Документооборот предприятия

 

 

Содержание

Введение 3

1 Понятие о документообороте предприятия 4

2 Особенности организации работы с входящими документами 6

3 Особенности организации работы с исходящими документами 9

4 Особенности организации работы с внутренними документами 12

5 Особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению 16

Заключение 20

Список использованных источников 21

 

Введение

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы  обеспечивают информационную поддержку  принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение  всех бизнес-процессов. Применительно  к бухгалтерскому учету можно  сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное  на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни  или существует, или совершен, или  должен быть совершен.

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью  документов в момент их совершения.

Документооборот - это непрерывный  процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия  и позволяющий оперативно управлять  им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот  исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого  учета, его нельзя рассматривать  в отрыве от специфических бизнес-процессов  конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения.

  

1. Понятие о документообороте предприятия

Изучение организации  работы со служебными документами предприятия  целесообразно начать с рассмотрения сущности документооборота. Напомним в этой связи уважаемым читателям, что под документооборотом предприятия  следует понимать упорядоченное  движение документов (документированной  информации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправки, сдачи на хранение).

Принято выделять в документообороте предприятия три самостоятельных  и одновременно тесно связанных  между собой документационных потока. Указанные потоки формируются в  процессе целенаправленного и организованного  перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, а также других предприятий (организаций, учреждений) (последнее  верно только в отношении исходящих  документов), входящих, внутренних и  исходящих документов.

С учетом назначения и среды  обращения документов можно также  весьма условно разделить документооборот  на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы предприятия), к примеру документы, переданные предприятию во временное пользование.

Документооборот предприятия  и его основные компоненты представлены на Рисунке 1.

Отметим также, что организация  эффективного документооборота является одной из важнейших задач деятельности службы документационного обеспечения  управления (далее - ДОУ) предприятия, функционирующей  на правах самостоятельного структурного подразделения. В рамках решения  указанной задачи служба ДОУ с  учетом специфики деятельности предприятия  и на основе имеющихся в его распоряжении организационных и материальных возможностей осуществляет управление документационными потоками, а также их оптимизацию.

 

Рисунок 1. Документооборот предприятия и его основные компоненты

 

Последняя, в свою очередь, достигается правильной организацией работы структурных подразделений (должностных лиц) предприятия с  входящими, внутренними и исходящими документами. Соответственно, более тщательного рассмотрения заслуживают в этой связи содержание и специфика каждого из перечисленных документационных потоков.

 

2 Особенности организации работы с входящими документами

Работа с входящими  документами, поступающими на предприятие  из-за его пределов, предполагает:

а) доставку и прием документов;

б) первичную обработку  документов;

в) предварительное рассмотрение документов;

г) рассмотрение документов руководством предприятия;

д) передачу на исполнение должностным  лицам (структурным подразделениям);

е) осуществление контроля за исполнением документов;

ж) прием исполненного документа, его помещение в дело;

з) последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).

Рассмотрим особенности  работы с входящими документами  в соответствии с перечисленными этапами.

Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами  в почтовом отделении по месту  расположения предприятия (за исключением  документов, поступающих непосредственно  на предприятие по техническим каналам  связи). Прием входящей деловой корреспонденции  от курьера производится уполномоченным сотрудником службы ДОУ.

Последующая первичная обработка  входящей деловой корреспонденции  включает:

- проверку целостности  упаковки и вложений принятой  корреспонденции;

- проверку правильности  ее адресования;

- вскрытие конвертов (упаковки  посылок, бандеролей);

- распределение корреспонденции  на регистрируемую и нерегистрируемую;

- простановку штампов  с отметкой "Входящий N __" на  документах, подлежащих регистрации  (учет документов);

- заполнение регистрационных  карточек (журналов, книг и т.п.) (регистрация  документов).

После этого зарегистрированная деловая корреспонденция передается на предварительное рассмотрение.

По результатам предварительного рассмотрения в службе ДОУ уполномоченным сотрудником принимается решение  о направлении документов непосредственно  ответственным исполнителям (должностным  лицам и структурным подразделениям, указанным в адресных данных), или  руководителю предприятия для оформления соответствующей резолюции.

Отметим, что на рассмотрение руководства предприятия обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, а  потому требующие решения руководителя.

По результатам предварительного рассмотрения часть документов установленным  порядком передается соответствующим  должностным лицам (структурным  подразделениям) предприятия. Другая их часть направляется, как правило через секретариат, на рассмотрение руководителю предприятия для принятия и оформления (в виде резолюции) решения о порядке и сроках исполнения указанных документов.

Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна осуществляться в день их поступления  в службу ДОУ или в первый рабочий  день (при поступлении документов в нерабочее время). При необходимости  безотлагательного (оперативного) исполнения поступившего документа допускается  ознакомление ответственного исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством предприятия.

После регистрации содержания резолюций и постановки документов, подлежащих исполнению, на контроль последние  также передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия.

Отметим, что документы, которые  адресованы для исполнения нескольким должностным лицам (структурным  подразделениям), передаются им поочередно или одновременно в копиях. При этом подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

Следующим этапом является прием исполненных документов и  помещение их в дела. Исполненные  документы принимаются от должностных  лиц (структурных подразделений) предприятия  для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Исполненный документ должен быть снабжен соответствующей отметкой за подписью ответственного исполнителя. Помещение документа в дело осуществляется вручную или с использованием средств механизации труда. В  последнем случае документ помещается (подшивается на 4 прокола) в обложку  дела с применением прошивочной  машины. Последующее хранение и работа с документом до передачи последнего в архив или на уничтожение  производится исходя из практической потребности в документе и  с учетом его исторической (научной  и иной) ценности.

 

3 Особенности организации работы с исходящими документами

Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы предприятия, предполагает:

а) проверку правильности оформления и прием документов от ответственных  исполнителей;

б) регистрацию документов;

в) подготовку документов к  отправке;

г) передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;

д) помещение контрольных  экземпляров документов в дела;

е) последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив  или на уничтожение).

Рассмотрим особенности  работы с исходящими документами  в соответствии с перечисленными этапами.

Подготовка к отправке и отправка исходящих документов осуществляются в соответствии с  Почтовыми правилами Министерства связи РФ. Документы, поступающие  в службу ДОУ для отправки, должны обрабатываться и отправляться в  тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.

Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных  исполнителей уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные  для отправки, принимаются от ответственных  исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа).

Это означает, что исходящий  документ должен:

а) иметь все необходимые  реквизиты, включая адресные данные;

б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;

г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь  контрольный экземпляр (в том  числе на сопроводительный лист) для  помещения последнего в дело;

д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в  четыре и более адресов;

е) в необходимых случаях  иметь отметку о категории  почтового отправления (за исключением  простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные  с соблюдением перечисленных  правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем простановки штампа "Исходящий N__" и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке.

Недооформленные или неправильно  оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю  для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к  отправке включает:

- проставление на конвертах  (наклейках на упаковке) адресных  данных;

- фальцовку (сложение  путем перегиба) документов;

- вложение документов  в конверты (упаковки);

- заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.

Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками службы ДОУ предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную  и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция  упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется в почтовое отделение установленным  порядком (пешком или на автомашине). После отправки деловой корреспонденции  сотрудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземпляры исходящих  документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих  документов до передачи их в архив  или на уничтожение производятся исходя из практической потребности  в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности.