Документирование деятельности акционерных обществ

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ и  науки российской федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ 

«ЧУВАШСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ имени  И. Н. УЛЬЯНОВА» 

ИСТОРИКО-ГЕОГРАФИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

  

КАФЕДРА АРХИВОВЕДЕНИЯ И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ  

  

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА  
 

Документирование  деятельности акционерных  обществ

 

 

Выполнила:

студентка группы ИГФ-32-08

Ундрицова Зоя Николаевна

Научный руководитель:

к.и.н. доцент Титова И.В.

 

  

   

  

Чебоксары 2010

Содержание

Введение……………………………………………………………………......3

Глава I  история документирования акционерных обществ…………………………………………………………………………5

Глава II  Характеристика отдельных видов и разновидностей документов акционерного общества

1. Организационно-распорядительные документы акционерного общества…………………………………………………………………….9
2. Особенности составления учредительных документов………………13
3. Особенности оформления деятельности коллегиальных органов. Протоколы…………………………………………………………………16

Глава III  Особенности документирования деятельности акционерных обществ.

1. Документирование процесса государственной регистрации акционерных обществ………………………………………………………..19
2. Правила документирования общего собрания акционеров…………..21
3. Особенности утверждения внутренних документов

акционерного общества……………………………………………………26

Заключение………………………………………………………………….29

Список  использованных источников и литературы……….31

 

Введение 

     Среди организационно-правовых форм предпринимательской  деятельности наиболее приспособлены  для функционирования в условиях рыночного хозяйства акционерные общества и товарищества с ограниченной ответственностью. Эти формы получили наибольшее распространение в мире именно с развитием крупного бизнеса, который трудно, а подчас и невозможно вести на основе только личного капитала предпринимателя. Акционерная форма позволяет привлечь в одно предприятие капиталы многих лиц, причем даже тех, которые сами не могут в силу самых разных причин заниматься предпринимательской деятельностью. Кроме того, ограничение ответственности размером внесенного капитала вместе с высокой его диверсификацией позволяет вкладывать средства в весьма перспективные, но и высокорискованные проекты, существенно ускоряя внедрение достижений научно-технического прогресса. Есть много других положительных сторон акционерной формы собственности, делающих ее поистине универсальной и применимой везде, где для организации предприятия требуется начальный капитал и есть необходимость и возможность ограничить масштабы ответственности предпринимателя. Для успешной работы АО соответственно требуется и плодотворное функционирование системы делопроизводства. Поэтому неслучайно выбрана тема данной курсовой работы – документирование деятельности одной из самых распространенных организационно-правовых форм в российской экономике – акционерного общества.

     Эта тема актуальна, прежде всего, потому, что документы, являясь основой  для организационного оформления деятельности общества, требуют постоянного совершенствования  и соответствия действующему законодательству.

     Это обуславливает непрерывную работу законодательных органов над проработкой и корректировкой нормативной базы по вопросам создания, реорганизации и ликвидации акционерных обществ.

     С переходом к рыночной экономике  они вновь получили распространение. Это объясняется не только приспособленностью этой организационно-правовой формы к условиям рыночной экономики, но и тем, что приватизация государственных и муниципальных предприятий проводилась, как правило, путём преобразования в акционерные общества.

     Основным  законодательным актом, регулирующим деятельность обществ, является Закон «Об акционерных обществах»¹. Этот закон, являясь главным документом, достаточно полно регламентирует вопросы создания и ведения многих документов акционерного общества.

     Целью курсовой работы является характеристика способов и особенностей документирования деятельности акционерных обществ.

     Задачи, требующие подробного рассмотрения, следующие:

1. Изучение истории документирования акционерных обществ;
2. Характеристика отдельных видов и разновидностей документов акционерного общества (организационно-распорядительные, учредительные документы, протоколы как документы по оформлению деятельности коллегиальных органов);
3. Определение особенностей документирования деятельности акционерных обществ (документирование процесса государственной регистрации акционерных обществ, правила документирования общего собрания акционеров, особенности утверждения внутренних документов акционерного общества).

 

Глава 1. История документирования деятельности акционерных  обществ

     Реформирование  российской экономики в 90-х гг. XX века привело к появлению и быстрому развитию такой формы организации капитала, как акционерное общество. Необходимо отметить, что первые акционерные компании возникли в начале XIX века. На 1 января 1807 г. в России было зарегистрировано 5 компаний. В СССР первые акционерные общества были созданы ещё в период нэпа, но уже в 1930-е гг. были в основном ликвидированы или стали полностью государственными. Специфика акционерных компаний проявлялась и в создававшихся в них документах.

     Анализ  фондов позволил определить основные виды документов акционерных обществ XIX–ХХ века, правила их составления, оформления и хранения.

