименование  должности                    _________________________________________ лица, составившего опись                             Личная подпись                                 Расшифровка подписи  Дата

 

Лист-заверитель служит для учета количеств листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния. Все изменения в составе личного дела отмечают в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ. Завершительную надпись пишут только на листе-заверителе, а не на обложке дела или обороте листа последнего документа.

Рис.4. Примерная  форма листа-заверителя:

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_________________ В дело подшито (вложено) и пронумеровано_____________листов (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы__________________________________________________; пропущенные номера______________________+листов внутренней описи_____________. Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2         Наименование  должности                    _________________________________________ лица, составившего опись                             Личная подпись                                 Расшифровка подписи  Дата

 

Автобиография

Автобиография – документ, в котором описаны  этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в произвольной форме, в одном экземпляре в хронологическом порядке. 

Реквизиты АВТОБИОГРАФИИ

• наименование вида документа – АВТОБИОГРАФИЯ;
• текст;
• дата, подпись и ее расшифровка.

В тексте автобиографии должны присутствовать следующие данные: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес. 

Резюме

Резюме являет собой документ, содержащий сведения биографического характера, которые  представляет лицо при трудоустройстве. 

Реквизиты РЕЗЮМЕ:

• наименование вида документа – РЕЗЮМЕ;
• дата;
• фамилия, имя, отчество;
• почтовый адрес претендента;
• телефон;
• текст;
• подпись.

 

Текст излагается по разделам:

• цель резюме – место, на которое претендует составитель;
• образование
• трудовая деятельность
• специальные знания
• семейное положение

 

Текст резюме не должен превышать двух страниц. 

Характеристики

Характеристика  – документ, который содержит описание характерных и отличительных  черт работника и отражает мнение администрации о нем. 

Характеристику  оформляют на стандартном листе  бумаги в произвольной форме. 

Реквизиты ХАРАКТЕРИСТИКИ:

• наименование вида документа – ХАРАКТЕРИСТИКА;
• текст;
• подпись;
• дата;
• печать.

 

     Текст характеристики обычно состоит из двух частей – вводной (указывают имя, фамилию, отчество, год рождения, образование, стаж работы, структурное подразделение  и т.д.) и основной (описывают деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, отношения с сотрудниками и т.д.).

     Завершающая фраза – «Характеристика выдана для предоставления….» 

     Характеристику  подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий  специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяют печатью.

     Характеристику  составляют в двух экземплярах. 

Личный  листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров представляет собой  анкету – перечень вопросов о биографии  работника, образовании трудовой деятельности, семейного положения и т.д.

Ответы должны даваться полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании  личных документов.

В графе «Образование»  необходимо указывать «высшее», «незаконченное высшее», «средне специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» согласно документу об образовании работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности»  указывают сведения о работе в  соответствии с рудовой книжкой. Здесь же указывают на перерывы в  работе и их причину – учеба, болезнь, иждивение, отпуск.

В графе «Семейное  положение» указывают сведения: женат (замужем), вдовец (вдова), холост (не замужем), перечисляют членов семьи (мать, жена, дети и т.д.). Также указывают фамилию, имя, отчество, год рождения и чем занимается каждый член семьи. 

Анкета

Анкета представляет собой аналогичную форму «Личного листка по учету кадров» и содержит те же графы. В анкету можно вносить  дополнительные сведения. Анкета заполняется  в одном экземпляре. К ней прилагаются  копии документов об образовании, ученой стегни и т.д., заверенные подписью и печатью, а также фотографию.

Рис.5. Примерная  форма анкеты:

АНКЕТА  ДЛЯ ПОСТУПЛЕНИЯ НА РАБОТУ  Фамилия, имя, отчество _____________________________________________ ____________________________________________________________________ Дата рождения _______________  Возраст ____________   Место для фотографии   Гражданство _______________________________________               Семейное положение ________________________________    Состав семьи  ______________________________________    ___________________________________________________    Водительские  права (категория) ____________________    Домашний тел. __________________  Рабочий тел. _____________________ Домашний адрес _____________________________________________________ Настоящее место  работы _____________________________________________ Длительность _____________  Должность ______________________________ Содержание деятельности ____________________________________________ Ваши пожелания по работе: Должность __________________________________________________________ Оплата _____________________________________________________________ Условия труда ______________________________________________________ Дополнительные  пожелания ___________________________________________ В какой области  Вы считаете себя хорошим специалистом? _____________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________  ОБРАЗОВАНИЕ:  Высшее образование Учебное заведение __________________________________________________ Факультет __________________________________________________________ Период обучения  с _________ по _________  Длительность ____________ Форма обучения _____________________________________________________ Специальность ______________________________________________________ Квалификация  по диплому ____________________________________________ Второе высшее образование Учебное заведение __________________________________________________ Факультет __________________________________________________________ Период обучения  с _________ по _________  Длительность ____________ Форма обучения _____________________________________________________ Специальность ______________________________________________________ Квалификация  по диплому ____________________________________________ Другое   образование   (среднее   специальное,    курсы,   семинары, стажировки и  др.) __________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________  ИСТОРИЯ КАРЬЕРЫ:  Укажите,  пожалуйста,  наиболее  значимые  для   Вашей  квалификации места работы: Организация ________________________________________________________ Период работы  с _________ по _________  Длительность ______________ Должность __________________________________________________________ Содержание деятельности ____________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Заработная плата ___________________________________________________ Причина ухода ______________________________________________________ Организация ________________________________________________________ Период работы  с _________ по _________  Длительность ______________ Должность __________________________________________________________ Содержание деятельности ____________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Заработная плата ___________________________________________________ Причина ухода ______________________________________________________    Дополнительная  информация, которую Вы хотели бы отметить: __________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________  _______________________                        _____________________   (дата заполнения)                                  (подпись)

 
 
 

Дополнение  к личному листку

Дополнение к  личному листку несет в себе сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). Данный документ имеет табличную форму, в нем указываю фамилию, имя, отчество работника и два раздела.

Первый раздел «Дополнения к личному листку» фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это.

Второй раздел «Дополнения к личному листку»  фиксирует изменения в образовании, изучение иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждение, участие в выборных органах власти, повышение квалификации.

Обязательным  реквизитом «Дополнения к личному  листку» является отметка о проведении проверки наличия и состояния  личного дела. Отметку пишут на оборотной стороне листка. Она состоит из надписи «Личное дело проверено», даты и подписи. 
 
 
 

Список  литературы 

Л.В. Павлюк, Т.И. Киселева, М.Ф.Воронина, Н.И. Воробьев. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работе на компьютере. 2006 год. 

Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР-издат, 2004. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         

ОАО «Тайгерс» Отдел логистики		Генеральному  директору Полосатикову  П.Ю.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА  19.02.2008 Санкт-Петербург Об аварийной  ситуации  В связи  с износом сантехнического оборудования в офисе произошла аварийная  ситуация, для устранения которой  работа сотрудников была прекращена на 3 часа.  Начальник отдела логистики                                  _____________________        Торова М.А                                                                                          (личная подпись)