Документы, поступающие, из филиалов предлагается регистрировать как внутренние документы, а не как входящие.

   Также при анализе процесса фиксации документов было выявлено нарушение современных  требований:¹⁷ регистрация приказов по личному

составу и по основной  деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и  основной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию  этих приказов на две группы соответственно их тематике.

   Для более быстрого поиска исходящих  документов рекомендуется в индексе, помимо порядкового номера, проставлять  номер структурного подразделения.

   Также, в секретариате Генерального управления ведется  «Журнал регистрации  исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и т.д.) отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота, данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются в «журнале исходящих документов», а остальные документы должны регистрироваться в структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.

   В ходе наблюдения выяснилось, что оформлению дел в СГМУП «Комбинат школьного  питания» придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы ведомственных архивов.

   На  обложках дел, как долговременного  хранения, так и дел временного хранения, указывалось только приблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»). В связи с этим секретарям Генерального управления и лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях необходимо оформить все реквизиты обложки дела:

• наименование организации;
• структурного подразделения;
• индекс дела;
• номер дела (тома, части);
• заголовок дела;
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела.

     Составление описей дел.

 

Заключение

   В настоящий момент СГМУП «Комбинат  школьного питания» является основным предприятием по обеспечению образовательных  учреждений и торговой сети продуктами питания. Стратегия предприятия - это расширение сферы деятельности за счет привлечения других потребителей и увеличения объема производства и продаж продуктов питания в общей торговой сети. Это поиск новых партнеров, изучение рынка и привлечение новых поставщиков.

   Современный этап развития предприятия – это  переход к еще более высокому уровню технологии полноценного общественного  питания; более основательному подходу  к работе с клиентами; к увеличению производства продукции собственного производства. Эффективность этого перехода зависит от эффективности управленческой структуры предприятия, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой сконцентрирована на документах.

   В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.

   Основной  целью написания данной дипломной  работы является анализ организации  документирования управленческой деятельности СГМУП «Комбинат школьного питания» и внесение предложений по оптимизации  документационного обеспечения управления.

   Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов  по совершенствованию организации  делопроизводственного обслуживания предприятия:

1. Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству, положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря Генерального директора.
2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

-  первичная  обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

- регистрации  документов (рекомендуется проводить  регистрацию только в компьютерной  форме);

   - формирование и оформление дел  (необходимо все документы сформировать  в дела и оформить их с  учетом требований современного  законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела СГМУП «Комбинат школьного питания»);

   - при составлении описи дел  необходимо проставлять подпись  секретаря с указанием должности  и отметку о согласовании с  руководителем делопроизводственной  службы.

3. Внесены  предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.

4. Необходимо  сократить количество внутренних  документов (при внутренней переписке  сотрудников предприятия предлагается  использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров).

5. Необходимо  приступить к созданию архива  для документов предприятия.

6. Необходимо  перейти к автоматизированной  системе делопроизводства. 

 

Список  используемой литературы

1. Андреева  В.И. Работа с документами в  делопроизводстве. Документооборот  фирмы (на основе ГОСТов РФ ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – 144 с.

2. Артамонова  И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной  системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3. С.23-26.

3. Бадьина  А.В. Электронный документооборот  фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.

4. Бобылева  М.П. Вопросы анализа документооборота  организации в условиях использования  автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.

5. Бобылева  М.П. и Гуськов В.А. Вопросы  ведения номенклатуры дел в  условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1999. №1. С. 29-32.

6. Быкова  Т.А. Правовые требования к  внутренним документам фирмы:  составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.

7. Веселов  П.В. Вы – секретарь. М.: Изд-во  стандартов, 1993. – 120 с. 

8. Вялова  Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.

9. Делопроизводство: Справ. Пособие – 4-е изд., доп. – Омск: Фирма «ЛЕО», 1995. – 56 с.

10. Документы  и делопроизводство: Справ. Пособие/  Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев,  А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев.  М.: Экономика, 1991. – 271 с.

11. Емышева  Е.М. Методика составления номенклатуры  дел // Секретарское дело 1996. №3. С. 31-34.

12. Еремченко  В.А. О проблеме электронных  документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.

13. Короткий  С. Современные технологии корпоративного  документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.

14. Кузнецов  С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел –  Синтез», 2000 - 232 с.

15. Кузнецов  С.Л. Применение современных технологий  в работе с документами // Секретарское  дело 1996. №3. С. 23-29.

16.Кузнецов  С.Л. Российские программы комплексной  автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. С. 27-32.

17. Кузнецов  С.Л. Прием и передача документов  в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 33-39.

18. Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело 2003. №1. С. 31-37.

19.Болотов  П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы.  М.:Проспект, 2000-80 с.

20. Степанов  Е.А. Контроль  исполнения документов и поручений // Секретарское дело 2006. №2. С. 15-19.

21. Сравнительный  анализ программных систем делопроизводства  и документооборота для автоматизации  российских органов государственной  власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД, 2006 - 73 с.

22. Арсенюк  М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2005 - 188 с.

23. Шатина  Н.В. Составление номенклатуры  дел // Секретарское дело 2000. №1. С. 18-24.

24. Шатина  Н.В. Функции секретаря – помощника руководителя // Секретарское дело 2008. №4. С. 16-19.

25. Янковая  В.Ф. Нормативное обеспечение  делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2007. №1. С. 21-25.