Документооборот

     - обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

     - выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины⁷.

     Иногда  по решению руководства организации  контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки⁸.

     Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

     - постановку документов на контроль;

     - проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

     - предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

     - снятие документов с контроля;

     - учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

     Начало  операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает  с моментом регистрации поступивших  или созданных в организации  документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его  имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными  сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции  определяет конкретный срок.

     Во  время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется  отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется  в регистрационной форме.

     Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно⁹.

     Исполнение  документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

     В течение срока исполнения документа  должны осуществляется предварительные  проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также  фиксируются в регистрационно-контрольной  карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

     Проверки  могут проводиться в устной или  письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены  как конкретному заданию, так  и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о  документах, находящихся в одном  или нескольких структурных подразделениях.

     Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

     Снятие  документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется  отметкой об исполнении документа и  направлении его в дело (реквизит 28).

     Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения  результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и  материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная  служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку  без продления сроков исполнения.

     Данные  о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

     На  основе результатов анализа разрабатываются  и принимаются меры по ускорению  исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию  организации контроля и управления в целом.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Виды организационных документов и их назначение. Составление и оформление должностной инструкции: структура текста, состав реквизитов 

2.1. Виды организационных документов и их назначение 

     Организационные документы - комплекс взаимоувязанных  документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию  его работы, права, обязанности и  ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы  содержат положения обязательные для  исполнения и являются правовой основой  деятельности предприятия.

     Виды  организационных документов: 

     Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязанности  в сфере государственной или  хозяйственной деятельности.

     Устав - это сложный документ, структура  и содержание которого определяются самими разработчиками.  Устав входит в состав унифицированной системы  организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру  текста.

     Требования  к составлению устава даны в Гражданском  Кодексе РФ ч.1.

     Устав должен содержать следующие реквизиты:

     - наименование организации;

     - наименование вида документа;

     - дата документа;

     - место составления или издания документа;

     - гриф утверждения документа;

     - текст устава;

     - подпись лица, утверждающего документ.

     Положение - это правовой акт, определяющий порядок  образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию  работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

     Положения разрабатываются по указанию руководителей  предприятия, по инициативе руководителей  структурных подразделений.

     Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с  юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

     Положение оформляется на общем бланке организации  и содержит следующие реквизиты:

     - наименование организации;

     - наименование структурного подразделения;

     - наименование вида документа;

     - дата;

     - гриф утверждения документа.

     Положение является сложным документом. Структура  и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.

     Текст Положения включает следующие разделы:

     - общие положения;

     - основные задачи;

     - функции;

     - права;

     - организация работы.

     Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные,  научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных  лиц. Заголовок инструкции должен содержать  круг вопросов, объектов и лиц, на которых  распространяются ее требования. Например, инструкция по делопроизводству.

       Инструкция является документом  постоянного или длительного  действия (до замены новой).

     Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.

     Инструкция  содержит следующие реквизиты:

     - наименование организации;

     - наименование вида документа;

     - дата;

     - место издания;

     - заголовок к тексту;

     - гриф утверждения;

     - текст;

     - подпись.

     На  каждого работника предприятия  составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности  сотрудника предприятия. На основании  должностной инструкции разрабатывается  трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных  ситуаций между работодателем и  работником.

     Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой,  согласовывается с юристом  и утверждается директором предприятия.

       Основные разделы текста должностной  инструкции:

     - общие положения;

     - должностные обязанности;

     - права;

     - ответственность;

     В 1 разделе указываются область  деятельности специалиста; порядок  его назначения на должность и  освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. 

     Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

     В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для  выполнения возложенных на него обязанностей.

     В 4 разделе указывается, за что конкретно  несет ответственность специалист.

     Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной  и численный состав предприятия  с указанием фонда заработной платы.

       Штатное расписание оформляется  на бланке предприятия, с указанием  перечня должностей, сведений о  количестве штатных единиц, должностных  окладов, и месячном фонде заработной платы.

     Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

     - наименование организации;

     - наименование вида документа;

     - дата;

     - место издания;

     - гриф утверждения;

     - текст;

     - визы;

     - подпись.

     Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

     Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

     Структура и штатная численность - организационный  документ, в котором указываются  все структурные подразделения  предприятия, вводимые на предприятии  должности и количество штатных  единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).