Документооборот

     Вариант № 4 

1. Документооборот. Виды документопотоков. Прием и первичная обработка входящих документов. Контроль исполнения документов 

     Документооборот - это «движение документов с момента  их создания иди получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело»¹.

     Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет. Документооборот  оперирует официальными, т.е. полностью  оформленными документами и, как  правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время  как на практике значительную часть  документооборота организации занимает работа с проектами документов и  пакетами документов, необходимых для  документирования того или иного  управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки  документов.

     В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот  конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как  юридического лица, корпорации с рядом  филиалов, отрасли управления или  государства в целом. Нормативные  акты и методические пособия, в частности  Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают  в качестве базового объекта документооборот  организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого  элемента, обладающего полным набором  технологических процессов и  достаточно простого для описания этих процессов.

     Порядок движения документов в организации  вторичен по отношению к структуре  организации и внутреннему распределению  обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система  организации документооборота не поддается  самостоятельному регулированию и  нормированию.

     Документооборот в организациях состоит из потоков  документов, циркулирующих между  пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных  подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой  и др.

     Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге  к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

     В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются  документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

     Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные  в ней и не предназначенные  к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Их путь начинается у  одних сотрудников - авторов и  заканчивается у других сотрудников  -исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

     Другая  характеристика документооборота - видовой  состав документов, например²:

     - распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;

     - акты и справки проведения вневедомственных проверок;

     - статистическая отчетность;

     - письма-запросы о деятельности организации;

     - письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;

     - материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д.

     Каждый  вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

     Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов.

     Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные  и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов  власти, и другие имеют разные технологии обработки.

     Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб  документационного обеспечения  управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда  руководителей, непосредственно участвующих  в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

     Значительно различаются методы и этапы обработки  документации в зависимости от способа  пересылки, срочности исполнения, степени  ограничения доступа к составу  информации и других параметров, оказывающих  существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

     На  рис. 1 представлена структура первичной  обработки поступлений³.

     

     Рис. 1. Первичная обработка поступлений 

     Экспедиционная  обработка поступающей корреспонденции  достаточно традиционна и не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками, поступающая  по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным  лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных  подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно.

     При необходимости сотрудник, принимающий  информацию, расписывается в разносной  книге, журнале или квитанции  в приеме документов и отмечает дату их получения.

     Если  на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и др., отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время  их получения, например:

     15.05.2011 10.35.

     При наличии в организации дежурных сотрудников получение документов от курьеров в нерабочее время  должно входить в их обязанности, а вот проведение полной экспедиционной обработки поступающих документов может проводиться сразу по их получении или в первый рабочий  день, исходя из характера деятельности организации, корреспондента и других факторов.

     До  вскрытия корреспонденции должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками  экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

     При поврежденной упаковке особенно тщательно  проверяется полнота присланных материалов, механические повреждения. При получении такой корреспонденции  фиксируют выявленные дефекты, в  серьезных случаях составляется справка (докладная записка, акт), которая  присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения  по данному факту, например:

     Зам. гендиректора

     Упаковка  корреспонденции, полученной от АОЗТ “Земфира”, содержит явные следы вскрытия. Общее  количество листов вложения не указано, 

     Зав. канцелярией                  Н.П. Силов 

      21 марта 2011г. 

     Но  инцидент не должен вызывать прекращения  или замедления обработки поступающих  документов.

     Не  вся корреспонденция вскрывается.

     В экспедиции не вскрывается корреспонденция, имеющая гриф «лично», документы  на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и др.).

     При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожаются, исключения делаются только в следующих случаях⁴:

     - в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

     - в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

     - если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «лично» не было;

     - при желании взыскать с корреспондента доплату Почтовому ведомству.

     На  поступающих документах проставляется  отметка (штампом или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости  количество листов и подпись сотрудника. Регистрационные штампы принято  ставить на первом листе документа, в правом углу нижнего поля.

     Иногда  для повышения исполнительской  дисциплины в дополнение к требованиям  ГОСТов руководители организации обязывают  сотрудников ставить при обработке  почты свою подпись. Ее ставят без  расшифровки.

     Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года в общем валовом порядке или раздельно по видам корреспонденции. Нередко при большом количестве телеграмм их нумеруют только в течение месяца, начиная следующий месяц с единицы.

     Если  корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может  ставиться на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна  перестановка (дублирование) регистрационных  штампов на письме и первом листе  приложения, так как сотрудники работают не с сопроводительными письмами, а с приложениями к ним.

     На  документах, подлежащих централизованному  хранению в службе ДОУ, может ставиться  на полях первого листа дополнительная отметка (добавляется штампом): «Подлежит  возврату».

     Если  документ присылается повторно, то следует установить по информационно-поисковой  базе данных местонахождение ранее  присланного документа и отметить это на поступившем экземпляре, например:

     Первичный документ от 10.09.2011 в отделе продаж у Кулина

     Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

     Экспедиционная  обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления  или в первый рабочий день при  поступлении корреспонденции после  его окончания, а также в нерабочие  дни.

     Контроль  за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций  управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников⁵.

     Различают:

     - контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

     - контроль за сроками исполнения задания.

     Контроль  по существу выполнения поручения, решения  вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос⁶.

     Контроль  за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

       В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов». При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

     - отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;