Документальное оформление командировок

СОДЕРЖАНИЕ 

 
1. Введение……………………………………………………………………….. 2  
2. Документальное оформление Приказа (распоряжения) о направлении работника(ов) в командировку (формы Т-9 и Т-9а)………………………….....2  
3. Документальное оформление Приказа (распоряжения) о направлении работника(ов) в командировку (формы Т-9 и Т-9а)…………………………….5  
4. Оформление командировочного удостоверения (Форма Т-10)…......……. ..7  
5. Оформление авансового отчета (форма АО-1) …………………..…………..9  
6. Использованная литература………………………………………………… 18 

Документальное  оформление командировок

       

     1. Введение

     Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таково требование Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

     В настоящее время Унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление №1).

     Указанные формы должны применяться всеми организациями при направлении работников в командировки.

      С введением новых форм признаны утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 года №26 (пункт 3 Постановления №1).

     В соответствии с Постановлением №1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:

      Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку»;

      Т-9а  «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

      Т-10 «Командировочное удостоверение»;

      Т-10а  «Служебное задание для направления  в командировку и отчет о его  выполнении».

     Указанные унифицированные формы обязаны применять юридические лица всех форм собственности (пункт 2 Постановления №1).

2. Документальное оформление Приказа (распоряжения) о направлении работника(ов) в командировку (формы Т-9 и Т-9а)

     Форма Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку, а форма Т-9а применяется для оформления и учета при направлении работников в командировку. Они отличаются только тем, что форма Т-9 предполагает одно командированное лицо, а в форме Т-9а имеется возможность составить приказ на несколько человек одновременно. В приказе (распоряжении) указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки.

     Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы - другое уполномоченное лицо), а подписывает - руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.

     Постановлением №1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации (канцелярии), второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении (цехе, отделе, филиале, представительстве), где работают командированные лица.

Пример 1.

     ООО «Лазурь», находящееся в Москве, направляет в командировку в ООО «Альфа» (Таганрог) сотрудника планового отдела - менеджера Иванова А.А. с целью заключить договор поставки продукции производственного назначения. Срок командировки - 5 дней (два дня на дорогу и три дня на решение производственных вопросов): с 18 по 22 апреля 2005 года. Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».

     Работник кадровой службы ООО «Лазурь» должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении в командировку (унифицированная форма Т-9).

                                                               --------¬

                                                               ¦  Код  ¦

                                                               +-------+

                                                 Форма по ОКУД ¦0301022¦

                                                               +-------+

                       ООО «Лазурь»                    по ОКПО ¦       ¦

      ________________________________________________         L--------

                  (наименование организации)

                                            ----------------T------------------¬

                                            ¦Номер документа¦ Дата составления  ¦

                                            +---------------+------------------+

                      Приказ                ¦      001      ¦15.04.2005        ¦

                  (распоряжение)            L---------------+-------------------

      о направлении работника в командировку 

      Направить в командировку:

                                                       ----------------¬

                                                       ¦Табельный номер¦

                                                       +---------------+

               Иванова Алексея Александровича          ¦      022      ¦

      ________________________________________________ L----------------

                   (фамилия, имя, отчество) 

               плановый отдел ООО «Лазурь» (г.  Москва)

      __________________________________________________________________

                   структурное подразделение 

                                  менеджер

      __________________________________________________________________

                      должность (специальность, профессия) 

                        РФ, г. Таганрог, ООО «Альфа»

      __________________________________________________________________

                место назначения (страна, город, организация)

                --------¬

      Сроком  на ¦   5   ¦ календарных  дней

                L-------- 

      с «18»  апреля  2005 года     по «22»  апреля  2005 года 

      с целью  заключить договор поставки продукции производственного

              __________________________________________________________

      назначения

      __________________________________________________________________

                                              ООО «Лазурь»

      Командировка  за счет средств _____________________________________ 

      Основание                 служебное задание № 001 от 15.04.2005

      (документ,номер,дата):______________________________________________

                              служебное задание, другое основание,  указать 

                                 директор                Петров Ю.А.

      Руководитель организации  _________   _______  ___________________

                               (должность) (подпись)(расшифровка подписи) 

                                                         апреля

      С приказом (распоряжением) __________________ «15» ______ 2005 года

                                (подпись работника)

      ознакомлен

      Окончание примера.

     Наиболее распространенным основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку в формах Т-9 и Т-9а является служебное задание (форма Т-10а). 

3. Оформление служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма Т-10а)

     Унифицированная форма Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении.

     С точки зрения хронологии событий сначала оформляется служебное задание, оно подписывается руководителем организации, в котором работает командированный работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 или Т-9а. Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).

     По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывает с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма Т-10) и авансовым отчетом. Таким образом, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу организации, либо возмещение работнику организации понесенных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).

     Проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления проводит работник бухгалтерии.

     Проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняет руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания применяется унифицированная форма Т-10а.

Пример  2.

     Составим служебное задание и отчет о его выполнении для командировки Иванова А.А., менеджера договорного отдела ООО «Лазурь» (Москва), который направлялся в командировку на ООО «Альфа» (Таганрог) для заключения договора поставки продукции производственного назначения. Срок командировки - 5 дней: с 18 по 22 апреля 2005 года (включая время в пути). Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».

      Унифицированная форма Т-10а 

                                                            --------¬

                                                            ¦  Код  ¦

                                                            +-------+

                                              Форма по ОКУД ¦0301025¦

                                                            +-------+

                    ООО «Лазурь»                    по ОКПО ¦       ¦

      _____________________________________________         L--------

               (наименование организации)

                                         ----------------T------------------¬

                                         ¦Номер документа¦ Дата составления  ¦