Документационные системы наличных и безналичных платежей и их автоматизация

    Так как предприятия всегда осуществляют операции продажи, покупки, предоставляют посреднические услуги и сотрудничают со многими предприятиями, фирмами, то внедрение автоматизированных систем бухгалтерского учета расчетных операций дает значительный экономический эффект. Автоматизация учета позволяет значительно облегчить работу бухгалтерии в целом и каждого бухгалтера отдельно, особенно при внедрении телекоммуникационного обмена информацией между автоматизированными рабочими местами учетных работников с использованием компьютерных сетей [9].

    Предприятия в процессе ведения хозяйственной деятельности используют электронную сеть, преимущество которой заключается в предоставлении банковских услуг для автоматизации проведения безналичных счетов через систему-комплекс «Клиент-банк». Она позволяет автоматизировать процесс формирования, приема и передачи финансовых, других документов между клиентом и банком с использованием возможностей internet-технологии, которая интегрируется с сертифицированными средствами защиты информации. Такая система позволяет:

• отправлять платежные документы клиентов (имеет набор в клиентской части произвольных информационных сообщений) и передавать их в банк, оформляя выписки по счетам в любое время;
• выполнять контроль прохождения платежа в банк (клиент получает информацию о приеме и проведении платежа);
• предоставить возможность доступа к реальному остатку на текущем счете предприятия и сформировать отчетность о полученных данных.

    При такой системе пользования Интернет-услугами, получив доступ к счету, клиент банка (главный бухгалтер предприятия) избегает необходимости ежедневно посещать офис банка, что является предпосылкой для экономии рабочего времени. Кроме того, для управления счетами, клиенту вовсе не обязательно находиться в своем офисе. У него есть возможность работать со счетами из любого компьютера, мобильного телефона или коммуникатора, имеющего доступ к Интернет.

    На  предприятиях всех форм собственности используются электронно-вычислительные машины, обеспеченные программными продуктами от электронных таблиц до специализированных модулей ERP-системы, в результате которых учетная система становится творческой, направленной на организацию и совершенствование учета. При этом изменяются содержание и организация труда учетчиков: уменьшается количество ручных операций по обработке первичных документов, систематизации учетных показателей, заполнению регистров и отчетных форм [5].

    На  сегодняшний день развитие электронной техники позволяет использовать безналичные расчеты в форме пластиковых карточек, содержащих зашифрованную информацию, позволяющую их владельцам осуществлять платежи и получать денежные средства.

    При использовании такой формы расчета, предприятие имеет возможность отказаться от такой организационной структуры, как касса. Поскольку выдачу заработной платы, денежных средств под отчет и др. можно осуществлять полностью автоматически после составления учетной записи на компьютере бухгалтера, а наличные с помощью электронной платежной карточки можно будет получить на руки в любое удобное время и в подходящем месте [6].

    Комплексная система автоматизированной обработки финансово-расчетных задач предполагает использование единой базы данных, образующейся из нормативно-справочной, входящей и исходящей информации. 
 

     2. АВТОМАТИЗАЦИЯ  ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ  СИСТЕМЫ НАЛИЧНЫХ  И БЕЗНАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ НА ЧП «РА «РЕЗОНАНС» 

    2.1. Характеристика ЧП «Рекламное агентство «Резонанс»

    Средой исследования в данной работе является частное предприятие «Рекламное агентство «Резонанс» (ЧП «РА «Резонанс»). Эта организация была основана в 2004 году как предприятие с частной формой собственности. Со дня основания основным направлением деятельности предприятия является изготовление наружной рекламы. Предприятие имеет свой баланс, расчетный и валютный счета в банках, отдельное имущество, которое в основном формируется за счет предпринимательской деятельности и средств, переданных собственником. В своей деятельности предприятие опирается на Конституцию Украины, Гражданский и Хозяйственный Кодексы Украины, ряд Законов Украины, касающихся предпринимательской деятельности, частной собственности и рекламы. Как и все юридические лица, организация выплачивает все обязательные налоги (коммунальный, подоходный налог, налог на прибыль, НДС). К числу специальных налогов относится налог на рекламу.

