Документирование деятельности государственных учреждений

На основе анализа схемы организационной структуры ОГУК «ООЦНТ» можно представить пути движения входящего документопотока.

 

Канцелярия (приемная). Регистрация  документа

↓

Директор ООЦНТ

↓

Канцелярия. Отметка о  резолюции и документ становится на контроль.

↓

Документ передается (направляется) исполнителю.

 

Схема исходящего документопотока:

 

Исполнитель

↓

Оформление документа

↓

Регистрация документа

↓

Директор. Подписание

↓

Канцелярия. Регистрация  документа

↓

Отправка документа

 

Организация доставки документов

Доставка документов в ОГУК «ООЦНТ» осуществляется средствами почтовой и электрической связи. С помощью почтовой связи в ОГУК «ООЦНТ» доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: факсограммы, электронные документы, телефонограммы.

 

Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение  поступающей корреспонденции

Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение  поступающей корреспонденции в ОГУК «ООЦНТ» осуществляется заведующей канцелярии. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений  к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности   доставки    имеет целью  выявление корреспонденции, доставленной не по назначению.   Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.     

Конверты с поступающей  корреспонденцией от физических лиц (запросы социально-правового характера) сохраняются, остальные – как правило,  уничтожаются,  кроме  случаев,  когда только по ним можно установить адрес отправителя  (при  отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.

Регистрируются все  поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации.

Для достижения информационной совместимости  регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается  следующий состав основных реквизитов регистрации:

- порядковый номер и дата  поступления;

- дата и регистрационный номер  поступившего документа;

- наименование организации (автора  или корреспондента);

- заголовок к тексту (краткое  содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

На зарегистрированных  документах в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номера, который состоит из знака «№», порядкового номера, присвоенного документу при регистрации, индекса дела по номенклатуре дел. При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер.

Документы регистрируются и передаются  для рассмотрения директору ОГУК «ООЦНТ», как правило, в день их поступления. После рассмотрения директором ОГУК «ООЦНТ» документы возвращаются в канцелярию.

 

Организация обработки и передачи отправляемых документов

Документы, отправляемые ОГУК «ООЦНТ», передаются почтой или электросвязью. Обработка документов для отправки осуществляется заведующей канцелярией.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса, номера телефона, электронного адреса.

Отправляемые документы  должны иметь  отметку об исполнителе  с указанием инициалов и фамилии  исполнителя и номера телефона, которая  располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

При этом проверяется  правильность оформления и адресования  документов, наличие подписей, виз, приложений.  Неправильно оформленные  документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в  день их подписания или не позднее  первой половины следующего дня.

 

Порядок прохождения внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

Проекты приказов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями  и должностными лицами передаются в канцелярию, где осуществляется контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись директору ОГУК «ООЦНТ». После подписания документы регистрируются.

Размноженные  экземпляры подписанных и зарегистрированных приказов в обязательном порядке  рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

 

Учет  количества документов

Учет поступления, прохождения и исполнения документов ОГУК «ООЦНТ» проводится по месту регистрации документов канцелярией. Результаты учета количества документов обобщаются и представляются директору ЦГАМО по состоянию на 1 января года, последующего после завершения дел в делопроизводстве.

За единицу  учета количества документов принимается  сам документ с учетом размноженных экземпляров. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

 

Работа  исполнителей с документами

Руководители  структурных подразделений ОГУК «ООЦНТ» организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают  подготовку письменных ответов, контролируют  качество и своевременность исполнения поручений.

При оперативном  решении вопросов без составления  дополнительных документов исполнитель  делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

На исполненном  документе (на первом листе)  или на приложенной к нему справке (информации) о результатах исполнения документа проставляется отметка «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ.

Канцелярия периодически, не реже одного раза в месяц, сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными и составляет сводку для директора о ходе исполнения документов.

Подготовленный  ответ на исполненный документ передается на подпись директору ОГУК «ООЦНТ» вместе с документом. Подписанный ответ передается вместе с исполняемым документом для регистрации и отправки. Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел ОГУК «ООЦНТ» вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ, или его копией.

Документ, помещенный в дело, может быть с разрешения директора ОГУК «ООЦНТ» временно изъят с обязательным вложением в дело листа-расписки о выдаче документа из дела.

 

Организация приема и передачи документов с использованием

средств факсимильной связи. Электронная почта

Факсимильная связь  обеспечивает передачу  информации  с бумажного носителя (тексты,  таблицы и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле. При приеме и   передаче   документов по каналам факсимильной связи сотрудники ОГУК «ООЦНТ» должны руководствоваться следующими требованиями:

• объем  передаваемого документа, выполненного на писчей бумаге формата А 4 (210 x 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;
• подлежащий передаче документ регистрируется; подлинники  документов после передачи информации отправляются по почте адресату или возвращаются исполнителям под  расписку  с  отметкой  о  времени  отправки;
• поступившие факсограммы регистрируются в общем порядке, передаются адресатам под расписку в день их приема; срочные – немедленно;
• поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение – исполнитель;
• ответственность   за   содержание   передаваемой   информации возлагается на исполнителя,  подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Контроль  за   использованием   факсимильной   техники, установленной    в структурных подразделениях ОГУК «ООЦНТ», осуществляется руководителями этих подразделений.

Электронная почта в ОГУК «ООЦНТ» используется для обмена информацией общего доступа с последующим ее хранением с помощью средств электронно-вычислительной техники и электронно-магнитных носителей.

В системе электронной  почты домена orel.ru находится зарегистрированный, официальный, электронный ящик ОГУК «ООЦНТ» –            ock@orel.ru. Поступившие сообщения электронной почты обрабатываются заведующей канцелярией и передаются на бумажных и электронных носителях для последующей работы с ними.

Исходящие сообщения также передаются заведующей канцелярии на электронных носителях для последующей отправки.

Запрещается отправлять и принимать сведения, носящие  конфиденциальный характер или содержащие персональные данные без предварительной  обработки (обезличивание, упаковка в архив с паролем, шифрование).

Таким образом, ОГУК «ООЦНТ» использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо – заведующая канцелярией.

 

Заключение

 

Все документы  организации представляют собой единый документопоток, который «рождается, живет и умирает» по своим законам. Все группы документов в нем подчиняются определенным правилам, которые закреплены инструкциями по делопроизводству, и сложившимися в организации традициями. Соблюдение их обеспечивает бесперебойную работу предприятия.

Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение. От четкой организации документационного процесса зависит оперативность работы.

На основании  анализа делается вывод о рациональности движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов. Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

Итак, документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Управленческие документы  составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Документационное обеспечение управления в ОГУК «Орловский областной центр народного творчества» осуществляется заведующей канцелярией. Основной организационно-распорядительный документ учреждения – Устав, в котором закреплены все основные моменты учреждения (основные вид деятельности, цели и задачи ОГУК «ООЦНТ»).

Трудовые отношения  работников регулируются действующим  трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего  трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

В учреждении существует несколько систем документации такие как:

• Система организационно-правовой документации;
• Система плановой документации;
• Система распорядительной документации;
• Система отчетной документации.

Инструкция по делопроизводству для закрепления требований к  функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами отсутствует.

           К распорядительным документам ОГУК «ООЦНТ» относятся приказы. Они издаются с целью разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов деятельности учреждения.

Достижение науки и  техники, бурное развитие научно-технической  революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами.

 

Список источников и литературы

1. Федеральный закон «<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439__Char" st