Исходя  из вышеперечисленных задач, Общий  отдел осуществляет следующие функции:

• Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;
• Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам  документационного обеспечения управления;
• Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;
• Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия.
• Осуществление контроля за  оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;
• Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;
• Разработка номенклатуры дел предприятия, обеспечение хранения дел;
• Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;
• Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.⁵

    Общий отдел возглавляет начальник,  назначаемый на должность приказом  Генерального директора и подчиняющийся  начальнику Управления делами.

   Общий отдел в своей деятельности руководствуется  законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения  управления, Уставом СГМУП «Комбинат школьного питания» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями предприятия. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

   Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам предприятия по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

   Секретариаты  филиалов СГМУП «Комбинат школьного  питания» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением  непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства предприятия, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

       В СГМУП «Комбинат школьного  питания» существует служба технической  документации, под руководством  начальника подразделения. Служба  входит в состав Управления  развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.

         Начальник службы технической  документации в своей деятельности действует на основании и в  соответствии с Положением о службе технической документации, должностной  инструкцией и заключаемым с  ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.

   Основным  направлением деятельности службы технической  документации является подготовка и  техническое сопровождение документов, связанных с основной деятельностью  предприятия. Основными задачами службы технической документации являются:

   - Получение приходно-расходной документации  и проверка комплектности;

   - Входной контроль и регистрация  нормативной внутренней и внешней  документации;

   - Подготовка документации для  разработки калькуляций и технических  планов;

   - Разработка проекта производства работ по основной деятельности;

   - Документальная подготовка внедрения  новой продукции;

   - Оформление и согласование проектов  нормативной документации;

   - Сопровождение договоров с поставщиками

       - Разработка договоров на работы  отдела;

- Лицензирование и сертификация работ  и видов  деятельности;

   - Обеспечение цехов проектной  документацией, журналами работ,  проектами производства работ  и другой технической документацией.

   Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической  документации является секретарь.

 

2. Анализ системы  документационного  обеспечения  в  СГМУП «Комбинат  школьного питания»

2.1. Организация документооборота

   Документационное  обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

   Несмотря  на, что СГМУП «Комбинат школьного  питания» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного  обеспечения управления начали проводиться  только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в предприятии осуществляется  Общим отделом.

   Организация работы с документами в предприятии  включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых  систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

   Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

   Правильно и рационально организованный документооборот  повышает эффективность работы аппарата управления организации.

   В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения  качества документов, создания условий  применения современных технических  средств обработки документной  информации, повышения эффективности  работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

   Документационное  обеспечение – важнейшая функция  управления, нуждается в тщательно  продуманной организации.

   Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

   Необходимо  отметить, что основу правильной организации  работы с документами составляет четкое разделение функций  и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

   Под объемом документооборота предприятия понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

      Анализируя документооборот за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов:

   - поступающие (входящие);

   - отправляемые (исходящие);

   - внутренние.

   Стабильное  увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры предприятия за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов,  постоянным возрастанием количества работников.

   Наиболее  распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

   Из  филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении вопросов качества и обеспечения, отчеты о проделанной работе.

   Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие  документы, создающиеся в процессе деятельности предприятия, оформляются  на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

   - бланк предприятия для письма;

   - бланк для письма Управления  развития бизнеса; 

   - общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).

   Внутренний  документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы  предприятия по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

   - Организационные документы, которые  регламентируют деятельность предприятия  (Устав, Положения об отделах,  инструкции и т.п.);

   - Распорядительные документы, издаваемые  Генеральным директором, его заместителями  и руководителями структурных подразделений;

   - Информационно-справочные документы,  создаваемые для решения оперативных  вопросов (докладные и служебные  записки, акты, справки и т.д.).

   Учитывая  постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что  количество внутренних документов возрастает.

   Внутренние  документы оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих  реквизитов: название предприятия, название подразделения, вида документа, места  составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

   Сотрудники  Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти⁶.

   Необходимо  отметить, что при внутренней переписке  сотрудники используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении  и передаче информации от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит  информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.⁷

2.2. Порядок работы с входящими  документами на предприятии

   Прием всей входящей корреспонденции и  вся последующая обработка в  СГМУП «Комбинат школьного питания»  осуществляется централизованно секретарем-референтом  Генерального управления.