     Основным  документом, определяющим статус организации, размер акционерного капитала, органы управления компанией, права акционеров и т.п. был устав. Количество разделов устава варьировалось в зависимости от целей, функций, размеров предприятия.

     Наряду  с уставом для учета акционеров составлялась ведомость, которая содержала  сведения об имени, фамилии и звании подписчика, месте его жительства, числе акций, сумме подписки и внесенных суммах.

     Для нормативно-правовой регламентации  деятельности ведущих сотрудников  разрабатывались должностные инструкции, которые состояли из следующих разделов: права, ответственность, кому подчиняется и кем руководит. Подписывали документ председатель и секретарь коллегиального органа.

     В XIX веке широкое распространение  получил такой вид документа, как заявление. Для акционерных  обществ были характерны следующие  виды заявлений: о выдаче аванса, оказании денежной помощи; о трудоустройстве, увольнении и переводе; с указаниями специалистов на недостатки производства или нехватку рабочей силы. Верность содержащихся в заявлении сведений удостоверялась Волостным правлением. Часто на обороте заявления свое мнение высказывало должностное лицо, курирующее данный вопрос.

     Документ, информировавший об имевших место  событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, которые требовали решения, получил название «служебная записка». Текст служебной записки состоял из двух или трех смысловых частей. В первой излагались факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализировалась сложившаяся ситуация, приводились возможные варианты выхода из ситуации. В третьей части указывались выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять руководству общества. необходимости передоверия прав на совершение определенных действий другим лицам. Наиболее распространенными были нотариальные доверенности, составлявшиеся на гербовой бумаге. В тексте указывалось, кем выдана доверенность, фамилия нотариуса, дата и порядковый номер, суть поручения. В конце нотариус ставил штамп, содержащий трафаретный текст, подписывал документ и скреплял его печатью. Доверенности составлялись на гербовой бумаге. В основном, наклеивались две марки по 10 копеек и одна – по 60 копеек.

     Широкое распространение в акционерных  компаниях получил документ, в  котором излагалась просьба –  прошение. Прошение составлялось на имя  руководителя, после чего указывался проситель, вид документа и излагалось существо вопроса. После основного текста Волостное правление «подписью и приложением печати» удостоверяло верность сведений, содержащихся в документе. Прошение составлялось на гербовой бумаге стоимостью в 10 копеек.

     Появление телеграфа привело к распространению  такого вида документа, как телеграмма. В телеграмме указывали, из какого и  в какой пункт она отправлялась, номер, дату, время, должность и подпись  лица, принявшего телеграмму, количество слов, разряд и служебные отметки.

     Одновременно  с телеграммой оформлялась расписка, которая содержала фамилию адресата и номер телеграммы. Входящие и исходящие телеграммы регистрировались. В регистрационную форму заносились сведения о дате, адресате, регистрационном и исходящем номерах, примечаниях; давалось краткое содержание.

     Особую  роль в функционировании акционерных  обществ составляла переписка. Исходящая  корреспонденция часто составлялась на специальном бланке организации  с угловым расположением реквизитов. В левом верхнем углу обозначалось наименование организации, адрес, номер. В верхнем правом углу ставилась дата, указывался адресат. Далее следовал текст, указание должности и подпись автора.

     Начало  коммерческого письма могло содержать ссылку на последнее письмо.

     Развитие производственных сил и деловых связей требовало хозяйственного учета, который был призван обеспечить Правление общества информацией о наличии и использовании материальных ресурсов. Анализ сложившейся системы бухгалтерской документации, представленной в фонде, позволил выделить 3 основные группы документов: исполнительные документы, подтверждавшие совершение каких-либо действий (приходные и расходные накладные, акты о списании, инвентарные описи и т.д.); документы, являвшиеся основанием для составления исполнительных документов (ордер или приказ, наряд, требование); документы, служившие основанием для принятия управленческих решений (счет, фактура, постановление и т.д.)

     Важной  функцией акционерных компаний было документирование трудовых правоотношений. Информация о дате рождения, месте проживания, уровне образования, семейном положении, времени поступления и увольнения фиксировалась в личном листке по учету кадров. Там же в графе «отметки» содержались сведения о возрасте детей, номере расчетной книжки, истории трудовой деятельности рабочего на предприятии и номере выданной справки.

     В паспортной книге указывалась информация о месте проживания, звании, уровне образования, возрасте, времени поступления  и увольнения. В графе «виды  на жительство» отмечали данные паспорта, удостоверения или метрического свидетельства. Кроме того, указывалась причина увольнения, а в примечании – семейное положение.

     Текст трудовых соглашений начинался с  даты, указания сведений о работнике, после чего следовали условия поставки и подпись работника².