Документооборот на предприятии

     Досылка или замена разосланного ранее документа  осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

     Документы для отправки передаются полностью  оформленными и зарегистрированными, с указанием почтового адреса, номера телефона, электронного адреса или списком на рассылку. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. 
 
 

2.4 Обработка внутренних  документов

     Внутренние  документы готовятся, оформляются  и исполняются в пределах  самого учреждения.

     Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуются в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов:

• составление проекта документов;
• согласование;
• проверка правильности оформления;
• подписание документа руководителем;
• регистрация.

     На  этапе исполнения организуется работа в соответствии с правилами работы с входящими документами:

• передача документа исполнителю;
• контроль исполнения документов;
• исполнение документов;
• подшивка исполнительного документа в дело.

 
 
 
 
 
 

     Таблица 1. Этап исполнения документа 

 

     Но  прежде следует обратить внимание, что при выполнении данной работы секретарю необходимо:

     ЗНАТЬ – нормативно-методическую документацию по организации документооборота; типовую  технологию обработки исходящих документов.

     УМЕТЬ – вести приём, учёт и регистрацию  и контроль внутренних документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.5 Регистрационные формы

     Каждая  организация самостоятельно определяет, какие регистрационные формы  будут применяться в делопроизводстве. Основными регистрационными формами продолжают оставаться журнальная форма и карточная.

     Журналы или книги регистрации, заполняемые  от руки, удобны при сравнительно небольшом  количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу  довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние ещё и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнение документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и их необходимо систематизировать по срокам, в связи с чем необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках или формировать специальные контрольные файлы в компьютере.

     Регистрационно-контрольные  карточки (РКК), заполнявшиеся раньше на пишущих машинках, а в настоящее  время изготавливаемые с помощью  компьютера, позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных карточек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

     Формы регистрационного журнала и регистрационно-контрольной  карточки не регламентированы, т.е. состав и расположение реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ  организации.

     Регистрацию документов-ответов целесообразно  вести на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

     Количество  экземпляров регистрационно-контрольных  карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

     В зависимости от задач поиска информации в организациях чаще всего формируются  такие картотеки, как по корреспондентам, по видам документов, по алфавиту автора документов, по обращениям граждан, кодификационные и т.п. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.6 Контроль за исполнением документов

     Контроль  за исполнением документов и принятых решений – важная функция управления организацией. Различают три стороны  контрольной деятельности: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиями нормативных актов и контроль за своевременностью исполнения. Первую сторону контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – секретарь руководителя, третью – делопроизводственная служба организации с входящей в её состав службой контроля исполнения. В небольших организациях контроль за соблюдением формы и сроков исполнения осуществляет секретарь.

     Работа  по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения и регулирование хода и анализ результатов исполнения документов.

     Сроки исполнения могут быть типовыми и  индивидуальными. Типовые сроки  установлены законодательно в указах Президента, правительственных правовых актах и , конечно, в федеральных законах Российской Федерации. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической и финансовой отчётности. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течении 10 дней.

     Руководитель  указывает в резолюции срок исполнения документа только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией.

     Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущий, предупредительный  и итоговый.

     Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь руководителя (инспектор по контролю) ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения сроков.

     Суть  предупредительного контроля заключается в своевременном, за 2-3 дня, предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.

     Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

     Срок исполнения документа может продолжить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано устной форме или письменной форме не менее чем за 3 дня до истечения срока.

     Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным  этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в  поле «Ход исполнения».

     Документ  считается исполненным, если решены поставленные в нём вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

     Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня не исполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом.

     В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует  автоматизированный контроль за исполнением документов.

     Постановка  документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения».

     Текущий контроль осуществляется путём вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня (поле «Контрольная дата»). Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.

     Аналитические справки по установленной форме  могут автоматически составляться и выводиться на компьютер руководителя.

     Аналитические справки являются важным источником для оценки эффективности работу отдельных сотрудников и системы  документационного обеспечения  управления организации в целом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЯ

     Приложение 01

       Схема технологии ДОУ

                 

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 02

Схема организации  работы с документами

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение  03

Схема распределения  секретарём – референтом входящих документов

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 04

Схема работы с исходящими документами