    Основными видами деятельности предприятия являются: непосредственно изготовление рекламы, посредничество в торговле товарами для рекламы, изготовление специальных изделий из пластика и пластмассы, оптовая и розничная торговля промежуточными товарами. К числу выпускаемых предприятием готовых объектов относят: информационные таблички, лайт-боксы, вывески из пластика, наклейки, макеты и стенды для выставки, номерки и другие специальные изделия из акрила, подставки, выносные стенды, транспаранты на баннерной ткани, специальные светоотражающие эмблемы и элементы, и многое другое. Предприятие является одним из немногих в городе Донецке, предоставляющим полный цикл рекламных услуг: от создания проекта до установки объекта.

    Все материалы для изготовления объектов предприятие закупает самостоятельно. В своей деятельности организация использует современное оборудование, которое относится к личной собственности предприятия. Предприятие ведет работу с физическими и юридическими лицами напрямую, без привлечения посредников.

    Расчет  стоимости готовой продукции ведется в соответствии с действующим законодательством. Вся прибыль предприятия образуется за счет поступлений от хозяйственной деятельности, и после покрытия всех материальных и нематериальных затрат сумма прибыли выплачивается владельцу как дивиденд. За все время существования предприятие ни разу не работало себе в убыток, и не находилось на грани банкротства.

    Предприятие относится к разряду малых. Численность  персонала – 10 человек. Организационная  структура управления предприятием ЧП «РА «Резонанс» представлена на Рисунке 2.1

    Рис. 2.1 Организационная структура ЧП «РА «Резонанс»

    На  данной схеме можно увидеть, что  все звенья и единицы управления прямо или косвенно подчиняются  директору, т.е. представлен линейный тип организационной структуры. Особенностью оргструктуры на данном предприятии является то, что должности начальника коммерческого отдела и менеджера по продажам принадлежат одному человеку, а бухгалтер, помимо своих прямых обязанностей, выполняет также функции секретаря и делопроизводителя. В силу того, что предприятие очень маленькое, данные особенности не имеют особого влияния на работу предприятия как слаженного механизма. Однако иногда возникают трудности в связи с тем, что большой объем заданий, возложенный на сотрудника, снижает уровень его ответственности за выполнение прямых задач. Иными словами, бухгалтер, выполняя свою основную работу по финансовым показателям организации, может проигнорировать мелкие поручения, возложенные на него как на секретаря. В результате, такое «совмещение должностей» вызывает накладки в работе не только одного отдела, но и предприятия в целом.

    Еще одной особенностью данного предприятия  является то, что оно разделено на два офиса. Оба офиса абсолютно одинаковы по функциям и предоставляют одни и те же услуги. Разделение предприятия на две структуры обусловлено малыми размерами помещений и большим объемом используемого оборудования и материалов. Материалы на каждом офисе в совокупности образуют единый склад. Ситуация облегчается тем, что здания расположены в 100 метрах друг от друга.

    Предприятие успешно функционирует на рынке  рекламных услуг уже больше шести лет. За это время оно успело зарекомендовать себя как надежный, стабильный партнер с широким профилем предоставляемых услуг, для которого нет практически ничего невозможного. Цены за услуги, по сравнению с конкурентами, невысокие, т.к. материалы закупаются по оптовым ценам прямо со склада, без привлечения посредников.

     2.2 Особенности автоматизации  расчетных операций  на ЧП «РА «Резонанс»

    В нашей стране наличный и безналичный расчеты не являются взаимоисключающими понятиями. Напротив, законодательно предусмотрена тесная взаимосвязь между ними. Именно поэтому применение и наличного, и безналичного расчетов на исследуемом предприятии вполне обусловлено.

    Предприятия торговли, сферы обслуживания населения, к числу которых относится и ЧП «РА «Резонанс», реализуя товары, выполняя заказ, предоставляя услуги, получают плату за это, как правило, наличными. Одновременно их расчеты с поставщиками, финансово-кредитными учреждениями, целевыми фондами в основном осуществляются в безналичной форме.

