Документальное оформление командировок

     Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

     Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель (или уполномоченное на это лицо). Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

     Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставятся его должность, дата и подпись с расшифровкой.

     На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

    В связи с оформлением авансового отчета, связанного с командировками, нельзя не остановиться на таком моменте, как оформление авансового отчета по зарубежной командировке работника. Современная экономика России развивается достаточно стремительно, происходит постоянное расширение внешнеэкономических связей российских организаций с партнерами из дальнего и ближнего зарубежья. Естественно, что для успешного ведения бизнеса представители российских компаний достаточно часто выезжают в зарубежные командировки, что, непременно связано с валютой. И если заполнение авансового отчета в рублях особых трудностей не вызывает, то оформление такого документа в иностранной валюте для многих становится проблематичным.

     Отметим сразу, что, направляя работника в командировку за рубеж, организация должна помнить о том, что существуют определенные особенности при оформлении загранкомандировок. Однако, на них мы остановимся кратко, отметим только, что подробно с этим вопросом можно ознакомиться в нашей книге «Командировки». Нас же интересует, как правильно оформить авансовый отчет в иностранной валюте…

     Выезд представителя российской организации в загранкомандировку оформляется приказом руководителя организации. В нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе, для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу: страна (либо страны) пребывания, сроки командировки (в том числе в каждой отдельной стране пребывания), каким транспортом осуществляется проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом), а также иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа руководителя организации, бухгалтер произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику.

     Размер подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте РФ – в рублях, и в иностранной валюте.

     Оплата загранкомандировок производится на основе норм, утвержденных приложением к Приказу Минфина РФ от 2 августа 2004 года №64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

     Нормы возмещения расходов по загранкомандировкам установлены в свободно конвертируемой валюте, которую организация может приобрести через уполномоченный банк. Обычно аванс на командировочные расходы выдается работнику в той валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. Если же нормы установлены в редко используемых неконвертируемых иностранных валютах, то организация может выдать работнику аванс на командировочные расходы в любой свободно конвертируемой валюте.

     При этом смета командировочных расходов составляется также в свободно конвертируемой валюте, а пересчет, редко используемой неконвертируемой иностранной валюты в свободно конвертируемую, производится через рубли по курсу Банка России на дату выдачи. Если национальная валюта другой страны не конвертируется Банком России, то пересчет расходов, выраженных в этой неконвертируемой валюте, производится по справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России, или с помощью кросс-курса. Информацию об этих курсах организация может запросить в валютном отделе уполномоченного банка.

     В соответствии с действующими нормами валютного законодательства, а именно подпунктами 9 и 14 статьи 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 года №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (Далее по тексту Закон о валютном регулировании)* валютные операции между резидентами запрещены, за исключением (в том числе):

      а) операций при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных  со служебной командировкой за пределы  территории Российской Федерации, а  также операций при погашении  неизрасходованного аванса, выданного  в связи со служебной командировкой;

      б) операций по оплате и (или) возмещению расходов, связанных со служебными поездками за пределы территории Российской Федерации работников, постоянная работа которых осуществляется в  пути или имеет разъездной характер.

      В том случае, если организация, отправляющая работника за границу, не имеет необходимого количества валютных средств на своем счете, то приобрести валюту она может через уполномоченные банки, такое правило установлено пунктом 1 статьи 11 закона о валютном регулировании:

      «Купля-продажа иностранной валюты и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в Российской Федерации производится только через уполномоченные банки.»

      Порядок купли-продажи иностранной валюты через уполномоченные банки в связи с введением Федерального закона от 10 декабря 2003 года №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не претерпел особых изменений.

      При получении иностранной валюты на загранкомандировку, организация должна обратить внимание на следующие моменты:

      ·  снять валюту с валютного счета организация может не ранее чем за 10 рабочих дней до убытия работников в командировку за рубеж;

      ·  основанием для выдачи уполномоченным банком наличной иностранной валюты является Заявление организации, в котором в обязательном порядке указываются номера и даты приказов о командировании работника за границу.

      Заявление, предоставляемое в банк, оформляется  организацией, командирующей работника  за рубеж, на основании следующих  документов:

      ·  приказа о направлении работника в служебную командировку за пределы Российской Федерации (мы уже отмечали, какая информация отражается организацией в таком приказе);

      ·  приказа (распоряжения) руководителя организации о норме суточных командируемому лицу.

      После представления заявки, но не ранее чем за 10 дней до даты убытия в командировку командируемого лица, банк выдает требуемую сумму наличной валютой или дорожными чеками с одновременной выдачей справки по форме 0406007 на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц. Справка является основанием для вывоза из Российской Федерации наличной иностранной валюты и дорожных чеков командируемыми лицами. В организации обязательно ведется Журнал учета справок по форме 0406007.

      После получения наличной валюты в обслуживающем банке ее необходимо принять к учету в кассу организации. Поступление валюты в кассе оформляется приходный кассовый ордер унифицированной формы. Аналогично с рублевым приходом движение наличных валютных денежных средств следует отражать в кассовой книге, книге приходных кассовых ордеров или книге расходных кассовых ордеров соответственно. В кассовой книге указывается не только сумма в валюте, но и сумма по валютному кассовому ордеру, переведенная в рубли по курсу Банка России на данный день, а при подведении итогов за день - по каждой валюте отдельно, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумма всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли). При изменении курса валют отдельной строкой в приход либо в расход записывается курсовая разница. К кассовым документам подшивается справка по расчету курсовой разницы.

      В бухгалтерском учете затраты  организации по покупке иностранной  валюты в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного  Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 года №33н признаются операционными расходами.

      При получении иностранной валюты бухгалтер  организации сделает в учете  такую запись:

      При необходимости, организация может  обратиться в банк с просьбой перевести  приобретенную валюту в иностранный  банк на счет командируемого работника, либо на его имя до востребования. Такая операция в учете организации отражается следующим образом: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 52 «Валютный счет»

      Суммы подотчетных средств, не использованные во время служебной командировки, подлежат сдаче в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с  момента их возврата работником с целью обратной продажи на внутреннем валютном рынке.

      Если  по каким либо причинам, служебная  командировка работника, выезжающего  за рубеж, откладывается, данное требование должно быть выполнено в течение 5 рабочих дней с даты предполагавшегося отъезда работника.

Пример  4.

      11 апреля 2005 года ООО «Мелена», направляющая  своего представителя в зарубежную  командировку, поручила уполномоченному  банку приобрести 5000 $, перечислив  ему сумму денежных средств  в размере 150 000 рублей. Комиссия банка – 3000 рублей.

      12 апреля 2005 года банк приобрел  валюту на ММВБ и 13.04.2005 года  зачислил указанную сумму на  специальный транзитный валютный  счет ООО «Мелена». В этот же  день организация сняла денежные  средства с валютного счета  и приняла к учету. Остаток неиспользованных средств был возвращен банком на расчетный счет клиента.

      При этом курс доллара составил:

      12.04.2005 года – 28,30 рублей.

      13.04.2005 года – 28,29 рублей.

      Курс  покупки доллара на ММВБ на 12 апреля 2005 года – 28,35 рублей.

      В учете ООО «Мелена» операции по приобретению иностранной валюты будут отражены следующим образом:

      Получив в кассу организации валюту, бухгалтер  выдал работнику, отправляющемуся  за рубеж, ориентировочную сумму  командировочных расходов в размере 5000 $. Предположим, что работник направляется в служебную командировку в США сроком на 10 дней (с 15.04.05 по 24 .04.2005), проезд до места командировки осуществляется самолетом. Курс доллара на момент выдачи подотчетному лицу – 28,29 рублей.