Документация по личному составу

     Личные  дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет - «В» (статьи 498в, 504 «Перечня документов с указанием сроков хранения», см. прил. 34).

     Внутренняя  опись документов, имеющихся в личном деле. Содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренние описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

     Заявление о приеме на работу. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

     Заявление о приеме на работу составляют в  произвольной форме рукописным способом. Для него характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место проживания автора; наименование вида документа (заявления); текст; подпись составителя; дата составления.

     В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (весьма убедительно, заранее вам признателен, прошу не отказать и т.п.).

     Заявление о приеме на работу рекомендуется  составлять на бумаге формата А4 (это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое заявление подшивается). Заявление о приеме на рабе у может выглядеть так, как показано на рис. 2. 
 
 
 
 

Директору научно-исследовательского института  приборостроения Сергееву А. С. 

     ЗАЯВЛЕНИЕ 

гр-ки Анненской Евгении Владимировны, проживающей по адресу: ул. Моторостроителей, д. 11, кв. 170, 220026, г. Минск 

     Прошу   принять   на   работу   в   вычислительный   цен р института оператором ЭВМ. 
 

     00.00.0000     Подпись (разборчиво) 

     Рис. 2. Образец заявления о приеме на работу 

     Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).

     Заявление о переводе на другую должность. Подсистема унифицированных форм документов по обеспечению кадрами органов государственного управления устанавливает определенную форму данного заявления (рис. 3). 

     

     Рис. 3. Образец заявления о переводе на другую должность 

     Заявление о переводе на другую должность может  быть оформлено на общем бланке или  на стандартном листе бумаги формата А5. В адресате заявитель указывает только занимаемую им должность, домашний адрес указывать не следует.

     Заявление об освобождении от занимаемой должности. По составу реквизитов и их оформлению оно сходно с заявлением о переводе на другую должность. Данное заявление оформляют также на общем бланке или стандартном листе бумаги формата А5 в форме, приведенной на рис. 4:

     

     Рис. 7. Образец заявления об освобождении от занимаемой должности 

     Личный  листок по учету кадров. Он содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

     Личный  листок заполняется от руки самим  работником при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

     ♦   паспорт;

     ♦   трудовая книжка;

     ♦   военный билет;

     ♦ документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК)  о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

     ♦   документы об имеющихся изобретениях.

     В графе «Образование» в личных листках применяют формулировки: «начальное», «неполное среднее», «среднее», «среднее специальное», «незаконченное высшее», «высшее» — в зависимости от того, какой документ имеется у работника.

     В графу «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о  работе берут из трудовой книжки. В  этой графе фиксируется обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

     В графе «Семейное положение» используют следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец (вдова)», «холост» («не замужем»), после чего перечисляют всех членов семьи с указанием степени родства («отец», «мать», «жена», «муж», «сын», «дочь»). При этом указывают фамилию, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

     В практике оформления приема на работу часто используется «Анкета» — документ, аналогичный «Личному листку по учету кадров». В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы.

     Автобиография. Не имеет типового формуляра и  составляется автором самостоятельно, в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, учебу. Форма изложения — повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

     В автобиографии обычно указывают: название документа; имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

     Копии документов об образовании  и утверждении  в должности. При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.). Копии можно снимать только с подлинников этих документов и оформлять в соответствии с СТБ 6.38—95.

     Копии документов об утверждении в должности  помещают в личные дела руководителей фирмы. Это могут быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.

     В случае, если при приеме на работу или  при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.

     Характеристика. Это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов.

     В характеристике приводится отзыв о  служебной, общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

     Характеристика  может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должностного лица, которому выдаете, характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

     В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части. Первая часть — анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, национальность, образование. В некоторых видах характеристик эти данные располагают, начиная от четвертого положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учреждения, то первая часть может быть оформлена как обычный текст, т. е. начиная от первого положения табулятора, а последующие строки — начиная от нулевого положения табулятора и через 1,5 межстрочных интервала.

     Вторая  часть текста — это данные о  трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии или в организации, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.).

     Третья  часть — собственно характеристика, т.е. оценка морально-политических и деловых качеств: отношение к работе; повышение профессионального и политического уровня; участие в общественной жизни; поведение в быту; отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений.

     Четвертая часть — заключительная. Она содержит вывод, в котором указывают назначение характеристики.

     Текст характеристики излагается от третьего лица.

     Подписывают характеристику, как правило, два лица: руководитель учреждения, предприятия, организации; председатель местного комитета (или профсоюзного комитета). Подписи заверяют гербовой  печатью. Дополнение к личному листку по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров (или анкеты). Он включает фамилию, имя и отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленные в виде таблицы. В первом разделе фиксируют сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу. Во второй раздел заносят сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменения семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и т.п. Все вносимые дополнения должны быть подтверждены соответствующими документами. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Практическое  задание 

     Составить исковое заявление

     Суд Солигорского района

Минской области 

                             Истец: Барай Валентин Алексеевич

                             ул. Коржа, д. 5, кв. 24, г.п. Старобин

                             Солигорского района,

Минской области  

                             Ответчик: Субботина  Татьяна Николаевна

                             ул. К. Заслонова, д. 57-Б, кв. 67,

                             г. Солигорск, Минской  области 

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ

о взыскании долга  по договору займа (встречное) 

     17 июня 2010 года ответчик Субботина Т.Н. взяла у меня взаймы 3 225 000 (три миллиона двести двадцать пять) белорусских рублей, что в эквиваленте составляет 1 500 у.е. и обязалась возвратить эту сумму денег к 17 июля 2007 года (либо по первому требования). Подтверждением заключенного договора займа является расписка заемщика. В указанный срок (по моему требованию вернуть сумму долга 17 июля 2010 года) ответчик долг мне не возвратил. На мое предложение добровольно возвратить указанную денежную сумму он ответил отказом.

     Согласно  ст. 763 ГК РБ заёмщик обязан возвратить заимодавцу полученную сумму займа  в предусмотренным договором  займа срок.

     В соответствии со ст. 760-763 ГК РБ и руководствуясь ст. 6 ГПк РБ. 

     Прошу:

     1. Взыскать с ответчика Субботиной  Татьяны Николаевны в мою пользу  долг по договору займа в  сумме 3 225 000 (три миллиона двести двадцать пять) белорусских рублей и судебные расходы по делу.

     2. В обеспечение иска наложить арест на имущество ответчика находящегося по адресу: ул. К. Заслонова, д. 57-Б, кв. 67, г. Солигорск, Минской области.

     Приложение:

     1. Долговая расписка ответчика 

     2. Квитанция об оплате государственной  пошлине