Документооборот на предприятии

СОДЕРЖАНИЕ

1. ВВЕДЕНИЕ.................................................................................................3
2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
1. Документооборот........................................................................................5
2. Прием и первичная обработка входящих документов.............................6
3. Прием и обработка исходящих документов..............................................9
4. Обработка внутренних документов...........................................................11
5. Регистрационные формы............................................................................12
6. Контроль за исполнение документов........................................................16
3. ПРИЛОЖЕНИЯ...........................................................................................18
4. ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………..25
5. ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ…………………………………………..26
6. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………27

 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     Управленческая  деятельность в любой организации  основана на переработке поступающих  официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также в производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для использования в рамках самой организации, так и корреспондентам вне нее.

     Это предполагает наличие технологий обработки и преобразования информации поступающих документов в результатную информацию. Само понятие «технология» использовалось в промышленном производстве и изготовления продукции в производственном процессе.

     Распространяя содержание этого понятия на документационное обеспечение управления (ДОУ) и учитывая специфику информационных процессов, на которых она основывается, определим технологию ДОУ как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приёмов и правил.

     Технология  ДОУ в соответствии с различием  процессов классифицируется на:

• технологии обработки поступающих и отправляемых документов;
• технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;
• технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из её внутренней структуры;
• технология  обработки документной информации и накопления документов;
• технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

     При формировании общей компетенции  организации работы с документами  в масштабах офиса необходимо чётко представить место, и роль каждого должностного лица, регулярно  участвующего в этом процессе, и  прежде всего секретаря. В том случае, когда идёт разговор о секретаре фирмы, он должен рассматриваться как сотрудник, в должностные обязанности которого входит организация самого процесса управления документацией. Когда же речь идёт о секретаре, обеспечивающем информационное обслуживание руководителя, его обязанности другие, хотя знание общих процессов управления документацией в своём офисе для него является обязательным. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ОСНОВНАЯ  ЧАСТЬ

2.1 Документооборот

     В соответствии с национальным стандартом  Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправления.

     В документообороте различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов.

     Входящие (или поступающие) документы - документы, поступившие в организацию.

     Исходящие (или отправляемые) документы - официальные документы, отправляемые из организации.

     Внутренние  документы - официальные документы, не входящие за пределы подготовившей их организации.

     В соответствии с ГОСТ Р15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» документы создаются, получаются и используются в процессе осуществления деловой деятельности.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2  Прием и первичная  обработка входящих  документов

     Входящие (поступающие) документы доставляют простыми и заказными письмами по почте, курьерами, в командировках, на совещаниях, конференциях, а также  получают по каналам электрической  связи (телефонограммы, факсы, электронные документы).

     Входящие  документы должны пройти процедуру  предварительного рассмотрения, которая  производится на основе определения  вида документа, его адресата (авто-отправителя), оценка важности содержания, сложности  поставленных в документе вопросов, а также срочности исполнения.

     В результате предварительного рассмотрения входящие документы распределяются между структурными подразделениями  и должностными лицами организации  исходя из структуры организации, положений  о структурных подразделениях, должностных инструкций, номенклатуры дел и др.

     Документы, адресованные руководству организации  или без указания конкретного  должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в  службе документационного обеспечения управления, а в случае её отсутствия – секретарём-референтом. На рассмотрение руководителя организации передаются документы, полученные из федеральных органов власти и местного самоуправления, вышестоящих органов, а также содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации. Остальные документы после предварительного рассмотрения секретарем направляются исполнителям. 
Документы должны обрабатываться и передаваться исполнителям в день поступления в организацию.

     Если  поступивший документ должен быть исполнен немедленно, исполнитель знакомится с содержанием документа до его рассмотрения руководством организации.

     Входящие  документы в каждой организации  принимаются централизованно –  либо в экспедиции (структурном подразделении  службы ДОУ), либо, если её нет, - секретарём.

