Документирование деятельности государственных учреждений

Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие представления о положении дел в учреждении, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после  первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов «спускается» на следующий уровень управленческой структуры, т.е. документы, попадают к исполнителю уже в день их поступления в учреждение [14, c.38].

Рассмотрение документов руководителем организуется в этом случае более рационально – к нему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо поступивших документов еще представляется подборка справочных данный или предварительной переписки.

Движение документов задается резолюцией руководителя. В  зависимости от содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.

Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих учреждений, органов власти и управления не всегда требуют письменного ответа – они необходимы для ознакомления, содержат инструкции по выполнению каких-то операций или действий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников. Визы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах ознакомления. На документе делается отметка «Принято к сведению» или «Принято к руководству», ставится подпись лица, которое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором документ будет храниться [42, c.94].

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие  письменного ответа, передаются специалистам функциональных подразделений, которые используют их в оперативной работе, а затем списывают в дело, делая отметки «Включено в план», «Включено в отчет», и подшивают в дела.

Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые  требуют ответа.

Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточны ли ее объем и качество (достоверность, актуальность, объективность). На этом этапе исполнитель особенно нуждается в документационном обеспечении своей деятельности, в использовании информационно-поисковой системы по документам учреждения и самих документов, т.е. в рациональной системе хранения документов. Свои соображения по характеру исполнения документа исполнитель представляет руководителю, либо в устной, либо в письменной (представляя проект ответного документа) форме.

Проект документа проходит этап согласования – сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов, которые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта документа для сбора замечаний и предложений — так называемое параллельное согласование. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных подразделений.

Принципиальные изменения  в процессах визирования могут  исходить при наличии в учреждении локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет осуществлять обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами. Документ может создаваться в электронной форме и передаваться для редактирования, получения заключения, визирования. Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, но тут возникают организационные трудности из-за проблемы доступа к информации. Часть сотрудников имеет ограниченный доступ (право чтения, право копирования, право внесения изменений) только к строго нормированным массивам. Полный доступ ко всем документам учреждения могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы делопроизводства.

После получения на проекте  документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства. Если адресат подготовленного документа является новым партнером, если их несколько, в службу делопроизводства передается также адрес или адреса. В необходимых случаях составляется список рассылки документа.

Поступивший документ, копию  отправленного документа и его  проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении.

По такой же схеме  работает исполнитель и над инициативными документами – запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.

Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов, прежде всего, оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа – специальный аппарат (секретариат коллегии).

1.4. Правила обработки исходящих документов

Исходящий документ может создаваться  как сам по себе, так в ответ  на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом.

После записи исходящего документа, являющегося ответом  на входящий, у входящего документа  автоматически устанавливается пометка «Отправлен ответ».

Исходящие документы создаются  в учреждении и предназначены для отправки другим учреждениям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:

– составление проекта  документа;

– согласование проекта;

– проверка правильности оформления документа, печать;

– подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати);

– регистрация;

– тиражирование;

– отправка первого экземпляра документа адресату;

– подшивка второго экземпляра в дело.

Документы, отправляемые учреждением, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция принимает  документы для отправки полностью  оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.

Неоформленные или неправильно  оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

На заказную корреспонденцию  сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях  принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Важный момент в делопроизводственном процессе – текущее хранение и  использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска документов в учреждении создаются информационно-поисковые системы (ИПС), при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением документов в учреждении. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретном учреждении. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в учреждении для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению [14, c.13].

Таким образом, можно  подвести итоги, что документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

Глава 2 Документирование деятельности ОГУК «Орловский областной центр народного творчества»

2.1. Характеристика  деятельности ОГУК «ООЦНТ»

26 октября 1939 года в  г.Орле был создан областной Дом народного творчества, организованный на базе отдела художественной самодеятельности при областном управлении по делам искусств. В 1940 году сотрудники Дома и известный исследователь музыкального фольклора Л.В.Кулаковский побывали в селах Орловщины. В Болховском и Мценском районах они встречались с народными исполнителями, певцами и художниками. В Верховском и Залегощенском районах записывали старинные песни в исполнении ансамблей пастухов-рожечников.

В сентябре 1941 года, в связи с начавшейся войной, деятельность ДНТ была прекращена. Первый послевоенный документ о Доме в Орловском областном архиве датируется 1945 годом. Это письмо на имя директора Орловского областного Дома народного творчества из Москвы от директора Всесоюзного Дома народного творчества им.Н.К.Крупской Л.Егорычева, где он подчеркивает необходимость восстановления кружков, которые до оккупации занимали ведущее место. Главная задача, поставленная перед ОДНТ сразу в послевоенные годы – создание новых коллективов, обеспечение кружков профессиональными кадрами, оказание помощи сельским самодеятельным коллективам, организация записи устного народного творчества, подготовка к смотру художественной самодеятельности.

В марте 1946 года отдел  художественной самодеятельности Управления по делам искусств при Совнаркоме РСФСР в своем письме отмечает достижения Орловского ОДНТ в налаживании учета творческих коллективов, обеспечении их репертуаром, в организации при ОДНТ школы по классам баяна и художественного чтения.

Возобновилось проведение смотров художественной самодеятельности, сбор сведений о кружках, действовавших тогда на территории области.

К началу 1954 года, когда  директором Дома был А.А.Артуновский, в Орловской области насчитывалось  уже 758 кружков художественной самодеятельности – драматических, хоровых, танцевальных, физкультурно-акробатических и художественной гимнастики, духовых оркестров и оркестров народных инструментов, в которых участвовало 7 695 человек. Для области, по которой война прошлась своим огненным колесом, это немало.

50-е – 60-е годы  для Орловского ОДНТ, который  в 1956 году возглавила бывший  методист Т.Н.Калиничева, были временем  возрождения сельской самодеятельности, собирания народных песен, которыми  так богата Орловская земля.  Уже тогда активно начали издаваться  фольклорные сборники: «Русские песни Орловской области», «Орловская конопелька», «Орловская матаня», «Хор деревни Крутиловка».

Этот период – время  расцвета традиционных форм работы: смотров-конкурсов  агитбригад, молодых массовиков, факультетов  общественных профессий ВУЗов, праздников песен и танцевального фольклора, современных бальных танцев, ансамблей песни и пляски, музыкальных и хоровых коллективов, цирковых студий. В 1961 году в сельских клубах Орловской области работало 1200 творческих коллективов, объединявших 14700 человек. В декабре 1964 года состоялась областная выставка самодеятельного изобразительного искусства, представившая 167 лучших произведений живописи, графики, прикладного искусства. Более 50 из экспонировавшихся на ней работ было направлено на заключительный показ в Москву.