Документирование деятельности государственных учреждений

Содержание

Введение

В деятельности любого учреждения особые требования предъявляют к  документированию, так как степень  рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда  работников.

  Совершенствование документирования  деятельности учреждения предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения  сказать, что качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих  должностных лиц составлять и  оформлять управленческие документы. Государственная система документационного   обеспечения управления (ГСДОУ)   -   совокупность   принципов   и   правил, устанавливающих    единые    требования     к     документированию управленческой  деятельности  и организации работы с документами в органах    государственного    управления,     на     предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

 По сути дела, организация  работы с документами является  координирующим центром конкретного  структурного подразделения, что  на практике означает полную  осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения. Вышесказанное обусловило актуальность выбранной темы.

Целью курсовой работы является изучение основных правил документирования деятельности государственных учреждений.

Основные задачи курсовой работы:

• изучение основных правил документирования деятельности учреждений
• анализ документирования деятельности ОГУК «ООЦНТ»

Объектом исследования выступает процесс документирования управленческой деятельности.

Предметом исследования является рассмотрение документирования деятельности госучреждения на примере ОГУК «ООЦНТ».

Теоретической основой  для исследования послужили труды  отечественных ученых и специалистов в области теории и практики документоведения и делопроизводства: Андреевой В.И. «Делопроизводство. Организация и ведение», Кирсановой М.В. «Современное делопроизводство», Кузнецовой Т.В. «Делопроизводство», Дёмина Ю.М. «Делопроизводство. Документационный менеджмент», Ильюшенко М.П. «Формуляр документа» и др., а также, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме.

При выполнении работы были использованы методы изучения и анализа учебной литературы и публикаций в периодических изданиях по данной теме; методы наблюдения и опроса при прохождении практики и анализа документирования деятельности государственного учреждения такого как, Областного государственного учреждения культуры «Орловский областной центр народного творчества».

Работа состоит из введения, двух глав (теоретической и практической), заключения и списка литературы.

Глава 1 Теоретические основы документирования деятельности государственных учреждений

1. Основные правила организации документооборота в учреждении

Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам» [9, с.2].

По мнению Кузнецовой Т.В., документооборот – сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов [30, с.5].

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.;
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

• прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о  состоянии документооборота можно  получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

• характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
• маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
• периодичность (стадии документооборота);
• направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают  по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д. [30, с. 87]

Входящий документопоток любого учреждения складывается из:

• документов вышестоящего учреждения (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в учреждении производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
• документов от подведомственных учреждений, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
• документов от несоподчиненных учреждений, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
• обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данном учреждении и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции учреждения в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, – приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры) Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут  движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

По мнению Андреевой В.И, входящие документы образуют три направления движения: руководству учреждения, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно – наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, – получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю [12, с.24].

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в учреждении принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю  управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными  являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов [36, c.47].

Основываясь на данных, характеризующих  документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.