     Первоначальная  обработка входящих документов, полученных по почте или курьером, включает следующие операции:

• проверка правильности доставки документов по адресу, указанному на конверте; если документы доставлены неправильно, они направляются по назначению, либо, в случае невозможности установления адресата, возвращаются отправителю;
• конверты пометкой «лично» не вскрываются секретарем, а передаются в запечатанном виде адресату;
• если конверт адресован правильно и не содержит пометки «лично», с помощью внешнего осмотра проверяют целостность конверта, затем его вскрывают и проверяют наличие документов и вложений. Если реальное состояние не соответствует обозначенным в документе данным о приложениях или в случае наличия повреждений, либо делают пометку о недостаче приложений на нижнем поле первого листа документа, либо составляют акт или сообщают отправителю о недостаче вложений по телефону или в письменном виде.

     На  лицевой стороне первого листа  входящего документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 в нижнем правом углу проставляют отметку о поступлении документа в организацию. Она включает наименование организации, очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости-часы и минуты).

     Отметку о поступлении документа в организацию допускается проставлять в виде штампа.

     Конверты  уничтожаются после регистрации  документов. Однако в некоторых случаях  конверты необходимо сохранять:

• если на документе не проставлена дата или адрес отправителя;
• если по дате почтового штемпеля можно определить дату отправки документа, например, на курс;
• если в конверте содержится судебная повестка, арбитражные документы или обращение граждан;
• если дата документа существенно отличается от даты на конверте.

     В этих случаях конверт присоединяют к документу с помощью скрепки или степлера.

     Электронные документы, поступающие в организацию, также проходят приём, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

     Прием и регистрация в регистрационно-контрольной форме (РКФ) электронных документов, поступивших на электронный адрес организации, осуществляется службой ДОУ или, если она отсутствует, секретарём-референтом.

     Правила приёма, обработки и распределения  электронных документов определяется инструкцией по делопроизводству с учётом функционирующих организаций технических и программных средств.

     Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени  приёма, регистрируются, а затем  передаются на рассмотрение руководителю организации.

     Текст поступившей телеграммы записывается получателем на бланке, регистрируются и оперативно передаётся должностному лицу, которому она адресована.

     Поступившие по каналам факсимильной связи документы  регистрируются, передаются адресатам  под расписку в день их приёма, срочные - немедленно.

     Поступивший вслед за факсограммой подлинник  документа направляется должностному лицу или структурному подразделению, являющемуся получателем (или исполнителем). Документы на иностранных языках, передаются по факсу, доставляются адресату без перевода.

     Контроль  за исполнением факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 
 
 

2.3 Прием и обработка  исходящих документов

     Исходящие документы передаются по почте, с  курьерами, а также электрической связью (телефонограммы, факсы, электронные документы).

     Документы, предназначенные для отправки по почте, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления  и сдачу в отдельные связи.

     Обработка документов для отправки почтовой связью обычно осуществляется центровано сотрудникам службы ДОУ или  - в случае отсутствия такой службы – секретарем-референтом в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

     Перед упаковкой секретарь-референт или  сотрудник службы ДОУ обязан проверить правильность оформления документов. Эта процедура включает следующие операции:

• проверка наличия подписи, даты и регистрационного номера, а также наличие заголовка  (если документ оформлен на листах бумаги формата А4 и больше); наличия отметки об исполнителе; наличия приложений, указанных в документе;
• проверка соответствия количества экземпляров документа количеству адресатов, указанных в документе количеству адресатов, указанных в документе или в списке рассылки.

     На  заказную корреспонденцию составляется опись рассылки.

     С помощью средств электрической  связи осуществляется передача телеграмм, факсов, телефонограмм и электронных  документов.

     Виды  документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок  досылки их бумажного оригинала адресату, определяются Инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в организации технических и программных средств.

     При передаче и приеме документов по каналам  факсимильной связи необходимо руководствовать  следующими требованиями:

• документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, оформляется на бумаге формата А4 с использованием черного шрифта;
• документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения;
• ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;
• ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;
• документы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшего документ;
• запрещается по факсу передавать конфиденциальные документы с пометками «Коммерческая тайна»,  «Конфиденциально», «Для служебного пользования»;
• подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.