Документирование деятельности СГМУП «Детского дошкольного питания»

   При первичной обработке корреспонденции  проверяется, по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

   Конверты  с документами, в том числе  и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

   Конверты  от поступающих документов, в том  числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

   - адрес отправителя;

   - время отправки и получения  документа;

   - при поступлении личных или доплатных документов.

   На  полученном документе проставляется  регистрационный штамп, он проставляется  в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и  даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

   Заканчивается первичная обработка распределением на документы  регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

   Предварительное рассмотрение документов проводится с  целью распределения поступивших  документов на требующие обязательного  рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные  подразделения и ответственным  исполнителям.

   Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

   Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

   На  рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных  и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие  решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

   Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

   Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора СГМУП «Комбинат школьного питания» передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит  на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

   Для этого необходимо составить классификатор  вопросов деятельности с указанием  исполнителей по каждому вопросу. Это  нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

   После рассмотрения документов Генеральный  директор наносит резолюцию –  распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

   В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В СГМУП «Комбинат школьного питания» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ.

2.3. Порядок работы с исходящими  документами

   Отправляемые  предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих  документов состоит из следующих  операций:

   - составление проекта документа  исполнителем;

   - проверка правильности оформления  проекта документа секретарем;

   - согласование проекта документа;

   - подписание документа руководителем  (в необходимых случаях – утверждение);

   - регистрация документа;

   - отправка документа адресату;

   - подшивка второго экземпляра (копии)  в дело.

   Проект  исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

   Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

   В СГМУП «Комбинат школьного питания» проект исходящего документа обязательно  согласовывается с юристом. Такое  согласование оформляется визой.

   После подписания руководителем, исходящий  документ передается секретарю-референту  для регистрации.

   Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

• порядковый номер документа, включающий номер дела;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
• исполнитель;
• примечание.

   После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его  номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

   Затем исходящие документы в тот  же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса  подшиваются в дело с исходящей  перепиской.

2.4. Регистрация документов

   Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

   Задачи  регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные  формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам предприятия, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

   Правила организации регистрации описаны  в Государственной системе документационного  обеспечения управления и Типовой  инструкции по делопроизводству⁸. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

   Наибольшая  эффективность достигается при  централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

   Децентрализованная  система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

   Для СГМУП «Комбинат школьного питания», как для средней компании, характерна разветвленная структура, наличие  филиалов, находящихся на разной с  главным офисом территории. Учитывая специфику предприятия, в нем принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.

   В СГМУП «Комбинат школьного питания»  регистрация входящих документов,  происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую  корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При  этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие на предприятие документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

   На  входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

   Регистрация входящих документов осуществляется путем  занесения данных в Журнал регистрации  входящих документов.

   Форма регистрационного журнала для входящих документов:

   Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется  в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

   На  исходящих документах проставляется  исходящий регистрационный номер  в соответствии с действующими требованиями.⁹ Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. На предприятии номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

   Регистрация исходящих документов СГМУП «Комбинат  школьного питания»  ведется в  журнале, содержащем следующие графы:

 

   На  предприятии регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных  подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя.

   Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы:

 

   СГМУП «Комбинат школьного питания» имеет  в своем составе несколько  филиалов, территориально находящихся  за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются  как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.