Документы по личному составу

   - устанавливаемый оклад;

   - вид перевода (например, постоянно);

   - длительность, в случае временного  перевода;

   - в качестве основания приводят  Изменение №______от 00.00.0000 к Трудовому договору №_______от 00.00.0000;

   - при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения. 

   При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении  взыскания - на докладную записку руководителя структурного подразделения. 

   При предоставлении отпуска в приказе следует  указать общее количество рабочих  дней, вид отпуска, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск. 

   При увольнении работника с работы в  приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗоТа  и дату увольнения. Как основание  к приказу (пункту) дают ссылку на заявление  работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.  

   9. Фамилии, имена и отчества пишут  полностью. 

   10. Благодарности и взыскания оформляют  отдельными приказами. 

   11. К тексту приказа по личному  составу предъявляют особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников. 

   4. Заявление

   Заявление – документ, адресованный организации  или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др. 

   Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии, и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты:

• наименование вида документа – ЗАЯВЛЕНИЕ;
• дата;
• адресат (куму направлено);
• от кого направлено;
• текст;
• подпись, расшифровка подписи;
• визы;
• резолюция.

 
 
 
 
 

Заявление о приеме на работу

Заявление о  приеме на работу пишется на листе  бумаги формата А4. Заявление о приеме на работу помещают в личное дело работника. На заявлении ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. 

Заявление о переводе на другую должность

Данное заявление  должно содержать данные о месте перевода. 

Заявления должны содержать в тексте указания на соответствующие  документы  - справку с места  учебы, больничный лист, справку из поликлиники и т.д. Документы представляют вместе с заявлением. 

5. Трудовые книжки 

     Трудовая  книжка является основным документом, подтверждающим рабочий стаж работника. Они ведутся на предприятиях независимо от формы собственности. 

     По  закону запрещается иметь несколько  трудовых книжек. 1 января 2004 года в  действие введены трудовые книжки нового образца, но трудовые книжки ране установленного образца остаются действительны и обмену на новые не подлежат. 

     Лица, поступившие на работу обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку сдать ее в случае приема на работу. Трудовые книжки ведутся  на всех работников, проработавших свыше пяти дней.  

     Впервые заполнение трудовой книжки производится в присутствии работника не позднее  недельного срока со дня приемка  на работу. 

     В трудовую книжку нужно вносить следующие  сведения:

• о работнике: имя, фамилия, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
• о работе: прием, перевод, увольнение;
• о награждениях и поощрениях.

     Все записи в трудовую книжку вносятся не позднее недельного срока после  издания приказа, а при увольнении – в день увольнения.

     Фамилия, имя, отчество работника пишутся  полностью на основании паспорта или свидетельства о рождении. Образование удостоверяют – диплом или аттестат. Запись о незаконченном  образовании подтверждают справкой учебного заведения, зачетной книжкой  или студенческим билетом. Работник организации своей подписью должен заверить правильность внесения сведений и поставить печать. 

Вкладыш к трудовой книжке

Если в трудовой книжке все страницы заполнены, то ее дополняют вкладышем. Вкладыш не действителен без трудовой книжки. При наличии вкладыша на титульном листе трудовой книжки необходимо указать серию и номер вкладыша и поставить штамп «Выдан вкладыш». Вкладыш вшивается в трудовую книжку и ведется в том же порядке, что и сама трудовая книжка. 

Дубликат  трудовой книжки

При потере трудовой книжки или вкладыша работнику в  течении 15 дней обязаны выдать новую  трудовую книжку с надписью в верхнем  углу титульного листа «Дубликат». 

В случае если работник уже имел трудовой стаж, то при заполнении раздела «Сведения о работе» делают запись об общем или непрерывном трудовом стаже работы до поступления на данное предприятие. Общий стаж записывается суммарно. Если трудовая книжка пришла в негодность, то работнику выдается дубликат, а сама трудовая книжка возвращается владельцу с надписью «Взамен выдан дубликат». 

Внесение  изменений в записи трудовой книжки.

Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образовании) производит администрация по последнему месту работы на основании документов, таких как паспорт, свидетельства  о рождении, в браке, образовании и т.д., при этом надо делать ссылку на номер и дату этих документов. Данные изменения пишутся на титульном листе трудовой книжки. Прежние данные зачеркивают одной чертой, а указанные изменения пишутся на первой странице. Ссылки на документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью руководителя или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставят печать организации или отдела кадров. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» зачеркивание неточных записей не разрешается. Для этого после неверной записи в графе 2 пишут о том, что запись под №___ недействительна и изменение в информации, а в графе 4 повторяют дату и номер приказа, запись из которого сделана неверно. В таком же порядке исправляются записи об увольнении и переводе на другую работу. 
 

6. Личные карточки 

     Личная  карточка заполняется на основании  приказа о приеме на работу по формам №Т-2 – для работников фирмы или  №Т2ГС – для государственных  служащих. При приеме на работу научно-педагогического работника дополнительно к форме №Т2 оформляют №Т4. 

     Личные  карточки заполняют на лиц, принятых на работу на основании:

• приказа (распоряжения) о приеме на работу;
• трудовой книжки;
• паспорта;
• военного билета;
• документа об окончании учебного заведения;
• страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• других документов, предусмотренных законодательством;
• при заполнении п.5 «Знание иностранного языка» раздела 1 формы №Т2 указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

 

     При необходимости изменения ведений  о работнике в его личную карточку вносят соответствующие данные, которые  заверяют подписью работника кадровой службы. 

     Для граждан, пребывающих в запасе, основной документ, на основании которого заполняется  раздел II «Сведения о воинском учете», - военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета).

     При этом пункты раздела II «Сведения о воинском учете»:

• п.1 «Категория запаса» на офицеров запаса – не заполняется;
• п.3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения;
• п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение
• п.5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами. А – годные к военной службе, Б – годные к военной службе с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные к военной службе, Г – временно не годные к военной службе.
• п.7 «Состоит на воинском учете» заполняется строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации или военное время.

 

На граждан, подлежащих призыву на военную службу, основной документ, на основании которого заполняются  пункты раздела II «Сведения о воинском учете», - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. При этом не заполняются следующие пункты раздела II «Сведения о воинском учете»:

• п.1 «Категория запаса»;
• п.3 «Состав (профиль)»;
• п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС»
• п.7 «Состоит на воинском учете»

 

В пунктах раздела  II «Сведения о воинском учете:

• п.2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;
• п.5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами. А – годные к военной службе, Б – годные к военной службе с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные к военной службе, Г – временно не годные к военной службе, Д – не годны к военной службе.

 

Личная карточка:

• заводится на всех сотрудников, принятых на работу;
• состоит из вопросов и ответов на них;
• используется для анализа состава и учета движения кадров;
• заполняется в одном экземпляре;
• ставится в алфавитную картотеку работающих.

 

Личную карточку заполняют от руки, на компьютере или  печатной машинке, ответственное за документы по личному составу лицо, после подписания приказа о приеме гражданина на работу. 

Личная карточка заполняется на основании паспорта, документов об образовании, военного билета и т.д. В обязательном порядке  ставится подпись сотрудника и дата заполнения. 

7. Личные дела  

     Личное  дело представляет собой совокупность документов, содержащих необходимые  сведения о работнике и его  трудовом стаже. Личное дело оформляется  после издания приказа о приеме работника на работу. Одними организациями  личные дела заводятся на всех сотрудников, другими – только на руководителей и ведущих специалистов. 

     В начало личного дела помещаются документы, необходимые для приема на работу, также оно может пополняться  другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного  положения и т.д. 

     Статьей 65 ТК РФ определяется перечень необходимых  и достаточных документов, которые  работник должен предъявить работодателю для заключения трудового договора при приеме на работу:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка (исключение – когда работник поступает на работу по совместительству или впервые заключает трудовой договор);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета – для военнообязанных лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или специальной подготовки.