    Однако  особенностью объекта исследования является то, что при реализации товаров и услуг юридическим лицам, предприятие производит расчет с ними в безналичной форме, а если сделка заключается с физическим лицом, то расчет проводится наличными средствами. Такая система была введена специально для того, чтобы клиентам было легче подстроить расчет под свою систему оплаты. При этом клиенты - юридические лица для осуществления платежа через банк, могут получить все необходимые платежные документы сразу в электронной форме.

    Говоря  о системе автоматизации расчетов на предприятии, следует отметить программу, на которой держится весь документооборот ЧП «РА «Резонанс» – «Акцент 7.0».

    «Акцент 7.0» представляет собой новое поколение программ для учета. Это главный инструмент для бухгалтера на предприятии. Программа позволяет автоматизировать учет по следующим направлениям:

• учет банковских операций;
• учет операций по кассе и взаиморасчетов с подотчетными лицами;
• расчет заработной платы;
• учет ОС и расчет амортизации различными способами по бухгалтерскому и налоговому учету;
• учет материалов (складской учет, учет взаиморасчетов с поставщиками);
• учет услуг оказанных и полученных;
• учет операций в оптовой и розничной торговле (складские операции, учет взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками, и пр.);
• автоматизация налогового учета;
• автоматическое формирование внутренней отчетности (всевозможные ведомости и журналы – ордера);
• автоматическое формирование налоговой отчетности (Декларация по прибыли, Декларация по НДС, реестр налоговых накладных) в том числе и в электронном виде и т.д.

    Эта программа является универсальной  для наличных и безналичных расчетов, т.к. с ее помощью составляются все  расчетные документы, которые необходимо предоставить клиенту, будь то чек или платежное поручение. Все документы хранятся в базе данных программы, и получить к ним доступ можно в любое время.

    Что же касается системы безналичных  платежей, то здесь автоматизированным средством управления является программа для осуществления банковских операций «Star Access».

    Система удаленного доступа StarAccess от УкрСиббанк – это система электронного банкинга, позволяющая дистанционно управлять  счетами и финансовыми операциями компании:

• производить платежи с текущего счета в национальной и иностранной валютах;
• просматривать остатки и формировать выписки по текущим счетам;
• подавать заявки на валютообменные операции;
• просматривать информацию по кредитам (ставки, сроки, график погашения), состояние задолженностей, а также погашать задолженность напрямую из окна кредитной ведомости без набора реквизитов;
• синхронизировать системы с банком путем экспорта и импорта данных;
• самостоятельно подключаться к услуге SMS/E-mail уведомлений об изменении статуса исходящего документа, о входящем банковском документе, о движении средств по счету, о текущих остатках, о входе в систему StarAccess;
• обмениваться конфиденциальными сообщениями с банком с возможностью вложений документов и т.д.[10].

    Именно благодаря этой системе у руководства ЧП «РА «Резонанс» есть возможность управлять денежными средствами на банковском счете с наименьшими трудозатратами и в кратчайшие сроки. Для этого достаточно войти в систему, ввести свои данные и пароль.

    Автоматизация же наличных расчетов заключается в ведении электронной кассовой книги с помощью программного средства MS Excel. В эту книгу вносятся данные о клиенте (имя, фамилия), краткое описание заказа (количество купленных материалов либо оказанные услуги) и стоимость заказа. Также имеется пометка «оплачено». Данная книга ведется в достаточно упрощенном варианте и необходима для подсчета денег в кассе на конец рабочего дня.

    В заключении хотелось бы отметить, что  в силу того, что исследуемое предприятие  имеет частную форму собственности, проведение расчетных операций на нем не имеет строгой регламентации. Физические лица не всегда требуют расчетные документы за оказание услуг, поэтому для собственника достаточно отображения данной операции в кассовой книге. К тому же большая часть клиентов работают с предприятием достаточно давно, и в силу доверительных отношений расчетные операции могут нарушать установленные законом сроки.