Документооборот предприятия

 

4 Особенности организации работы с внутренними документами

Работа с внутренними  документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия в целях обеспечения  управленческих решений и действий внутреннего характера, предполагает:

а) подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;

б) редактирование и корректирование  предварительного варианта текста документа;

в) согласование уточненного  варианта текста документа;

г) оформление окончательного варианта текста документа;

д) утверждение (подписание) документа;

е) регистрацию документа;

ж) тиражирование документа;

з) передачу рабочих экземпляров  документа соответствующим должностным  лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

и) помещение контрольного экземпляра документа в дело;

к) последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).

Рассмотрим особенности  работы с внутренними документами  в соответствии с перечисленными этапами.

Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа  производится сотрудником, ответственным  за его исполнение:

а) по распоряжению (указанию) должностного лица предприятия, которому подчинен данный сотрудник;

б) в инициативном порядке;

в) во исполнение ранее полученного  документа.

При подготовке чернового  варианта текста документа ответственный  исполнитель определяет общий порядок  исполнения и, исходя из этого, распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа. Для подготовки предварительного варианта текста используются:

а) типовые (унифицированные) тексты, разработанные на предприятии  для подготовки данного вида документов;

б) материалы деловой переписки  по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;

в) положения законодательства РФ, регламентирующие вопросы деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении;

г) требования руководящих  документов, регламентирующие вопросы  деятельности предприятия (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном  отношении.

Подготовку предварительного варианта текста документа целесообразно  осуществлять на персональном компьютере (ПК), оснащенном дисководом для чтения дискет 3,5 (А) и устройством вывода (принтером). Файл с подготовленным вариантом текста документа копируется на дискету, после чего распечатывается  на принтере.

Редактирование и корректирование  предварительного варианта текста документа  производятся с целью:

а) уточнения (дополнения) его  структуры и содержания;

б) выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых, фактологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

Уточнение (дополнение) структуры  и содержания предварительного варианта текста документа производятся в  процессе чтения бумажного оригинала  и внесения в него соответствующих  пометок (замечаний). По результатам  редактирования в предварительный  вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:

а) уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;

б) уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;

в) из текста изымаются повторы  и длинноты;

г) в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;

д) обеспечивается терминологическое  соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам;

е) достигается стилистическое единообразие текста документа.

После этого отредактированный  текст корректируется (контролируется, верифицируется) на предмет выявления  и устранения всевозможных ошибок. Целесообразно производить комбинированную  корректировку текста, используя  для этого как собственные  интеллектуальные ресурсы, так и  соответствующие возможности стандартного текстового редактора. Завершают процедуру  редактирования и корректирования  повторное копирование "очищенного" текста на дискету и его контрольная  распечатка. К слову, и этот вариант  текста следует внимательно прочитать  до того, как отправить проект документа  на согласование. Согласование уточненного  варианта текста документа производится, если:

а) изложение тех или  иных положений документа требует  письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста);

б) в содержании документа  имеются поручения должностным  лицам (структурным подразделениям).

Согласование производится:

а) путем оформления согласующей  визы на обороте последнего листа  проекта документа;

б) путем оформления грифа  согласования на лицевой стороне  последнего листа проекта документа (ниже подписи).

После выполнения процедуры  согласования проекта документа  последний передается ответственным исполнителем на оформление, как правило, в группу технической подготовки документов. Оформление проекта документа имеет целью:

а) внести новые уточнения (дополнения) в текст проекта по итогам согласования;

б) привести внешний вид  проекта в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации (деловой  корреспонденции).

При приеме оформленного проекта  документа ответственный исполнитель  обязан проверить правильность его  оформления и при необходимости  потребовать устранения имеющихся  в оформлении проекта недостатков.

Проект документа, оформленный  надлежащим образом, передается в секретариат  руководителя предприятия для представления  на подпись (утверждение). В отдельных  случаях допускается представление  проекта документа руководителю предприятия лично ответственным  исполнителем.

Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным  исполнителем на регистрацию в отдел  делопроизводства.

Зарегистрированный установленным  порядком документ при необходимости  передается ответственным исполнителем на тиражирование. При этом ответственный  исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) количество экземпляров.

После этого производится передача рабочих экземпляров документа  соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для  применения в практической деятельности. Одновременно контрольный экземпляр  документа помещается в дело в  соответствии с утвержденной номенклатурой  дел.

Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в  архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности  в документе и с учетом его  исторической (научной и иной) ценности. 

5 Особенности организации работы с документами, подлежащими архивному хранению

В рамках заключительного  параграфа данной главы рассмотрим основные особенности организации  работы с документами, подлежащими  архивному хранению. Этот вопрос представляется особенно актуальным в свете нового Федерального закона РФ от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

В связи с последним  замечанием - несколько слов о самом  законе. Как следует из ст. 1 закона, он предназначен для регулирования отношений "в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности". Таким образом, в процессе обращения с документами, подлежащими архивному хранению, соответствующими положениями нового закона отныне обязаны руководствоваться руководители государственных, муниципальных и частных предприятий (учреждений) и организаций (в том числе общественных). Поясним, что к архивным документам федеральный закон относит материальные носители (бумажные и иные) с зафиксированной на них информацией, имеющие реквизиты, позволяющие их идентифицировать, и подлежащие "хранению в силу значимости_ для граждан, общества и государства".

Хранение указанных документов должно осуществляться в архиве. Архив  представляет собой учреждение или  структурное подразделение предприятия (организации, учреждения), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование  архивных документов.

Отметим далее, что практическая организация работы с архивными  документами, подлежащими государственному хранению, регламентируется в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов. Государственные  архивы - это специализированные государственные  учреждения, которые комплектуются  документами государственных предприятий (организаций, учреждений) и передаваемыми им в соответствии с действующим порядком документами негосударственных предприятий (организаций, учреждений).

В свою очередь, практическая организация работы с архивными  документами, подлежащими - до передачи на постоянное хранение в государственные (ведомственные) архивы - временному хранению на предприятиях (в организациях и  учреждениях), регламентируется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций. Архив предприятия (организации, учреждения) создается в целях своевременного приема документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и надлежащего использования, а также для подготовки документов, подлежащих постоянному хранению, к передаче в государственный (ведомственный) архив.

Отнесение документов к составу  архива предприятия (в дальнейшем - к составу ведомственного (государственного) архива) осуществляется на основании  экспертизы их ценности. Такая экспертиза представляет собой комплекс мероприятий  по изучению документов на основании  критериев их ценности с целью  определения сроков хранения документов, а также отбора документов на постоянное хранение.

В соответствии со ст. 22 Федерального закона РФ "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливаются следующие сроки временного хранения документов до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда РФ документов  федеральных органов государственной  власти, иных государственных органов  Российской Федерации (в том  числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии  РФ, Счетной палаты РФ, Центрального  банка РФ (Банка России), а также  для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда РФ документов государственных  внебюджетных фондов и федеральных  организаций - 15 лет;

2) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда РФ документов  органов государственной власти, иных государственных органов  субъектов РФ и организаций  субъектов РФ - 10 лет;

3) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда РФ документов  органов местного самоуправления  и муниципальных организаций  - 5 лет;

4) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда РФ отдельных  видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному  составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской  документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.

Для организации экспертизы ценности документов на предприятии  приказом руководителя создается экспертная комиссия (ЭК). Результаты работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов отражаются в описях дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу (персоналу), а также в актах о выделении дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению.

Подчеркнем, что описи (акты) подлежат утверждению руководителем  предприятия только после того, как  они будут утверждены экспертно-проверочной  комиссией (ЭПК) соответствующего архивного  учреждения. Непосредственно после  этого:

- дела (документы), подлежащие  хранению в архиве предприятия,  передаются на хранение в указанный  архив, функционирующий, как правило,  на правах самостоятельного структурного  подразделения либо в составе  службы ДОУ предприятия;

- дела (документы), подлежащие  хранению в ведомственном (государственном)  архиве, передаются на хранение  в указанный архив;

- дела (документы), не подлежащие  дальнейшему хранению, передаются  на уничтожение посредством переработки  (утилизации) на соответствующие  специализированные предприятия  (бумагоделательные комбинаты, обойные  фабрики и т.п.).

Факт передачи документов во всех случаях удостоверяется документально (актом установленного образца). На основании актов осуществляется внесение необходимых записей в  учетные документы предприятия. Организация последующего хранения документов в архиве предполагает осуществление  комплекса мероприятий, обеспечивающих: