Документооборот

     Правила внутреннего трудового распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

     - организация работы предприятия;

     - взаимные обязанности работников и администрации;

     - предоставление отпусков;

     - командирование сотрудников;

     - внутриобъектный режим.

     Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются  путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируется юристом и утверждается руководителем предприятия. 

2.2. Составление и оформление должностной инструкции: структура текста, состав реквизитов 

     Должностная инструкция работника является одним  из локальных нормативных актов, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Она регламентирует организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность, предъявляемые  к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения  и обеспечивает условия для его  эффективной работы.

     Как нормативно-правовой документ, должностные  инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых споров, производственных конфликтов, например, о необходимости исполнения тех или иных обязанностей, о подчиненности  работника определенному руководителю, для определения правомерности  тех или иных мер дисциплинарных взысканий и тому подобное.

     Должностная инструкция должна находиться в основании иерархии локальных нормативных актов, принимаемых работодателем.

     Должностная инструкция - один из ключевых документов, устанавливающих «правила игры», при  соблюдении которых работники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персоналом. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точное определение круга возможных обязанностей работника отвечает интересам обеих сторон трудового договора.

     Основными целями разработки должностной инструкции являются¹⁰:

     - рациональное разделение труда;

     -   повышение эффективности управленческого труда;

     - создания организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;

     -   регламентация взаимоотношений работника и работодателя;

     -   правильный подбор кадров, их расстановка и использование;

     -   обеспечение объективности и обоснованности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания;

     -   организация оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров;

     -   укрепление трудовой дисциплины;

     -   разрешение трудовых споров.

     -   изучение производительности труда, пересмотр структуры организации.

     Должностная инструкция, определяющая правовое положение, права и обязанности работника  может быть оформлена одним из следующих способов:

     - как самостоятельный документ;

     - как приложение к основному документу.

     Приложением должностная инструкция может быть, например, к трудовому договору работника  или к Положению о структурном  подразделении.

     Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.

     1. Общие положения.

     2. Функции работника.

     3. Должностные обязанности.

     4. Права и полномочия.

     5. Ответственность.

     Некоторые специалисты по кадровому делопроизводству считают необходимым выделить еще  и раздел «Взаимоотношения (связи по должности)»¹¹.

     Раздел "Общие положения". В разделе "Общие положения" указывают:

     - наименование должности в соответствии со штатным расписанием;

     - название структурного подразделения,  в котором сотрудник будет исполнять свои обязанности;

     - подчиненность работника;

     - перечень структурных подразделений  и (или) отдельных должностей  работников, непосредственно подчиненных  ему по службе (если таковые имеются);

     - порядок назначения и освобождения  от должности, порядок замещения  этой должности в период временного  отсутствия работника;

     - уровень образования и дополнительной  профессиональной подготовки работника,  необходимый для выполнения предусмотренных  должностных обязанностей;

     - требования к стажу работы  по специальности;

     - квалификационные требования, предъявляемые  к работнику в отношении специальных  знаний и профессиональных навыков,  а также знаний нормативно-правовых  документов, методических материалов, методов и средств, применяемых  при выполнении должностных обязанностей;

     - организационно-правовые документы,  на основании которых работник  осуществляет служебную деятельность  и реализует свои полномочия.

     Раздел "Функции". Это именно тот раздел должностной инструкции, который  следует заполнять, ориентируясь на конкретную должность на конкретном предприятии. Можно взять основу из типовой инструкции, но главное - обращать внимание на те действия, которые работник будет совершать как постоянно, так и эпизодически, поскольку именно для этого работника и взяли. Если работник не будет справляться, то ссылаться будет необходимо опять-таки на этот раздел инструкции.

     Раздел "Обязанности". Иногда этот раздел объединяют с разделом "Функции", что вполне понятно. Если же работодатель счел нужным написать отдельный раздел, то здесь он определит порядок  исполнения функций, видов работ, отдельных, в том числе разовых, поручений, а также этические профессиональные нормы, обязательные для исполнения в ходе трудовой деятельности. Правительство  РФ принимает типовые кодексы  профессиональной этики для различных  отраслей деятельности. Свой кодекс корпоративной  этики может быть принят в организации  как локальный акт, если только для  этого вида деятельности не принят специальный порядок утверждения  подобных документов.

     Раздел "Права и полномочия". В этом разделе перечислены права работника, а также полномочия в рамках этой должности. Поскольку большая часть  прав работников унифицирована и  подробно расписана в Трудовом кодексе, то в этом разделе инструкции имеет  смысл указать только специфические  права, принадлежащие только работнику, занимающему эту должность.

     Раздел "Ответственность". В настоящем  разделе уместно определить меру ответственности работника перед  организацией, в том числе материальную. Если с работником заключен договор  о полной материальной ответственности, то здесь содержится указание на это.

     Раздел "Взаимосвязи". Если работодатель считает важным урегулировать процесс  взаимодействия сотрудника с другими  отделами, а может быть, и со сторонними организациями, то порядок и условия  можно вынести в отдельный  раздел.

     Внесение  изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового  договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

     Если  инструкция является приложением к  трудовому договору, целесообразно  вносить одновременно изменения  в трудовой договор и должностную  инструкцию путем подготовки дополнительного  соглашения.

     Если  должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при  этом внесение в нее изменений  не влечет за собой необходимость  изменения обязательных условий  трудового договора, удобнее всего  утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив  с ней работника. Должностная  инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых  по просьбе работника может быть ему вручен.

     Пример  должностной инструкции представлен  в Приложении 1. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / С.Л. Кузнецов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
2. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2009. - 592 с.
3. Санкина, Л.В. Правила составления и оформления должностных инструкций // Справочник кадровика. - 2008. - № 2. – C. 36 – 39
4. Системы документации // http://portal.tolgas.ru/edt/ef_eo/edt4399/5.htm