Документация по личному составу

     Трудовые  контракты могут включаться в  состав личных дел работников организации (предприятия).

     Приказ  по личному составу. Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации (предприятия) на другую работу. Заключение трудового контракта с работником не исключает издания приказа по личному составу о зачислении его на работу.

     Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, М 2 л/с, ...). Оформляют приказы по личному составу на бланках организации (предприятия) для внутренних документов.

     Реквизит  «Заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом:

     «О  приеме на работу Федосенко В.И.»

     «Об увольнении Андреева Л.С.»

     «Об изменении штатов АО» (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких работников).

     Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части приказа могут быть указаны причины его издания, например факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.

     Вторая, распорядительная, часть приказа, начинается словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля. После них, в следующей строке указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения — статью КЗОТ РБ, а при приеме на работу — оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

     Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников независимо от того, принимают их на работу или увольняют. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.

     Тексты  приказов о приеме на работу, об объявлении строгого выговора приведены в прил. 31, 32. Аналогично можно составить приказ об увольнении. Для этого необходимо заменить:

     ♦   в реквизите «Заголовок» фразу  «О приеме...» на «Об увольнении...»;

     ♦   графу «Вид приема» на «Причина увольнения»;

     ♦   графу «Дата приема» на «Дата  увольнения».

     В графе «Основание» указывают документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) либо статью ТК РБ, соответствующую причине увольнения.

     Приказы о переводе на другую должность внутри организации (предприятия) также могут быть представлены в формализованном виде. В этом случае следует указать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать, на какой срок он производится.

     Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы. Они объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «Подпись» и «Виза» самим работником и содержит текст: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Крайне необходима эта отметка на приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом.

     Приказы по личному составу (см. прил. 33) хранят 75 лет (статья 196 «Перечня документов с  указанием сроков хранения», см. прил. 34).

     В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы  по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т. п., срок хранения которых не превышает 3 лет (статья 19в указанного перечня, см. прил. 34). Такие приказы имеют индекс (№ 1-к, № 2-к, ...) и формируются в самостоятельные разделы.

     Трудовая  книжка. Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности.

     Трудовая  книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

     Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации   организации   (предприятия)   трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору подряда трудовая книжка не   предъявляется.

     На  работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производят на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

     В трудовую книжку вносят сведения:

     о работнике;

     о работе (прием на работу, перевод  на другую работу, увольнение);

     о награждениях и поощрениях;

     об  открытиях;

     о назначении пенсии.

     Взыскания в трудовую книжку не записывают.

     Сведения  об образовании, специальности или  профессии в трудовой книжке указывают на основании следующих документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации (предприятия), где она была впервые заполнена. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования. Если организация изменила название, об этом делается запись отдельной строкой. Например:

     ПО     «Прогресс»     с    01.02.2000    переименовано    в    ПО «Прогресс — М».

     Записи  о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а об увольнении — в день увольнения. Записи производят аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

     При заполнении раздела «Сведения о работе» (рис. 1) в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема, в графе 3 - указание на действие и должность, в графе 4 - основание. 

     

     Рис. 1. Образец заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки

     С каждой записью в трудовой книжке   необходимо ознакомить ее владельца.

     Если  раздел «Сведения о работе» заканчивается, выдается вкладыш. Он вшивается в  книжку, заполняется и ведется администрацией организации (предприятия) в том же порядке, что и трудовая книжка.

     При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения под расписку. За сохранность трудовых книжек несет ответственность руководитель организации (предприятия). Они хранятся в сейфах как бланки строгой отчетности.

     Личная  карточка. Основным документом по учету персонала организации (предприятия) является личная карточка формы Т-2, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу.

     Все записи в карточке делают на основании  документов, предоставленных работниками. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указывают фамилию, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серию паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника приводят на основании записи в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берут из военного билета работника.

     В новом варианте личной карточки исключены  устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе).

     В обязательном порядке проставляется  дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

     На  оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», IV «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Наиболее важными являются сведения из разделов III и «Дата и причина увольнения».

     Записи  в данных разделах должны содержать  ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения надо вносить с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа    работника.     В    конце    каждой    записи    раздела «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

     В разделе «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

     Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем. Все записи должны быть без сокращений. Личную карточку на работника заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.

     Карточки  уволенных сотрудников формируют  в самостоятельные отделы по алфавиту (по трем первым буквам фамилии). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них должна быть составлена внутренняя опись. Срок хранения личных карточек формы Т-2 определяется так: 75 лет - «В», где «В» — возраст работника (статья 504 «Перечня документов с указанием сроков хранения»). 

     Личные дела

     Личное  дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия). Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще всего — на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).

     Организация (предприятие) вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.

     В состав личного дела должны входить следующие документы:

     ♦   внутренняя   опись   документов,    имеющихся   в личном деле;

     ♦   заявление о приеме на работу;

     ♦   анкета или личный листок по учету  кадров;

     ♦   автобиография;

     ♦ копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых званий;

     ♦   копии документов об утверждении  в должности;

     ♦   характеристики или рекомендательные письма;

     ♦   трудовой контракт (договор);

     ♦   копии    приказов    о    назначении,    перемещении, увольнении;

     ♦   дополнение к личному листку по учету кадров;

     ♦   справки   и   другие   документы,   относящиеся   к данному работнику.

     В личное дело могут быть включены такие  документы, как списки изобретений, научных трудов и др. Необходимо иметь в виду, что при приеме на работу запрещается требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

     Личное  дело заводят после издания приказа  о приеме на работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшивают в папку-скоросшиватель. На ее обложке указывают полностью фамилию, имя и отчество сотрудника.

     Личные  дела сотрудников организации (предприятия) хранятся у инспектора по кадрам или секретаря в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносят только лица, ответственные за их ведение.