Документация по личному составу

Содержание 
 

      1. Что такое документооборот?       3

      2. Документация по личному составу      5

      Практическое  задание         17

      Список  использованной литературы      18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Что такое документооборот? 

     Документооборот - это движение документов в учреждении, организации, на предприятии с момента их создания или получения до завершения или отправления.

     Порой имеет место неоправданное возрастание  количества документов, создаваемых и обрабатываемых в учреждениях, организациях и на предприятиях. Нередко внедрение автоматизированных систем управления происходит без рационализации и упорядочения традиционного   документообразования,   без   изменения структуры и форм документирования, что не способствует снижению объемов документооборота.

     Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими. Сокращению документооборота способствуют также уменьшение объемов документов и экономия бумаги. Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю за исполнением документа. Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножают сверх нужного тиража без всякой надобности. Это приводит к неоправданному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем виды и тираж размножаемых документов. Значительный вклад в совершенствование и уменьшение документооборота может внести и секретарь руководителя организации (предприятия), так как все влияющие на документооборот операции выполняются в значительном объеме на его рабочем месте.

     Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов. Различают три основных потока документов: входящие (поступающие в учреждение), исходящие (отправляемые из учреждения); внутренние (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

     Поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения и отдельным исполнителям. В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждения образуют исходящий поток документов.

     Поскольку документооборот оказывает большое  влияние на работу всего аппарата, то постоянно должна проводиться работа по его рационализации.

     Движение  документов в учреждении должно быть прямоточным, т. е. исключающим возвратные, зигзагообразные и другие повторные маршруты. Следует руководствоваться принципом  однократного  пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

     В целях ускорения процесса обработки  документов целый ряд операций можно  проводить параллельно. Например, копирование  документа в нескольких экземплярах вполне правомерно, если исполнением этого документа занято несколько подразделений-исполнителей (или должностных лиц).

     Возвратное  перемещение документа исключает  передачу необходимой информации по телефону или с помощью регистрационных карточек.

     При проектировании рациональных документопотоков в организации (на предприятии) составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов и определить этапы их обработки.

     Под объемом документооборота понимают количество входящих, исходящих и внутренних документов организации (предприятия) за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения, организации или предприятия.

     При определении объема документооборота отдельно подсчитывают количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общие количества выражаются дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров (копий) документов.

     Документооборот включает следующие этапы: прием и обработка документов; распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; регистрация документов; контроль за исполнением документов; формирование дел; передача дел на архивное хранение; уничтожение документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Документация по  личному составу 

     Совокупность  документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

     ♦   трудовые   контракты   (договоры),    заключенные предприятием с работником;

     ♦   приказы по личному составу (о  приеме, увольнении, переводе сотрудника);

     ♦   трудовые книжки;

     ♦   личные дела;

     ♦   лицевые счета по заработной плате.

     Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

     При приеме на постоянную работу составляется ряд документов в следующем порядке:

     1) трудовой контракт (договор) с  работником;

     2) приказ о приеме;

     3) запись в трудовой книжке;

     4) личная карточка формы Т-2 и  (или) личное дело;

     5) лицевой счет по заработной  плате.

     Одним из основных документов, регулирующих правоотношения организации (предприятия) с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника на работу.

     На  основании приказа о приеме оформляется  личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где новому работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

     При увольнении работника составляют следующие документы:

     1)  заявление работника об увольнении;

     2) приказ об увольнении;

     3) запись в трудовой книжке;

     4)  запись в личной карточке формы  Т-2 и (или) в личном деле.

     Заявление об увольнении работник пишет за 1 месяц  до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет на согласование руководителю. Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

     При переводе работника на другую должность  в рамках организации (предприятия) порядок оформления документов следующий:

     1) приказ по личному составу о переводе на другую должность;

     2) запись в трудовой книжке;

     3) запись в личной карточке формы  Т-2 и (или) в личном деле;

     4) запись в лицевом счете по  заработной плате.

     Руководитель  организации (предприятия) издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляют в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производят соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

     Трудовой  контракт. Трудовой контракт (документ) — документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник.

     Согласно  ТК (ст. 18) Республики Беларусь, трудовой контракт заключают на срок до двух лет с последующим его продлением или перезаключением.

     Трудовой  контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям. При заключении контракта рекомендуется указывать:

     1) место   работы   (наименование   предприятия,   куда принимают  работника, его адрес);

     2)  конкретную работу в соответствии  с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнить работник;

     3)  дату начала работы и ее  окончание, если заключается срочный трудовой контракт;

     4) оплату труда;

     5)  обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.

     Контракт  может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок; совмещение профессий (должностей); повышение квалификации; дополнительный отпуск и др.

     Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на некоторые  категории работающих:

     ♦   постоянные работники;

     ♦   временные работники;

     ♦   работающие на основном месте работы;

     ♦   работающие по совместительству.

     В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, либо делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством организации (предприятия).

     В трудовом контракте указывают размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др. По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях увеличены или уменьшены по сравнению с нормой, предусмотренной в организации (на предприятии). Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах поощрения, например о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год и т. п.

     При заключении трудового контракта  не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

     1) основания увольнения работника;

     2) дисциплинарные взыскания,  не  предусмотренные законодательством;

     3) введение для работников полной  материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных ТК РБ.

     Контракт, примерная форма которого приведена  в прил. 30, составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится в организации (на предприятии), второй - у работника.