После рассмотрения документов  Генеральный  директор наносит   резолюцию  – распределяет поручения между  заместителями. С документа снимаются  копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

     В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

 

      Схема № 1. движение входящих документов

                      - движение документов, поступающих на имя Генерального директора

                         - движение документов, поступающих  на имя руководителей структурных  подразделений

                          - движение нерегистрируемых документов 

 

     

2.5 Схема прохождения исходящих документов в гостинице

     Отправляемые  предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих  документов состоит из следующих  операций:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• согласование проекта документа;

• подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

     Проект  исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

     Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в  одном экземпляре.⁴

     В гостинице «Турист» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

     После подписания руководителем, исходящий  документ передается секретарю-референту  для регистрации.

     Для регистрации исходящих  документов требуются  следующие данные: порядковый номер документа, включающий номер дела; адресат (корреспондент); краткое содержание или заголовок; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); исполнитель; примечание.

     После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его  номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

     Затем исходящие документы в тот  же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса  подшиваются в дело с исходящей  перепиской.

      - движение документов, подписываемых  Генеральным директором

      - движение документов, подписываемых  руководителями структурных подразделений

 

     

2.6 Работа с внутренними документами в гостинице

     В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных  подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании. 

     Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы:

 

     Гостиница «Турист» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов,  регистрируются  как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

     Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную  форму с возможностью поиска по максимально  большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной. 
 
 
 
 
 

Заключение

     Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов  по совершенствованию организации  делопроизводственного обслуживания Компании:

     Следует разработать все необходимые  нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря Генерального директора.

     Внесены изменения в следующие этапы  делопроизводства:

     -  первичная обработка поступающих  документов (разработать и использовать  список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

     - регистрации документов (рекомендуется  проводить регистрацию только  в компьютерной форме);

     - формирование и оформление дел  (необходимо все документы сформировать  в дела и оформить их с  учетом требований современного  законодательства; при формировании  дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела гостиницы «Турист»);

     - при составлении описи дел  необходимо проставлять подпись  секретаря с указанием должности  и отметку о согласовании с  руководителем делопроизводственной  службы гостиницы «Турист».

     3. Внесены предложения по усилению  контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.

     4. Необходимо составить номенклатура  дел Компании с учетом сроков  хранения документов в соответствии  с Перечнем.

     5. Предлагается внедрить автоматизированную  систему документационного обеспечения управления.

     6. Необходимо сократить количество  внутренних документов (при внутренней  переписке сотрудников Компании  предлагается использовать только  докладные записки и только  по вопросам, которые невозможно  решить путем устных переговоров).

     7. Необходимо приступить к созданию  архива для документов Компании.

     8. Необходимо перейти к автоматизированной  системе делопроизводства. Первоначально обработка документов в гостинице «Турист» осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества филиалов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.

           Оценка традиционных технологий приводит к осознанию  необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение  современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания в гостинице «Турист», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.