Документооборот предприятия

- рациональное размещение  документов;

- систематический контроль за их движением и физическим состоянием;

- периодическое копирование  наиболее ценных документов с  целью создания страхового фонда  и фонда пользования;

- в необходимых случаях  - восстановление первоначальных  свойств документов, подвергнувшихся  повреждению (разрушению), а также  проведение розыска в отношении  недостающих (утраченных) документов.

Отметим в заключение, что  организация повседневной работы архива предприятия организуется в соответствии с положением об архиве. Проект такого положения подписывается руководителем  архива, согласовывается с соответствующим  ведомственным (государственным) архивным учреждением, после чего утверждается руководителем предприятия. Повседневная деятельность работников архива регламентируется должностными инструкциями.

Заключение

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью  документов в момент их совершения. Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Под документооборотом следует  понимать создание или получение  от других организаций первичных  документов, их принятие к учету, обработку  и передачу в архив. Документооборот на предприятии регламентируется графиком. График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель.

Список литературы

1. Федеральный закон РФ от 22 октября 2004 г. N 125-03 "Об архивном деле в Российской Федерации".

2. ГОСТ Р6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". - М.: Изд-во стандартов, 2003.

3. ГОСТ Р51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.: Изд-во стандартов, 1998.

4. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения от 25 мая 1988 г. N 33. - М.: Главархив СССР, 1991.

5. ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИИДАД, 1998.

6. Трудовой кодекс РФ. - М.: Проспект, 2002.

7. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: РДЛ, 2001.

1 делопроизводство; документационное  обеспечение управления: Отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование  и организацию работы с официальными  документами

32 документирование: Запись  информации на различных носителях  по установленным правилам

33 правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие  порядок документирования

34 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных  по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых  требований к их оформлению

35 унифицированная система  документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам  и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в  определенной сфере деятельности

60 документооборот: Движение  документов в организации с  момента их создания или получения  до завершения исполнения или  отправления

61 объем документооборота: Количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период

62 входящий документ; поступивший  документ: Документ, поступивший в  учреждение

63 исходящий документ; отправляемый  документ: Официальный документ, отправляемый  из учреждения

64 внутренний документ: Официальный  документ, не выходящий за пределы  подготовившей его организации

77 архив (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования

78 архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов

79 профиль архива: Установленный  для архива состав для документов, подлежащих хранению