мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);

     гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

     К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

     Формуляр  документа.

     Формуляр-образец документа – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

     Юридическая сила документа

     Общие правила оформления документов говорят, что в документах не допускаются  исправления, черканья, стирания, закрашивания. В случае ошибочной записи, ее необходимо перечеркнуть, обязательно сделав оговорку в документе о внесенных исправлениях.

     Что бы документ имел юридическую силу, в нем должны быть следующие реквизиты:

• Название автора документа (организация или ее структурное подразделение, работник, чиновник или физическое лицо, которое подписывает документ).
• Дата документа.
• Название места разработки, издания, принятия или подписания документа.
• Подпись

     Чтобы документы организации имели юридическую силу, в них так же должны быть указаны:

• Название вида документа, за исключением писем
• Номер документа

• В определенных случаях дополнительно оттиск печати и надпись или отметка об утверждении документа.

• Подпись должна быть подписана собственноручно с расшифровкой (имя и фамилия) должностного лица.

     В документах организации персональная подпись обеспечивает юридическую  силу только в случае, если она собственноручно  подписано лицом, чья должность  указана в документе. В случае, когда в документе подготовлена подпись одного должностного лица, а фактически его подписывает другое должностное лицо (заместитель или исполняющий обязанности), то под названием должности необходимо сделать соответствующую пометку должности и расшифровки подписи.

     В тех случаях, когда согласно закону в документе должны быть указаны  несколько подписей, то документ получает юридическую силу только после того, как его подпишут все соответствующие  лица.

     Классификация документов 

     Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

     Условно документы можно  разделить на следующие  виды:

- По содержанию (важнейший вид классификации) — это могут быть документы: по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения, планирования, бухгалтерского учета,  
подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т.д.;

- по способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы);

- по сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические и др.);

- по месту составления (входящие, исходящие, внутренние. внешние — полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие) и внутренние — составленные в данном учреждении и используемые внутри его;

- по грифу ограничения доступа (открытые, с грифом ограничения доступа);

- по происхождению (официальные, личные);

- по юридической значимости (подлинники, копии, заверенные копии, дубликаты);

- по форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые);

- по срокам хранения (постоянного хранения, долговременного хранения, временного хранения).

-По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов — это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.

- По количеству затронутых вопросов (простые и сложные)

- По ограничению доступа (секретные, для служебного пользования, не служебные)

- По степени обязательности (информационные, директивные) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Практическое задание на основе гостиницы «Турист»

2.1 Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия: состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции).

     Согласно  Основным положениям государственной  службы документационного обеспечения  управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения  по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

     Служба  делопроизводства в гостинице «Турист» создана совсем недавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

     Управление  делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:

-    Контроль за обеспечением единого  порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

- Контроль  за оформлением документов согласно  современным требованиям.

     В состав Общего отдела входит:

1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются: прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства, регистрация документов, машинописные работы, распределение телефонных звонков, отправка документов, информационно-справочная работа с документами;

2. Административно – хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи, с чем выполняет следующие функции:  снабжает канцелярскими принадлежностями;  обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;  ведет контроль за сохранностью материальных ценностей; устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

     Наличие в структуре службы документационного  обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ1, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления. Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях гостиницы «Турист». Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

     Организационная структура  службы документационного  обеспечения управления гостиницы «Турист» - Общего отдела

     
 
 
 

     ________   - непосредственное подчинение

     ------------  - функциональное подчинение

     Основными задачами Общего отдела являются: обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы, методическое   руководство   и   контроль   за  организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании, сокращение документооборота, унификация форм документов, обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами,  координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании и др.

         Общий отдел возглавляет начальник,  назначаемый на должность приказом  Генерального директора и подчиняющийся  начальнику Управления делами.

     Общий отдел в своей деятельности руководствуется  законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом гостиницы «Турист» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

     Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера;  подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

2.2 Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, табель унифицированных форм документов). гостиницы «Турист»

     Инструкция  по делопроизводству является нормативным  документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

     Общие положения.

     Правила подготовки и оформления документов, требования к реквизитам документов.

     Организация документооборота

     Порядок приема, регистрации, направления и  рассмотрения входящей корреспонденции, порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов, организация контроля исполнения документов, поисковая система по документам, составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, экспертиза ценности документов, передача дел в архив.

         Подразделения гостиницы «Турист»  осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.

     Круг  обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

   Номенклатура  дел - это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве гостиниц «Турист» 

   Сводная номенклатура дела гостиницы «Турист» должна отражать полный комплекс дел каждого подразделения и быть оформленной согласно общим  требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

   Номенклатуры  дел подразделений подготавливаются сотрудниками подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после чего визируются руководителями подразделений, а затем представляются на согласование начальнику Общего отдела для последующего их включения в сводную номенклатуру дел гостиницы «Турист» и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел Генеральный директор.